О результатах внутреннего аудита 1 в 2012-2013 учебном году Отчет заслушан на заседании Совета по качеству 21.11.2012 г. Отдел менеджмента качества образования. - презентация

1 О результатах внутреннего аудита 1 в учебном году Отчет заслушан на заседании Совета по качеству г. Отдел менеджмента качества образования МарГУ 2012

2 Проведение внутреннего аудита Сроки проведения: с г. по г. Основание: ДП СМК Внутренний аудит План внутренних аудитов на учебный год Приказ ректора МарГУ 462-А от г. Программа и график аудита

3 Объекты аудита Процессы СМК: - Управление Политикой в области качества. Планирование и развитие системы и процессов - Распределение полномочий, ответственности, функций в рамках планируемой деятельности и взаимодействия - Анализ системы со стороны руководства - Управление документами и записями 31 структурное подразделение (30 учебных, 1 обеспечивающее)

4 Цель аудита - анализ функционирования и результативности процессов «Управление Политикой в области качества. Планирование и развитие системы и процессов», «Распределение полномочий, ответственности, функций в рамках планируемой деятельности и взаимодействия», «Анализ системы со стороны руководства», «Управление документами и записями»

5 Критерии внутреннего аудита МС ИСО 9001:2008 и нормативные документы СМК МарГУ, регламентирующие процессы «Управление Политикой в области качества. Планирование и развитие системы и процессов», «Распределение полномочий, ответственности, функций в рамках планируемой деятельности и взаимодействия», «Анализ системы со стороны руководства», «Управление документами и записями»

6 Общее количество несоответствий Общее количество наблюдений - 16 Результаты аудита

7 Наиболее типичные несоответствия по МС ИСО 9001:2008 п Отсутствуют необходимые реквизиты в документах, в первую очередь даты и подписи. 2 Не выполняются установленные требования к оформлению и идентификации документов (отсутствуют данные о распечатке документов). 3 Не актуализированы перечни: - документов, регламентирующих деятельность подразделения; - записей и данных по качеству подразделения. 4 Персонал кафедры несвоевременно знакомится с вновь вводимыми документами СМК. В журнал ознакомления персонала с документами СМК внесены не все вновь разработанные и актуализированные документы из НБ СМК, касающиеся деятельности подразделения. 5 Не утверждены планы работы подразделений на учебный год и в ряде подразделений годовые отчёты о работе подразделений за учебный год. 6 Не ведётся журнал регистрации несоответствий/наблюдений по результатом аудитов.

8 Наиболее типичные несоответствия по МС ИСО 9001:2008 п Не представлены цели на учебный год и отчет о выполнении целей подразделений в области качества за учебный год. 2 Цели подразделений в области качества на учебный год оформлены не в соответствии с требованиями, не конкретны и не измеримы, не соответствуют Политике и целям университета в области качества, не доведены до сведения персонала. Отсутствуют записи по ознакомлению с целями. 3 В плане работы кафедры на учебный год не в полном объёме прописаны мероприятия в разделах «Планово-организационная и аналитическая деятельность», «Система менеджмента качества», «Контроль работы кафедры».

9 Наиболее типичные наблюдения по МС ИСО 9001:2008 п В протоколах заседаний УС факультетов/институтов и заседаний кафедр не представлены записи о результатах анализа выполнения планов и целей подразделений в области качества за учебный год. 2 В протоколах заседаний УС факультетов/институтов и кафедр по вопросу анализа выполнения планов и целей подразделений в области качества за учебный год нет конкретных решений, не указаны ответственные, сроки выполнения. 3 Отсутствуют записи по результатам мониторинга и анализа деятельности подразделения. 4 В годовых отчётах о работе подразделений за учебный год слабо представлен анализ по итогам деятельности подразделения. Выводы и предложения носят формальный характер. 5 Решения по рассмотренным вопросам в протоколах заседаний УС факультетов/институтов заседаний кафедр либо отсутствуют, либо не наполнены конкретным содержанием, в т.ч. без указания сроков и ответственных.

10 Повторяющиеся несоответствия/наблюдения по МС ИСО 9001:2008 п В журналах СМК отсутствуют записи об ознакомлении персонала с новыми версиями документов СМК. 2 Не разработаны перечни объектов СМК. п Не разработаны цели подразделения в области качества на текущий год. 4 Цели подразделения в области качества не конкретны и не измеримы, оформлены не в соответствии с установленной формой. 5 В планах работы подразделения за прошлый год отсутствуют отметки о его выполнении.

11 Повторяющиеся несоответствия/наблюдения по МС ИСО 9001:2008 п Не представлены данные по мониторингу процессов и продукции. 7 Протоколы заседаний УС факультетов/институтов и заседаний кафедр по вопросам анализа выполнения целей в области качества и планов работы подразделений оформлены не в соответствии с установленными требованиями (решения прописаны не конкретно, не указаны ответственные исполнители и сроки исполнения). 8 Не представлен отчёт о выполнении целей кафедры в области качества за прошедший год. 9 В отчёте о работе кафедры за прошедший год отсутствует анализ деятельности подразделения.

12 Выводы и рекоме н дации по аудиту

13 В первую очередь, руководителям подразделений обратить внимание на выполнение требований: -МС ИСО 9001:2008 п. 4.2, п. 5.4, п РК 03 Руководство по качеству -ДП СМК Управление документацией -ДП СМК Управление записями - Альбом бланков МарГУ

14 Высокая степень ответственности руководства факультета/института при подготовке к прохождению внутреннего аудита кафедра педагогики и методики начального образования кафедра дошкольной и социальной педагогики кафедра психологии развития и образования кафедра анализа, финансов и статистики деканат историко-филологического факультета кафедра русской и зарубежной литературы кафедра русского и общего языкознания кафедра журналистики Чёткая организация аудита на местах и оперативное предоставление свидетельств аудита Институт экономики, управления и финансов

15 Оперативное реагирование на результаты аудита дирекция Института педагогики и психологии кафедра психологии развития и образования кафедра дошкольной и социальной педагогики электроэнергетический факультет кафедра журналистики кафедра анализа, финансов и статистики кафедра моделирования экономических процессов кафедра биохимии и физиологии кафедра общей химии кафедра органической химии

16 Высокая степень ответственности и оперативность по устранению выявленных несоответствий кафедра дошкольной и социальной педагогики кафедра психологии развития и образования кафедра педагогики и методики начального образования кафедра журналистики кафедра русской и зарубежной литературы деканат электроэнергетического факультета деканат биолого-химического факультета кафедра общей химии управление документационного обеспечения

17 Р езультат ы аудита показали: Необходимость изучения сотрудниками требований нормативной документации МарГУ и безусловного их применения в практической деятельности Необходимость совершенствования документации по процессам Необходимость качественного и своевременного осуществления самопроверки деятельности структурных подразделений по результатам внешних и внутренних аудитов СМК и безусловное устранение выявленных несоответствий Необходимость повышения результативности корректирующих действий с целью предупреждения повторных несоответствий

18 Благодарю за внимание!