ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА

Первичные учетные документы и их содержание Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. «Нет документа – нет записи»

Первичные учетные документы и их содержание Необходимость первичных учетных документов: - служат средством обоснования учетных записей; - используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью Первичные учетные документы выполняют контрольно- аналитические функции. Содержание первичных учетных документов: - экономическая информация (с помощью документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация ФХЖ с дальнейшим обобщением их цифровых показателей) - юридическая информация (содержат сведения, необходимые для получения представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы)

Первичные учетные документы и их содержание Требования, предъявляемые к первичным учетным документам: - точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; - своевременность составления и ясность содержания; - соблюдение установленных форм и реквизитов документов. Порядок документирования хозяйственных операций в БУ и хранения первичных документов определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от г. 129-ФЗ

Первичные учетные документы и их содержание Документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты-признаки и образования реквизитов – показатели, характеризующие ФХЖ. Реквизиты бывают: - постоянные (в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются: наименование, адрес предприятия, номер расчетного счета и др.); - переменные К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Первичные учетные документы и их содержание Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы), код формы: указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу; - дату составления: несет в себе контрольное и информационное значение, т.к. однородные ФХЖ повторяются; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание, количественную и стоимостную оценку ФХЖ: отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения; - наименование должностных лиц, ответственных за совершение ФХЖ и правильность его оформления; - личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы и их содержание Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

Первичные учетные документы и их содержание Ошибки в первичных документах, созданных вручную исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, поставлена дата исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Для точного отражения ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форма первичной учетной документации. Использование произвольных форм разрешается только при утверждении этих форм в установленном порядке.

Классификация первичных учетных документов По назначению: - организационно-распорядительные; - оправдательные документы; - документы бухгалтерского оформления; - комбинированные.

Классификация первичных учетных документов Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, платежное поручение (рис.1) или чек для получения денег из банка. Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия.

Классификация первичных учетных документов Рис.1 Организационно-распорядительный документ (платежное поручение)

Классификация первичных учетных документов Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществление ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей, например, приходный кассовый ордер (рис.2)

Классификация первичных учетных документов Рис.2 Оправдательный документ (приходный кассовый ордер)

Классификация первичных учетных документов Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным и оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют, кроме случая, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств и пр.

Классификация первичных учетных документов Комбинированные документы (рис.3) сочетают в себе разные виды документов, например, распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, в котором сочетаются распоряжение на выдачу, оправдание расхода денег кассиром и указание корреспондирующего счета для записи операций).

Классификация первичных учетных документов Рис.3 Комбинированный первичный документ (расходный кассовый ордер)

Классификация первичных учетных документов По степени обобщения: - документы первичного оформления. Составляются в момент совершения ФХЖ, например, накладная (рис.4); - документы вторичные (сводные). Обобщают данные первичных документов, например, авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.).

Классификация первичных учетных документов Рис.4 Первичный документ (накладная)

Классификация первичных учетных документов По способу охвата фактов хозяйственной жизни: - разовые документы. Служат для оформления одного ФХЖ (приходные и расходные кассовые ордера и др.); - накопительные документы. Применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ (накопительный рабочий наряд, лимитно- заработная карта и др.)

Классификация первичных учетных документов По месту составления: - внутренние документы (рис.5). Оформляются и применяются внутри одного предприятия (путевые листы, акты и др.); - внешние документы. Поступают от других физических и юридических лиц (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры от поставщиков и др.).

Классификация первичных учетных документов Рис.5 Внутренний документ бухгалтерского оформления

Классификация первичных учетных документов По количеству учетных позиций: - однострочные документы. Содержат одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы); - многострочные документы. Состоят из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

Классификация первичных учетных документов По характеру ФХЖ: - кассовые; - банковские; - материальные; - расчетные. По авторскому составлению: - служебные; - личные.

Классификация первичных учетных документов По степени типизации: - стандартные; - нестандартные. По сроку исполнения: - срочные; - несрочные. По подлинности составления: - подлинные; - копии.

Стандартизация и унификация первичных документов Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и обработки первичной документации называется унификацией. Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.

Стандартизация и унификация первичных документов В Росси установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению. С 1998 г. формы первичной учетной документации разрабатываются Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики РФ, а документы по учету банковских операций разрабатываются Центральным банком РФ.

Документирование хозяйственных операций и документооборот Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Документирование хозяйственных операций и документооборот Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).

Документирование хозяйственных операций и документооборот Главным бухгалтером составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно- техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков выполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документарный фонд предприятия.

Документирование хозяйственных операций и документооборот В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: - стоимостная оценка; - идентификация во времени; - классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

Документирование хозяйственных операций и документооборот В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся ФХЖ и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.