ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ. Цель занятия: изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному. - презентация

1 ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

2 Цель занятия: изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.

3 Вопросы для изучения: 1. Составление номенклатуры дел. 2. Формирование и оформление дел 3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

4 Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

5 Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

6 распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

7 Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм. Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

8 Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

9 Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив.

10 Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

11 Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом: документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке; нумеруют листы дела в правом верхнем углу; в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

12 на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела; переплетают дело; на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.