ПОДГОТОВКА К СЕРТИФИКАЦИОННОМУ АУДИТУ Евгения Соловей Сибирский сертификационный центр

Оценка соответствия ISO 9001:2000 – модель для оценки, система требований Соответствие не только стандарту, а требованиям потребителя и всех заинтересованных сторон Общие принципы управления

Цели аудита

Внешний аудит ISO 9001:2000 – международно- признанный стандарт Н езависимая оценка трет ьей сторон ой, подтверждение соответствия Аудит документации Предварительный аудит Сертификационный аудит Надзорные аудиты

Цели сертификационного аудита Соответствие стандарту ISO 9001:2000 -соответствует ли то, что мы делаем, требованиям стандарта Соответствие практики документированной системе ТПУ - делаем ли мы то, что говорим Эффективность СМК ТПУ Соответствие требованиям органа по сертификации ( использование знака соответствия NQA)

Периодичность и объем аудита

Периодичность и объем Внешний аудит Предварительный аудит – аудит документации по менеджменту качества Сертификационный аудит – вся система Надзорный аудит – 1 раз в год в течение срока действия сертификата (3 года) – вся система (согласно области сертификации) за 3 года в полном объеме

Продолжительность Таблица определения аудито-дней Зависит от размера и сложности организации Сертификационный аудит - 10 аудито- дней

Технологии, направление и область аудита

Технологии проведения аудита 1.Аудит документированных процедур – –Обязательные процедуры проверяются во всех подразделениях 2.Аудит подразделений – проверка подразделения по всем процедурам и процессам, касающимся его деятельности

Направление аудита Ход по цепочке Прямая прослеживаемость Входные данные – выходные данные Прослеживается взаимодействие между разными областями деятельности Области, не являющиеся частью повседневной работы, должны быть включены в программу –Анализ со стороны высшего руководства –Тренинг –Внутренний аудит

Область аудита О пределяет – какой элемент стандарта или какая деятельность буд у т проверяться Организация имеет множество видов деятельности. В область регистрации включены несколько из них. 6 пилотных подразделений Расширение области при последующих проверках

Почему важно правильно определить область Может существенно повлиять на ход и результаты аудита Играет роль при: –Отборе аудиторов –Планировании времени –Продолжительности и эффективности аудита

Требования к аудиторам

Требования к внешним аудиторам Высшее образование 4 года опыта работы 2 года опыта работы в области менеджмента качества Квалификация, полученная на специализированном тренинг-курсе Регистрация Опыт проведения консультаций Опыт проведения аудитов

Качества аудитора ISO – Требования к квалификации аудиторов Коммуникабельный Квалифицированный специалист Чуткий Профессиональный Честный Тактичный и дипломатичный Убедительный Объективный Логичный

Качества аудитора Нежелательные качества Грубый Агрессивный Не проявляющий интереса Высокомерный Неподготовленный Плохо ориентирующийся во времени Подавляющий

Подготовка к аудиту

Программа аудита Определяет ход и направление аудита Должна быть тщательно, детально разработана с учетом всех аспектов

Проведение аудита

Вступительное собрание Всегда является началом любого а удит а Участвуют аудиторы и представители руководства предприятия\подразделения Полезно участие гида и\или консультанта Продолжается минут

Вступительное собрание Представление Заявление о конфиденциальности Подтвердить область и цели аудита Определить часы работы и доступность персонала \ гида Обсудить программу аудита Объяснить методы проведения аудита и выявления несоответствий Уточнить месторасположение помещений и т. д. Проверить наличие мер по технике безопасности Подтвердить время, место и состав участников заключительной встречи

Выполнение корректирующих мероприятий по результатам предаудита Результаты внутренних проверок Общие требования к СМК (4.1, 4.2) Ответственность руководства (Раздел 5) Анализ со стороны высшего руководства Реализация процессов Управление ресурсами Процессы, относящиеся к потребителю Мониторинг и измерения Анализ данных Улучшение и предупреждающие действия Управление несоответствиями Общие положения программы аудита

Аудиторы будут (могут) Беседовать с любым сотрудником Перепроверять полученную информацию и ответы Проводить перекрестные проверки Проверять взаимодействие между подразделениями

Аудиторы будут (могут) Проверять взаимодействие внутри подразделения Проверять рабочую документацию и данные Отыскивать объективные доказательства для подтверждения выявленных несоответствий

Роль сопровождающих Наблюдать (не принимать участие) Давать пояснения Адресовать вопросы аудиторов к компетентным (соответствующим) сотрудникам

Роль сопровождающих Предупреждать (если возможно) появление ЗНАЧИТЕЛЬНЫХ несоответствий Выявлять вопросы, которые могут касаться других подразделений Поддерживать связь с другими подразделениями (если необходимо)

Ведение записей В результате проверки аудитор должен представить объективные доказательства того, что он видел во время аудита –какие документы, файлы, учебные планы, записи, приборы и т.п. были проверены и использованы для принятия решения Используются не только для подтверждения несоответствия, но и положительных аспектов деятельности Должны быть воспроизводимыми

Примеры Для получения объективных доказательств Сколько примеров ? Больше, чем один Выбор может основываться на количестве в день \неделю\ месяц Вс е проверить невозможно Примеры – для вынесения оценки работоспособности системы

Отчет о проведении аудита

После завершения фазы сбора информации – необходимо ее оценить Н есоответствие, отклонение, нарушение, ошибка, дефект … Несоответствие

Несоответствия

ISO 9000: невыполнение установленного требования Со поставлении с целями аудита – –Соответствие стандарту –Соответствие документированной системе и ее процедурам –Система работает, но не полностью задокументирована –Соответствие требованиям контракта –Соответствие требованиям органа по сертификации (например, использование знака)

Несоответствия Примеры: Система не соответствует требованиям стандарта –В документации системы качества отсутствует описание проверки и утверждения внесения изменений в учебные планы Практика не соответствует документированной системе –Оформление отчета по выполнению индивидуального плана проводится не во всех случаях согласно требованиям, как указано в процедуре ХХХ, п. ХХХ

Несоответствия Примеры: Система не полностью задокументирована – Папки с документами идентифицированы, но система идентификации не описана документально Несоответствие специальным требованиям контракта –Не обеспечен элективный курс ХХХ согласно требованиям контракта на целевую подготовку и индивидуального плана обучения

Несоответствия В отчет могут быть включены замечания Система работает, требования соблюдены, но потенциально может развиться несоответствие – область, требующая улучшения Сложно определить – отклонений нет, но необходимо что-то скорректировать Возможность получить положительный для системы эффект

Градация несоответствий Значительное несоответствие Отсутствие системы или ее отдельных элементов –не предусмотрена процедура проведения анализа со стороны высшего руководства Полное невыполнение требований системы –разработана процедура хранения записей о повышении квалификации, но не обнаружено доказательств того, что она выполняется

Градация несоответствий Несколько незначительных несоответствий, относящихся к одному элементу системы – В 4 из 5 проверенных подразделений не выполняется процедура контроля записей по качеству Важно! 1 значительное несоответствие может предусматривать отрицательное решение о выдаче сертификата

Градация несоответствий Незначительное несоответствие Система разработана и внедрена, но имеет место временное нарушение в ее использовании – 2 бланка заявки на закупку комплектующих из 10 не имеют подписи Сертификат может быть выдан при нескольких незначительных несоответствиях

Рекомендуется устранять выявленные несоответствия в ходе аудита и до заключительного собрания представить аудиторам документально оформленные доказательства устранения выявленных несоответствий и замечаний Устранение несоответствий

Заключительное собрание Вопросы для обсуждения: –Представление результатов – в том числе положительных –Представление несоответствий (индивидуально или ведущим аудитором) –Приглашение к обсуждению –Определение и согласование корректирующих мероприятий –Представление заключения (рекомендации для выдачи сертификата) –Последующие действия –Информация о документации результатов аудита

Письменный отчет Содержание: Административная информация (номер, дата и т.п.) Область и цели аудита Имена и функции аудиторов Имена и функции ключевых работников Копия программы аудита Выводы по наблюдениям Выявленные несоответствия и замечания План корректирующих мероприятий Подпись ведущего аудитора и представителя организации \ подразделения

Слабые и сильные стороны аудита Сильные стороны: Независимая оценка Объективная информация для анализа и постоянного улучшения Сертификация \ партнерство Слабые стороны: Стрельба по движущейся мишени Требует времени и сил Человеческий фактор

Подготовка к аудиту в организации

Подготовка Наведите порядок на рабочем месте Уберите всю устаревшую документацию Убедитесь, что документы, находящиеся в работе, идентифицированы должным образом

Подготовка Имейте под рукой показательные примеры рабочей документации для иллюстрации ответов на вопросы аудиторов Убедитесь, что вся рабочая документация актуальна: –ДП –Методики –Формуляры и бланки –Стандарты –Приказы

Подготовка Помните, где хранятся документы, по которым вы работаете ( ДП, рабочие инструкции) Проверьте, удовлетворяет ли ваша повседневная работа требованиям процедур Знайте, с какими другими документами связана ваша процедура

Что можно (нужно) делать Будьте вежливым, предупредительным и открытым к сотрудничеству Отвечайте только на поставленные вопросы Вносите пояснения, если необходимо

Что можно (нужно) делать Говорите о сильных сторонах Игнорируйте молчание и паузы Следуйте за аудитором

Чего нельзя делать Отвечать предположением Давать уклончивые, неопределенные ответы Дополнять данный ответ, даже если аудитор выглядит неудовлетворенным

Чего нельзя делать Говорить об отвлеченных вещах (семья, хобби) Дискредитировать коллег Говорить о проблемах аудитору по секрету Спорить

Если вы не знаете ответа Я не знаю, но выясню у коллег (компетентных работников) Я должен уточнить в моей процедуре Мне необходимо уточнить это с моим руководителем

Используйте свои знания об аудите!

National Quality Assurance Один из ведущих органов по сертификации в мире Количество выданных сертификатов