ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 12. Уровни зрелости корпоративной СЭД. Обзор СЭД

Этапы перехода к электронному документообороту 1 этап – автоматизация работы секретарей по регистрации документов 2 этап – подготовка исполнителями документов с использованием ПК 3 этап – использование корпоративной электронной почты 4 этап – внедрение корпоративной СЭД

Уровни зрелости КСЭД – нулевой (переходный период от традиционного к электронному документообороту) Уровень 0 – нулевой (переходный период от традиционного к электронному документообороту) – начальный (обязательное применение СЭД вспомогательно- техническими работниками службы ДОУ – 10% всех сотрудников организации) Уровень 1 – начальный (обязательное применение СЭД вспомогательно- техническими работниками службы ДОУ – 10% всех сотрудников организации) – распространяющийся (применение СЭД функциональными специалистами – 20-25% сотрудников организации) Уровень 2 – распространяющийся (применение СЭД функциональными специалистами – 20-25% сотрудников организации)

Уровни зрелости КСЭД – «продвинутый» (переход к автоматизации обработки внутренних документов, пользователи СЭД – 50% сотрудников организации) Уровень 3 – «продвинутый» (переход к автоматизации обработки внутренних документов, пользователи СЭД – 50% сотрудников организации) – стандартизованный (обязательное применение СЭД руководителями подразделений организации, новые бизнес- процессы реализуются с использованием СЭД) Уровень 4 – стандартизованный (обязательное применение СЭД руководителями подразделений организации, новые бизнес- процессы реализуются с использованием СЭД) – стратегический (обязательное применение СЭД высшим руководством организации, проводятся работы по интеграции СЭД с другими ИС организации) Уровень 5 – стратегический (обязательное применение СЭД высшим руководством организации, проводятся работы по интеграции СЭД с другими ИС организации)

Характеристики успешно реализованных проектов по внедрению СЭД Время эксплуатации СЭД Время эксплуатации СЭД Годовой объем документооборота, осуществляемого с помощью СЭД Годовой объем документооборота, осуществляемого с помощью СЭД Общее число пользователей СЭД Общее число пользователей СЭД

Расширенный перечень критериев для оценки уровня зрелости СЭД 1.Информационные ресурсы 2.Программно-технические средства 3.Пользователи 4.Нормативная база применения СЭД 5.Управление СЭД

Информационные ресурсы 1.Какой процент от общего объема документооборота организации осуществляется с применением КСЭД. 2.Какой процент от общего объема документооборота организации осуществляется с применением КСЭД в электронной форме. 3.Экспертная оценка качества метаданных (оцениваются полнота и достоверность информации о ходе работы с документами).

Программно-технические средства 1.Экспертная оценка уровня оснащения рабочих мест пользователей. 2.Экспертная оценка соответствия функциональных возможностей КСЭД потребностям дальнейшего развития электронного документооборота в организации. 3.Экспертная оценка соответствия системно- технических характеристик КСЭД потребностям дальнейшего развития электронного документооборота в организации 4.Экспертная оценка соответствия функциональных возможностей КСЭД требованиям спецификации MoReq2.

Пользователи СЭД 1.Какой процент от общего числа сотрудников организации составляют пользователи КСЭД 2.Экспертная оценка качества работы пользователей, т. е. отсутствие ошибок при работе с системой 3.Экспертная оценка степени удовлетворенности пользователей применением КСЭД

Нормативная база применения СЭД 1.Экспертная оценка уровня регламентации применения КСЭД в организации (порядок подключения пользователей к системе; виды документов, регистрируемых и передаваемых в системе; требования к внесению информации в систему; требования к использованию отдельных режимов работы и т. п.). 2.Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы развитию электронного документооборота в организации 3.Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы функциональным возможностям КСЭД 4.Экспертная оценка степени соответствия нормативной базы потребностям осуществления ключевых бизнес-процессов

Управление КСЭД 1.Экспертная оценка организации управления КСЭД, в том числе наличие службы сопровождения, ее организационное оформление, укомплектованность штата, квалификация специалистов. 2.Экспертная оценка уровня технического сопровождения КСЭД (резервное копирование информации, устойчивость работы системы, регулярность обновления ПО и др.). 3.Экспертная оценка уровня пользовательского и технологического администрирования КСЭД 4.Экспертная оценка информационной поддержки пользователей системы: обучение, инструктажи, аттестация, наличие специальных корпоративных информационных ресурсов для пользователей КСЭД

Общие характеристики СЭД наименование системы электронного документооборота; наименование системы электронного документооборота; назначение системы (для каких категорий документов должна применяться); назначение системы (для каких категорий документов должна применяться); сфера применения системы (с учетом территориально обособленных подразделений организации); сфера применения системы (с учетом территориально обособленных подразделений организации); наименование специализированного программного обеспечения и его разработчик; наименование специализированного программного обеспечения и его разработчик; дата ввода ПО в промышленную эксплуатацию; даты перехода на новые версии ПО; дата ввода ПО в промышленную эксплуатацию; даты перехода на новые версии ПО; годовой объем документооборота (количество документов, зарегистрированных в КСЭД – ведется ежегодный учет); годовой объем документооборота (количество документов, зарегистрированных в КСЭД – ведется ежегодный учет); количество электронных документов или электронных копий бумажных документов, файлы которых хранятся в КСЭД (ведется ежегодный учет); количество электронных документов или электронных копий бумажных документов, файлы которых хранятся в КСЭД (ведется ежегодный учет); объем базы данных (ведется ежегодный учет); объем базы данных (ведется ежегодный учет); количество пользователей системы (ведется ежегодный учет) количество пользователей системы (ведется ежегодный учет)

СЭД по секторам

Число сотрудников предприятий, внедривших СЭД

СЭД по числу автоматизированных рабочих мест

География внедрения СЭД в России

Факторы, побуждающие к внедрению СЭД: Факторы, побуждающие к внедрению СЭД: возможность создания единой информационной среды и интеграции в нее удаленных филиалов; возможность создания единой информационной среды и интеграции в нее удаленных филиалов; повышение оперативности управленческих решений. повышение оперативности управленческих решений. Факторы, сдерживающие внедрение СЭД: Факторы, сдерживающие внедрение СЭД: возможные изменения требований к СЭД в процессе внедрения; возможные изменения требований к СЭД в процессе внедрения; трудности со структурированием бизнес- процессов, нечеткое их описание. трудности со структурированием бизнес- процессов, нечеткое их описание.

Степень важности критериев выбора СЭД для конечных пользователей 1.Функциональные характеристики системы 2.Положительные отзывы других клиентов 3.Простота работы с системой 4.Невысокие затраты на обслуживание системы 5.Лидерство разработчика на рынке 6.Низкая стоимость системы 7.Скорость окупаемости проекта

Основные роли участников в процессе создания СЭД 1.Разработчики платформ для ECM-приложений. На основе данных платформ возможна разработка адаптируемых и готовых к эксплуатации решений. 2.Разработчики решений – компании, разрабатывающие универсальные адаптируемые или готовые к эксплуатации решения на базе платформ разработчиков, собственной платформы или на базе языков программирования высокого уровня. 3.Внедренцы – компании, осуществляющие процесс внедрения готового к эксплуатации решения и / или доработку адаптируемого решения под нужды конкретного предприятия с последующим его внедрением.

Наиболее популярные СЭД в России 1.Directum (Directum) 2.DocsVision (DocsVision) 3.Globus (Проминфосистемы) 4.Naumen DMS (Naumen) 5.PayDox (Paybot) 6.1С:Документооборот КОРП (1С) 7.БОСС-Референт (ГК АйТи) 8.ДЕЛО (ЭОС) 9.ЕВФРАТ (E1)(Cognitive Technologies) 10.МОТИВ (Мotiware).

Наиболее популярные СЭД в мире 1.ActionWorks® Suite (Action Technologies, Inc) 2.Documentum (EMC Corp.) 3.Panagon (FileNet) 4.VIP Enterprise (Gauss Interprise) 5.DOCS Open/Fusion (Hummingbird) 6.DocuLive (Siemens Nixdorf) 7.Staffware (Staffware) 8.TOWER IDM (Tower Technology)

Лидеры рынка СЭД и ECM по итогам 2010 г. ЭОС (30% ) ЭОС (30% ) Directum (25 %) Directum (25 %) DocsVision (15 %) DocsVision (15 %) CompanyMedia (10 %). CompanyMedia (10 %).

Сравнительная стоимость КСЭД Пакет лицензий 1С:Документо оборот КОРП DocsVisionDirectum Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

Эффект от внедрения СЭД Прямой эффект Экономия средств на материалы Экономия рабочего времени Косвенный эффект Прозрачность управления Возможность накопления знаний Контроль исполнения

Схема вычисления расходов S=S 1 +S 2 +S 3 +S 4 S 1 =L*N – стоимость лицензий S 2 =k*H, k0,4 – стоимость дополнительного оборудования S 3 =M*W(1 + F(N)) – стоимость внедрения F(N) – зависимость от размера организации S 4 =k(S 1 +S 2 +S 3 ), 0,1k0,2 – стоимость сопровождения в год

Стоимость работ по внедрению M – количество человеко-месяцев для осуществления работ по внедрению; W – средняя стоимость 1 месяца работ (проработка требований, создание проекта внедрения, доработка ПО, инсталляция и обучение) F(N) – поправочный коэффициент (функция зависимости стоимости работ от масштаба организации).

Схема вычисления доходов D=D 1 +D 2 +D 3 +D 4 D 1 = 21*25* P*N - экономия материалов; D 2 – экономия времени на создание новых документов (7,5%); D 3 – экономия времени на поиск документов (5%); D 4 = 0,2*S*N – экономия времени за счет ускорения бизнес-процессов S – расходы на 1 сотрудника по обработке документов