Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский. - презентация

1 Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 8 © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2 Делопроизводство 1. Организация работы с документами. Документооборот. 2. Технологии обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы. 3. Регистрация и контроль исполнения документов. 4. Номенклатура дел организации. 5. Организация хранения документов (дел). Тема 5. Организация работы с документами © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3 п.1. Организация работы с документами. Документооборот © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ ).

4 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет не только операции создания, оформления, исполнения документов. Но и всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Требования к организации документооборота: оперативность прохождения документов; исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами; соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

5 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству организации (учреждения. предприятия) и табелем (альбомом) унифицированных форм документов. Основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Разделяют: централизованный документооборот (относится вся документация, подлежащая централизованной регистрации; как правило, это организационно-распорядительная документация); документооборот уровня структурного подразделения составляют документы, учитываемые только в структурных подразделениях, специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и отдельные организационно- распорядительные документы). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

6 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Организация и совершенствование делопроизводства, контроль за соблюдением правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярию и т.п.), которая может состоять из нескольких подразделений. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность: в организации возлагают на руководителя организации (при его смене составляется акт приема-передачи документов и дел); в структурных подразделениях - на их руководителей; также приказом назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении (учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя подразделения о состоянии их исполнения и др.

7 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Постановление Совета Министров Республики Беларусь от «О некоторых мерах по упорядочению документооборота в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях…»: а) при выполнении поручений не допускается направление государственными органами (иными организациями), названными первыми в числе ответственных исполнителей за выполнение этих поручений, дублирующих поручений соисполнителям; б) проекты нормативных правовых актов направляются их разработчиками иным организациям для возможных предложений и замечаний, как правило, с использованием ИС и сетей в виде электронных документов; в) представление информации в Совет Министров об исполнении постановлений СМ, иных решений СМ и его Президиума, распоряжений и поручений Премьер-министра, а также поручений его заместителей оформляется единым документом не более двух раз в месяц - до 20-го числа текущего месяца и до 5-го числа месяца за отчетным;

8 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Постановление Совета Министров Республики Беларусь от «О некоторых мерах по упорядочению документооборота в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях…»: г) персональную ответственность за необоснованное увеличение документооборота и некачественную подготовку документов, внесенных в Совет Министров Республики Беларусь, несут руководители государственных органов, иных организаций. д) Руководителям государственных органов, иных организаций: обеспечить в годах ежегодное сокращение служебной переписки на бумажных носителях; обеспечить направление документов в Совет Министров Республики Беларусь преимущественно с использованием информационных систем и сетей в виде электронных документов.

9 п.1. Организация работы с документами. Документооборот «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Перечень документов, разработка которых локально необходима для качественной организации работы с документами: - Инструкция по делопроизводству; - табель унифицированных форм ОРД организации; - альбом форм ОРД; - утвержденные шаблоны документов; - номенклатура дел; - журналы регистрации (регистрационно-контрольные карточки); - перечень документов, не подлежащих регистрации; - положение (приказ) о статусе электронного документа и электронно-цифровой подписи; - положение о подразделении документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

10 п.2. Технологии обработки документов Входящие, исходящие и внутренние документы «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

11 п.2. Технологии обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Входящие документы: ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН НЕРЕГИСТРИРУЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ РЕГИСТРИРУЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ С ПОМЕТКОЙ «ЛИЧНО» КОНКРЕТНОМУ АДРЕСАТУ НА ИМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И БЕЗ УКАЗАНИЯ КОНКРЕТНОГО АДРЕСАТА АДРЕСОВАННЫЕ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ РЕГИСТРАЦИЯ Руководство подразделения ИСПОЛНИТЕЛИ РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ Служба ДОУ Предварительное рассмотрение © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

12 п.2. Технологии обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Исходящие документы: ПРОСТАНОВКА РЕГИСТРАЦИОННОГО ИНДЕКСА НА ДОКУМЕНТЕ (1-ый и 2-ой экз.) РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА НА БЛАНКЕ (1-ый экз.) СОГЛАСОВАНИЕ И ВИЗИРОВАНИЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА (2-ой экз.) СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА, ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ПОДПИСАНИЕ ДОК-ТА ЗАМ РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ДОЛЖНОСТИ ПОДПИСАНИЕ ДОК-ТА РУК-ЛЕМ (1-ый экз.) ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ АДРЕСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ПОДШИВКА ДОКУМЕНТА В ДЕЛО (2-ой экз. с визами) ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА АДРЕСАТУ (1-ый экз.)

13 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (это присвоение документу регистрационного индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке). Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска документов. Соответственно, регистрационный индекс (номер) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Такой индекс (т.е. номер и необходимые условные обозначения) указывают место исполнения (составления) и хранения документа.

14 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания (утверждения). Регистрации подлежат только документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

15 две формы регистрации документов В зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Форма журнальной регистрации исходящих и внутренних документов (применяется при малых объемах документооборота): «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами п.3. Регистрация и контроль исполнения документов Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа (заголовок) Отметка об исполнении / Администрация Ленинского района г. Минска О совместном проведении региональной конференции …

16 © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Форма журнальной регистрации входящих документов: «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами п.3. Регистрация и контроль исполнения документов Дата поступле- ния и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Расписка в получении Отметка об исполнении /103 Редколлегия журнала «Правоведение» /100 Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» Петрову С.И. Подготовить ответ до Подготовлено и отправлено письмо от …

17 С точки зрения возможности применения информационных технологий более удобна такая форма регистрации, как регистрационно-контрольная карточка (РКК). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Форма лицевой стороны РКК «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами п.3. Регистрация и контроль исполнения документов Срок исполнения Название вида документа Автор (корреспондент) Дата и индекс поступления Дата и индекс документа Заголовок (краткое содержание) Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении документа

18 © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Форма оборотной стороны РКК «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами п.3. Регистрация и контроль исполнения документов Контрольные отметки Фонд NОпись NДело N

19 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

20 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

21 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Технология контроля исполнения документов: КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ: ПОСТАНОВКУ ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ ПРОВЕРКУ СВОЕВРЕМЕННОГО ДОВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТА ДО ИСПОЛНИТЕЛЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ ПРОВЕРКУ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ХОДА ИСПОЛНЕНИЯ УЧЕТ И ОБОБЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

22 п.3. Регистрация и контроль исполнения документов «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Сроки исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания), результаты в краткой форме записываются на самом документе, Также ставится отметка и в журнале регистрации (или в РКК). Данные контроля периодически анализируются, затем разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

23 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

24 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТИПОВАЯ (НОСИТ НОРМАТИВНЫЙ ХАРАКТЕР) ПРИМЕРНАЯ (НОСИТ РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР) КОНКРЕТНАЯ (СОСТАВЛЯЕТСЯ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

25 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой ДОУ по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба ДОУ (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4.

26 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Номенклатура дел печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве. При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно- проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересогласовывается не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению независимо от срока ее согласования.

27 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами В номенклатуру дел включаются: заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении); заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций; заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах; заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»; заголовки дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности; заголовки дел (в т.ч. не завершенных делопроизводством дел) ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

28 п.4. Номенклатура дел организации «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Номенклатура содержит в себе пять граф: 1 – индекс дела; 2 – заголовок дела (тома, части); 3 – количество дел (томов, частей); 4 – срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню; 5 – примечание. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

29 п.5. Организация хранения документов (дел) «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней: Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

30 п.5. Организация хранения документов (дел) «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы. Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой. Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2008 году, исчисляется с 1 января 2009 года. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

31 п.5. Организация хранения документов (дел) «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством. Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

32 п.5. Организация хранения документов (дел) «Делопроизводство» Тема 5. Организация работы с документами Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации. При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений. Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009