Выполнена : учащейся д невного о тделения III к урса, г руппы С Р 82 Ерашкевич Т атьяной Геннадьевной. - презентация

1 Выполнена : учащейся д невного о тделения III к урса, г руппы С Р 82 Ерашкевич Т атьяной Геннадьевной

2 Общие требования к номенклатуре дел Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации, и многие другие принципы.

3 Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки) и при построении информационно – поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры дел может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

4 ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизирован ные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с однородным характером деятельности и составом документов. Номенклатура дел организации – это систематизирован ный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственн ом (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Сводная номенклатура дел - это систематизирован ный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

5 Унифицированная форма текста номенклатуры дел В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей, заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком). В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения, и др.

6 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об организации и ее структурных подразделениях, схема классификации служебных документов, ведомственный и (или) типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения. Пересматриваются номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом (при необходимости) и утвердить у руководителя учреждения.

7 В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ВКЛЮЧАЮТСЯ: все дела и документы, отражающие документируемые участки работы (дела приказов, дела актов, дела протоколов); все справочные картотеки к документам (все журналы регистрации документов); документы организаций, действующих на общественных началах (на больших предприятиях – профсоюзы). Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений, бюллетени, справочники. На эти документы заводится картотека как в библиотеке.

8 При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименованиями структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Структурно-функциональные принципы применяются, если в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствует самостоятельная делопроизводственная служба. В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу. Структура по функциональному принципу применяется, если в организации нет самостоятельного отдела кадров и его функции возложены на другого или нескольких работников организации. Поэтому названием раздела номенклатуры дел является названием выполняемой функции («Кадры»). В названии разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений или общественных организаций; для организаций, не имеющих структурного деления, - направления деятельности.

9 Наименование организации Название вида документа Дата Регистрационный индекс Место составления Заголовок к тексту Текст Гриф утверждения Подпись Визы Гриф согласования Отметка об исполнении и направлении документа в дело При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (сводное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении календарного года на предприятии.

10 Без номенклатуры дел н евозможно обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации.