Практика ведения учета в высших учебных заведениях Область применения программного продукта «1С: Документооборот 8» www.sb-med.ru info@sb-med.ru. - презентация

1 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Область применения программного продукта «1С: Документооборот 8»

2 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Что такое «1С:Документооборот 8» Типовая конфигурация для автоматизации документооборота на новой платформе «1С:Предприятие 8.2». Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения: – Делопроизводство, – Документооборот, – Взаимодействие, – Поиск данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения. 2

3 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Что такое «1С:Документооборот 8» Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота для бюджетных учреждений и ведомств. Полное соответствие действующим стандартам и нормам, например: – ГОСТ Р , – ГОСТ Р , – Федеральный закон Российской Федерации от г ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», – Требования ГСДОУ, – Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, – Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных» и др. 3

4 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота: – учет входящих, исходящих и внутренних документов; – хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; – автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; – автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; – поддержка бумажного делопроизводства и документооборота; – учет и анализ рабочего времени сотрудников; – полнотекстовый поиск любых данных. 4

5 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» 5 Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Полнотекстовый поиск Бизнес-процессы «1С:Документооборот 8» Делопроизводство Учет и контроль исполнения Учет рабочего времени

6 Практика ведения учета в высших учебных заведениях РАБОТА С ФАЙЛАМИ «1С:Документооборот 8»

7 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Файлы Автоматизация работы с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например: – проектные материалы, – черновики, – результаты обсуждений и другие. Все файлы хранятся в информационной базе или в томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя. Поддерживаются любые файлы – для работы с ними используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

8 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Файлы

9 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Загрузка файлов в информационную базу Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами: – перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop), – импортировать каталоги, – импортировать файлы, – создать новый файл с выбором варианта Из файла или Со сканера.

10 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Загрузка файлов со сканера

11 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Редактирование Команда Редактировать (F4) блокирует файл в информационной базе и открывает его соответствующим приложением для внесения изменений. Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом. Занятые другими пользователями – серым цветом. При попытке редактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение.

12 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Завершение редактирования файла

13 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Список версий файла

14 Практика ведения учета в высших учебных заведениях ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ «1С:Документооборот 8»

15 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Внутренние документы Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно- распорядительных и информационно-справочных документов официального характера: – приказы по основной деятельности, – документы кадрового делопроизводства, – служебные записки и другие виды документов.

16 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Внутренние документы

17 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка внутреннего документа

18 Практика ведения учета в высших учебных заведениях ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА «1С:Документооборот 8»

19 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Загрузка документов из электронной почты Загрузка входящих или внутренних документов. Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты. Загрузка всех вложенных файлов.

20 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отправка документов и файлов по электронной почте Отправка любых файлов и документов. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

21 Практика ведения учета в высших учебных заведениях ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ «1С:Документооборот 8»

22 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Входящие и исходящие документы Принципы учета входящих и исходящих документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. Предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц.

23 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Входящие и исходящие документы Обычная схема обработки входящего документа: – Первичная регистрация входящего документа. – Рассмотрение. – Исполнение. – Создание исходящего документа. – Согласование исходящего документа. – Утверждение исходящего документа. – Регистрация исходящего документа.

24 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Регистрация входящего документа

25 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отправка на исполнение Команда Исполнение меню Создать на основании.

26 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка бизнес-процесса «Исполнение»

27 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Исполнение документа

28 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Создание исходящего документа на основании входящего

29 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка исходящего документа

30 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Согласование исходящего документа

31 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка бизнес-процесса «Согласование»

32 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Согласование документов ответственными лицами

33 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Ознакомление с результатами согласования документа

34 Практика ведения учета в высших учебных заведениях История циклов согласования

35 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Бизнес-процесс «Утверждение» Пример ролевой маршрутизации бизнес-процесса

36 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Утверждение документа

37 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Регистрация утвержденного документа

38 Практика ведения учета в высших учебных заведениях История переписки Входящие и исходящие автоматически связываются в цепочки. История всей переписки открывается из карточки корреспондента, входящего или исходящего документа.

39 Практика ведения учета в высших учебных заведениях БУМАЖНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО «1С:Документооборот 8»

40 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Учет бумажного делопроизводства Номенклатура дел Дела (тома) Журналы передачи и т. д.

41 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Номенклатура дел Номенклатура дел: – Утвержденный руководителем организации перечень дел хранения документов с указанием индекса, категории, срока хранения, перечня номеров статей, отметки ЭПК. Справочник номенклатуры дел ведется ответственным за НСИ. Предусмотрена печать номенклатуры дел для установки на печатный документ подписи руководителя и печати организации. Предусмотрен автоматический перенос номенклатуры дел на следующий год.

42 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Ведение номенклатуры дел

43 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка номенклатуры дел

44 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Печать номенклатуры дел

45 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Печатные документы для работы с делами (томами)

46 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Журнал передачи документов Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов. Ведется ответственным за делопроизводство. Журнал передачи доступен из карточки входящего, исходящего или внутреннего документа. Предусмотрена печать отчета о документах, находящихся у сотрудников.

47 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Журнал передачи Печатные формы

48 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет по журналу передачи

49 Практика ведения учета в высших учебных заведениях БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ «1С:Документооборот 8»

50 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Виды бизнес-процессов Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

51 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Создание и старт бизнес-процессов Создаются: – При помощи меню «Создать на основании» в списках или карточках внутренних, входящих, исходящих документов и файлов. – При помощи команд панели действий раздела «Задачи и бизнес-процессы».

52 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Пример создания бизнес-процесса «Согласование»

53 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Просмотр бизнес-процессов В разделе «Задачи и бизнес-процессы» предусмотрен отдельный список для каждого вида бизнес-процессов. Например, список согласований.

54 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Карточка задачи Для каждой задачи каждого вида бизнес-процессов предусмотрена отдельная карточка, состоящая из: – общей шапки (автор, исполнитель, срок и т. д.), – содержательной части с гиперссылкой на предмет задачи, – кнопки исполнения.

55 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Пример карточки согласования документа

56 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Пример карточки ознакомления с результатами утверждения документа

57 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Доставка задач исполнителям Список «Мои задачи» на рабочем столе и в разделе «Задачи и бизнес-процессы». Уведомление о новых задачах по электронной почте.

58 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Просмотр всех задач Список «Все задачи» показывает все задачи всех бизнес-процессов с учетом прав доступа.

59 Практика ведения учета в высших учебных заведениях ОТЧЕТЫ «1С:Документооборот 8»

60 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчеты в программе «1С:Документооборот 8» Назначение отчетов: – Представление итоговой информации руководству, – Анализ данных, – Оперативный контроль, – Печать официальных документов. Состав отчетов: – Внутренние документы, Входящие документы, Динамика файлов, Документооборот по корреспондентам, Документы в делах (томах), Журнал передачи, Задачи, Затраты времени, Исполнения, Исходящие документы, Бизнес-процессы, Согласования, Сводка по видам документов, Справка об исполнительской дисциплине, Справка об объеме документооборота, Файлы и другие отчеты. Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. Примеры отчетов приводятся далее…

61 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет «Журнал передачи» Вариант – «Документы, находящиеся у исполнителей».

62 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет «Сводка по видам документов»

63 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет «Документы в делах (томах)»

64 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Статистические отчеты по документообороту Статистика по видам внутренних документов Статистика по видам входящих документов

65 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет по бизнес-процессам Вариант – «Статистика по видам».

66 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Отчет по задачам Вариант – «Текущие задачи».

67 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Справка об исполнительской дисциплине

68 Практика ведения учета в высших учебных заведениях УЧЕТ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ «1С:Документооборот 8»

69 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Учет рабочего времени сотрудников

70 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Интеграция учета времени с задачами Хронометраж времени работы над каждой задачей. Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач. Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени.

71 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Куда уходит рабочее время? По отдельным сотрудникам, по подразделениям, по организации в целом.

72 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Что дает учет рабочего времени Для директора – оценить, на что уходит время и деньги, например: – На совещания тратится до 50 % времени сотрудников. – Это можно перевести в деньги, сопоставив расход времени с фондом заработной платы в конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «1С:Зарплата бюджетных учреждений». Для линейного руководителя – оценить загрузку сотрудников, например: – Иванов больше половины времени тратит на разбор почты. – Петров всю неделю занимался «перспективными исследованиями».

73 Практика ведения учета в высших учебных заведениях ПОИСК ДАННЫХ «1С:Документооборот 8»

74 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Поиск в списках

75 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. С учетом морфологии: – Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: – Входящие, исходящие, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: – Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

76 Практика ведения учета в высших учебных заведениях Область применения программного продукта «1С: Документооборот 8» Спасибо за внимание!