ООО «ПИТ дистрибьютор» Бизнес-процессы Службы персонала

Основная цель Согласование принципов и целей работы с персоналом с принципами и целями организации в целом, стратегией и этапом развития. Разработка программ, путей достижения кадровой работы, конкретизированных с учетом условий нынешних и возможных изменений ситуации. Разработка процедур диагностики и прогнозирования кадровой ситуации.

Наименование текущих бизнес процессов Подбор персонала. Адаптация\Испытательный срок. Аттестация по окончании испытательного срока. Аттестация. Обучение персонала. Формирование кадрового резерва. Мотивация и стимулирование труда. Кадровый документооборот.

Подбор персонала 1. Определение потребности в подборе персонала: Составление заявки на подбор персонала; Формирование профиля вакансии. 2. Выбор источников поиска и способов привлечения кандидатов: Составление плана использования оптимальных методов поиска кандидатов; Анализ внутреннего кадрового резерва; Анализ существующего банка данных; Составления сообщения о вакансии сотрудникам компании; Составление объявлений для СМИ; Составление заявки для кадровых агентств; Составление объявлений для "работных" сайтов в Интернете. 3. Первичный отбор кандидатов: Проведение телефонных интервью; Анализ резюме/анкет; Проведение первичного собеседования; Составление сравнительной таблицы кандидатов; Проверка рекомендаций; Составление рейтинга кандидатов. 4. Вторичный отбор кандидатов: Собеседование; Принятие решения. 5. Подготовка к приему на работу: Сообщение кандидатам о результатах собеседования; Уточнение даты выхода на работу; Разработка производственного задания; Создание рабочего места.

Адаптация\Испытатель ный срок Знакомство на практике с рабочими обязанностями и правилами их выполнения; Контроль за выполнением задач производственного задания; Оценка специалиста.

Аттестация по окончании испытательного срока Анализ бланка оценки специалиста; Создание аттестационной комиссии; Проведение аттестации; Принятие комиссией решения о прохождении испытательного срока; Оформление решения.

Аттестация 1.Подготовительный этап: Составление графика проведения ежегодной аттестации; Организация и проведение разъяснительной работы, информирование о целях, задачах и порядке проведения; Формирование аттестационной комиссии, определение ее количественного и персонального состава; Составление и утверждение графика заседаний аттестационной комиссии; Составление приказа о проведении аттестации; Заполнение аттестационного листа; Оформления листа поощрений и взысканий на аттестуемого за отчетный период; Заполнение бланка отчета аттестуемого; Заполнение бланка отзыва руководителя; Ознакомление с материалами членов комиссии и аттестуемых 2. Аттестация: Рассмотрение подготовленных документов на заседании аттестационной комиссии; Заслушивание аттестуемого и его непосредственного руководителя; Обсуждение материалов, сообщений, обмен мнениями; Оценка работника, открытое голосование, формирование дополнительных рекомендаций. 3 Заключительный этап: Ознакомление работников с заключением комиссии; Составление отчета по результатам аттестации; Рассмотрение материалов аттестации руководителем, имеющим право принятия решения; Принятие решения и мер по результатам аттестации; Документальное оформление решения руководителя по каждому аттестуемому; Доведение окончательного заключения и решения руководителя до работников; Составление плана работы по устранению недостатков деятельности сотрудников, отделов (направлений), вскрытых в процессе аттестации.

Формирование кадрового резерва 1.Составление списка должностей, требующих кадрового резерва: Ежегодный отчет о состоянии (текучести, качественном и количественном составе) кадров; Составление прогноза предполагаемых изменений в составе руководителей и специалистов. 2. Составление списка резервистов: Проведение собеседований с сотрудниками Сбор информации о деловых, личностных и профессиональных качествах резервистов; Тестирование кандидатов; Анкетирование кандидатов; Проведение экспертной оценки продуктов профессиональной деятельности; Отбор кандидатов; Составление списка; Утверждение списка. 3. Подготовка резервистов: Составление программы работы с кадровым резервом; Составление индивидуальных планов развития; Замещение руководителей в период отсутствия; Участие в проектной деятельности; Обучение по специально разработанной программе; Оценка работы резервистов; Анализ деятельности резервистов. 4. Назначение на вакантную должность: Выбор резервиста; Аттестация резервиста.

Обучение персонала 1.Подготовительный этап: Бланк заявки на обучение; Отчеты аттестационных комиссий за предыдущий период; Квартальные, полугодовые, годовые планы и программы учебных центров; Штатное расписание; Личные дела сотрудников; Утвержденный список кадрового резерва; Список молодых специалистов; Список торгового персонала, не имеющего опыта работы в продажах; Решение руководителя предприятия; Составление бюджета на обучение; Составление сметы на обучение; Утверждение программ, плана, бюджета, сметы; Формирование состава групп обучающихся; Разработка содержания программ, по которым предполагается вести обучение; Составление плана обучения на год, полугодие, месяц; Оформление приказа по обучению персонала. 2.Обучение: Составление плана проведения семинара, тренинга; Организационное обеспечение учебного процесса; Проведение обучающего занятия; Контроль за посещаемостью. 3. Заключительный этап: Подготовка тестов, контрольных заданий по итогам обучения; Проведение тестов, контрольных заданий; Мониторинг процесса обучения.

Мотивация и стимулирование труда: 1.Критерии нематериальной мотивации: Личного результата; Личного участия; Достижения; Значимости; Признания; Информации; Обратной связи; Развития; Смысла; Справедливого распределения нагрузки. 2.Материальная мотивация: Должностной оклад; Проценты; Бонусы; Доплаты и надбавки; Премии; Социальный пакет (питание, автомобиль, телефонная связь, медицинская страховка, отдых и т.п.); Ценные именные подарки.

Кадровый документооборот: (Часть I) 1.Штатное расписание: Составление служебной записки о необходимости изменить штатное расписание; Оформление приказа о внесении изменения в штатное расписание; Оформление приказа о вводе нового штатного расписания и аннулировании старого штатного расписания; Изменение штатного расписания. 2.Табельный учет: Проверка табелей, составленных руководителями подразделений, отделов и служб; Составление отдельного табеля учета рабочего времени на увольняемого сотрудника; Проверка на наличие приказов или объяснительных, служебных записок и докладных на все отклонения, указанные в табеле; Составление единого табеля учета рабочего времени с указанием всех отклонений от нормы часов по каждому сотруднику.

Кадровый документооборот (часть II) 1.Прием на работу: ознакомление работника под роспись с локальными нормативными документами: должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка; написание заявления о приеме на работу; подписание трудового договора; регистрация трудового договора в журнале регистрации; подписание обязательств и расписок о неразглашении информации в соответствии с принадлежностью должности к тому или иному списку сохранности информации; написание заявления о предоставлении стандартных налоговых вычетов; оформление договора о полной материальной ответственности с лицами ответственными за хранение, отпуск, прием, перемещение, обработку материальных ценностей; оформление приказа о приеме на работу; оформление личной карточки (Т-2); заведение личного дела; регистрация личного дела в журнале регистрации личных дел; внесение записи в трудовую книжку; внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; внесение записи в журнал приема; составление производственного задания на испытательный срок.

2. Перевод: 1.Написание заявления или представления 2.Оформление приказа о переводе 3.Составление дополнительного соглашения к трудовому договору 4.Составление производственного задания на период вхождения в должность 5.Запись в карточку Т-2 и трудовую книжку о переводе 6.Занесение записи о переводе в журнал регистрации переводов (электронный)

3. Увольнение: 1.Написание заявления 2.Прохождение обходного листа 3.Оформление приказа 4.Внесение записи в трудовую книжку 5.Внесение записи в книгу учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним 6.Внесение записи в журнал регистрации уволенных (электронный) 7.Внесение записи в карточку Т-2 8.Оформление личного дела для сдачи в архив 9.Трудовая книжка – храниться в сейфе компании и регистрируется в журнале, в день увольнения сотрудник должен трудовую книжку получить. В случае сотрудник не явился за трудовой книжкой, то необходимо выслать уведомление заказным письмом.

4. Отпуск: 1.Составление графика отпусков на календарный год 2.Выдача сотруднику уведомления о предстоящем отпуске 3.Написание заявления на отпуск 4.Оформление приказа на отпуск 5.Отметка в графике отпусков и в карточке Т-2 о предоставленном отпуске

5. Поощрение: 1.Составление служебной записки или Представления (Ходатайство) 2.Оформление приказа о поощрении 3.Внесении записи о поощрении в карточку Т-2, трудовую книжку 4.Регистрация поощрения в журнале (электронный)

6. Дисциплинарные взыскания 1.Составление служебной или докладной записки 2.Взятие объяснительной или составление акта об отказе дать объяснение 3.Сбор всех документов, доказывающих факт совершения дисциплинарного проступка, невыполнение должностных обязанностей 4.Оформление приказа о дисциплинарном взыскании (за исключением приказа на увольнение, за виновные действия) 5.Регистрация дисциплинарного взыскания в журнале 6.В случае не выхода на работу сотрудника ему высылается уведомление заказным письмом, после возвращения в адрес Компании уведомления в получении данного письма, можно начать процедуру увольнения за прогул, с составлением Акта, а также после оформления данного увольнения, выслать также уведомление о расторжении трудового договора заказным письмом 7.В случае если сотрудник материально ответственный, имеет задолженность и не является на работу, выслать уведомление об отсутствие на рабочем месте заказным письмом, после возврата уведомления в получении, составить Акт и уволить за недоверие, выслать уведомление о расторжении трудового договора заказным письмом