Номенклатура дел и формирование дел - презентация

1 Номенклатура дел и формирование дел Выполнил: студент 3-го курса Группы 31 КС Богданов М.А. УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ТОГБПОУ Многоотраслевой колледж

2 Номенклатура дел ДЕЛО - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности

3 Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов. Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

4

5 Виды номенклатуры дел Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения); примерные типовые. Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

6 Правила составления номенклатуры дел Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении. В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах: первый экземпляр неприкосновенный хранится в структурном подразделении; второй экземпляр передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

7 Формирование дел Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны иметь и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.Документы включаются в дело только в одном экз.документов больше, дело разделяется на два и более тома.В дело формируются документы календарного года.

8 Составление заголовков дел Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.). При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов.

9 Группировка документов в дела проходит по следующим признакам: Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д. Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса. Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости. Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой Новая заря. Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

10 Внутри дела документы систематизируются в: 10 вопросно-логическом (предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса), хронологическом (переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом), алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов), нумерационном порядке (в нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.).

11 11 В момент заведения дела на обложку выносятся следующие сведения по номенклатуре: наименование учреждения и его подчиненность; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела;срок хранения дела.

12 Хранение дел Дела формируются в подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются точно в соответствии с расположением их в номенклатуре дел.