«1С:Документооборот 8». Что такое СЭД Создание документа Подписание/ утверждение Регистрация Исполнение Аналитика Хранение. - презентация

1 «1С:Документооборот 8»

2 Что такое СЭД Создание документа Подписание/ утверждение Регистрация Исполнение Аналитика Хранение

3 Что дает использование СЭД Сокращение объема документооборота Укрепление исполнительской дисциплины Контроль сроков и результатов исполнения Централизованное хранение документов Сокращение времени на поиск документов Организация коллективной и групповой работы Создание основы для комплексной информационной системы

4 Преимущества «1С:Документооборот 8» Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Создание графических бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.) Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» -

5 Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Учет входящих, исходящих, внутренних документов и договоров; Учет обращений граждан; Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Построение иерархии исполнения - управленческая деятельность сверху вниз, отчетность по исполнительской дисциплине и контроль исполнения снизу вверх. Контроль исполнительской дисциплины; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Разграничение прав доступа по видам документов и ролям; Возможность работы с электронной цифровой подписью; Использование штрихкодирования документов; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Ведение архива организации; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности; Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

6 Возможности «1С:Документооборот 8» Веб-доступ Нумераторы документов Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных Гибкая система прав доступа Маршрутизация работ и документов Протоколирование событий Поддержка распределенной работы Учет затрат рабочего времени сотрудников Отчетность Уведомление исполнителей Централизованное и децентрализованное администрирование Настройка интерфейса Обработка внешней корреспонденции Ролевая маршрутизация Контроль исполнительской дисциплины Внутренний документооборот Административные регламенты, НСИ Хранение и контроль версий файлов Ведение архива И многое другое… Сканирование и распознавание

7 Возможности «1С:Документооборот 8» Работа с документами и файлами Виды документов Виды бизнес-процессов Разграничение прав доступа Ведение архива Ведение отчетности Поиск данных Учет затрат рабочего времени сотрудников Организация рабочего места

8 Принципы учета документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике: ГОСТ Р «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Федеральный закон Российской Федерации от г. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон Российской Федерации от г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных»; Требования ГСДОУ. Работа с документами

9 Виды документов Вид документа определяет: маршрут обработки документа; правила формирования регистрационного номера; нормативный срок исполнения документа; права доступа к документу.

10 Виды бизнес-процессов Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

11 Ролевая адресация задач Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения. Может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

12 Пример бизнес-процесса «Исполнение»

13 Исполнение документа

14

15 История переписки Входящие и исходящие автоматически связываются в цепочки. История всей переписки открывается из карточки корреспондента, входящего или исходящего документа.

16 Регистрация обращений граждан Предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц

17 Разграничение прав доступа Права доступа к входящим и исходящим документа Права доступа к внутренним документам Права доступа к папкам файлов Права на задачи и бизнес-процессы Права на формирование и просмотр отчетов Права доступа к другим данным

18 Работа с ЭЦП

19 Архивное делопроизводство Ведение номенклатуры дел Создание и хранение номенклатуры дел организации. Печать номенклатуры дел для утверждения. Предусмотрено копирование номенклатуры дел на следующий год.

20 Подготовка дел Формирование дел. Сдача дел в архив на хранение. Предусмотрены все необходимые печатные формы. Архивное делопроизводство

21 Журнал передачи документов Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов. Предусмотрена печать отчета о документах, находящихся у сотрудников.

22 Печатные формы документов Предусмотрена печать номенклатуры дел и описей документов.

23 Работа с любыми типами файлов Групповая работа пользователей с файлами: Сохранение версий файлов Занятие файла для редактирования Установка прав доступа к файлам и папкам Импорт файлов и каталогов Загрузка файлов со сканера Работа с файлами

24 С учетом морфологии: Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: Входящие, исходящие, ОРД, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

25 Ведение статистической отчетности Состав отчетов: Справка об объеме документооборота Справка об исполнительской дисциплине Документооборот по корреспондентам Сводка по видам документов И другие…

26 Персональное рабочее место пользователя Уведомление о новых задачах по электронной почте

27 Помещение задач на рабочем столе Персональное рабочее место пользователя

28 Многопользовательская работа в локальной сети или через Интернет: Работа в тонком клиенте «1С:Предприятия 8.2» Работа в веб-клиенте с использованием браузера Персональное рабочее место пользователя

29 Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач. Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени. Хронометраж времени работы над каждой задачей. Учет затрат времени по видам работ Учет рабочего времени

30 Руководитель организации Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования задач Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами Руководитель финансового департамента Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов Эффективность возврата инвестиций Руководитель департамента информатизации Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими системами Возможность масштабировать систему Обеспечение информационной безопасности организации Руководитель канцелярии Сокращение объема документооборота Контроль сроков и результатов исполнения Оперативное составление отчетности и поиск документов Преимущества внедрения СЭД

31 Внедрение СЭД: примерный план проекта Обследование организации Разработка технического задания с учетом требований заказчика Выработка программ и методик внедрения Разработка, тестирование и адаптация информационной системы Обеспечение интеграции с существующими системами Обучение пользователей в специализированном учебном центре или на территории заказчика Подписка на информационно-техническое сопровождение (в течение первых 6 месяцев - бесплатно)

32 Внедрение СЭД

33 Преимущества работы с фирмой 1С Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие 8», штат сертифицированных специалистов. информация о системе и актуальный перечень выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8». Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов. Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски.

34 Спасибо за внимание!