Организация документооборота Лекция 10

Понятие документооборота Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Основные требования к организации документооборота Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа. Путь движения документа должен быть кратчайшим. Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях. Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Руководитель СекретарьСтруктурное подразделение Архив Структурное подразделение Входящий Исходящий ДокладПроизводственная задача Контроль Исполнение Направление в дело Виза Согласование

Потоки документооборота Поток поступающих документов (входящая документация) – внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма. запросы, акты, телеграммы, телефонограммы. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты. Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

Обработка входящей документации 1. Прием и первичная обработка входящей документации, которая заключается в проверке целостности упаковки и правильности доставки. 2.Вскрытие упаковки, производящееся всегда, за исключением писем работникам фирмы с пометкой «Лично». Такие письма передаются адресату без вскрытия. После вскрытия конверта необходимо проверить правильность адресации вложенного документа, количество листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых составных частей документа адресат ставится в известность, а в самом документе и в журнале регистрации в графе «Примечание» делается соответствующая на запись. Если входящий документ оформлен по всем правилам, то упаковку выбрасывают. Упаковка не уничтожается, если в документе отсутствует обратный адрес, не проставлена дата, если полученный документ имеет пометку «Лично», а на упаковке такой пометки не было.

3.Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например: –сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; –графики, заявки; –рекламная информация; –поздравительные письма; –пригласительные билеты; –объяснительные записки; –документы с пометкой «Лично».

4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. 5. Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.

6.Дальнейший этап документооборота – контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса. 7.После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Обработка исходящих и внутренних документов 1.Составление проекта документа. Проект готовит исполнитель, назначенный руководителем. В проекте отражается содержательная часть документа. 2.Согласование проекта: заключается в консультациях со специалистами и другими соисполнителями, которые, в будущем, будут обязаны завизировать документ. Это наиболее важный и длительный этап, поэтому важно построить работу так, чтобы не получился «бег по замкнутому кругу». 3.Оформление документа. Оформление может выполнить либо непосредственно исполнитель, либо секретарь – по указанию руководителя. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй – для подшивки в дело. 4.Визирование документа.

5.Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта. Это позволяет быстро проследить причины и правильность работы. Руководитель может внести изменения в документ и направить его на доработку. 6.Регистрация документа: заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов. Регистрационный номер указывается на обоих экземплярах документа.

Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходящих документов. Дальнейшие действия несколько различны. Исходящие документы подлежат отправке. Действия по отправке документов: проверка наличия всех листов и приложений; вкладывание в конверт; написание адреса отправителя (в организации может быть специальный штамп с адресом, либо фирменные конверты с адресом, указанным типографским способом, либо обеспечена возможность печати адреса с использованием средств оргтехники); сортировка почты по адресатам; доставка на почту или непосредственно получателю.

Второй экземпляр исходящего документа подшивается в дело. Внутренние документы подлежат исполнению. Как и в случае с входящими документами, необходимо выполнить следующие действия. Обеспечение контроля за исполнением документа. Подшивка исполненного документа в дело.

Регистрация и контроль исполнения документов Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов. Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; коммерческих контрактов; документов, имеющих гриф КТ (коммерческая тайна) или «Конфиденциально».

Номенклатура дел Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку. Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в которых размещена отдельная группа документов. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например: в хронологической последовательности, по мере их появления; в логической последовательности; в алфавитном порядке.

Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200 – 250 листов. В практике делопроизводства существуют устоявшиеся правила группирования документов в дела. Эти правила называют признаками заведения дел. Перечислим наиболее известные признаки объединения документов: по названиям (справки, приказы и т. д.); за определенный период (например, за три последних месяца); по территориальному признаку (переписка с предприятиями, находящимися в Приморском крае); по одному вопросу; одного автора (организацию); по грифу ограничения доступа. Помимо этого, дела должны содержать документы с единым сроком хранения.

Номенклатура дел Номенклатура дел – систематизированный список дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем – переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Пример номенклатуры дел малого предприятия Администрация Бухгалтерия Документы по личному составу Технический отдел Торговый отдел Транспортный отдел Склад

01 Администрация (АДМ): устав лицензия программа развития приказы директора по основной деятельности коллективные договоры правила внутреннего распорядка должностные инструкции приемо-сдаточные акты журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции личные дела сотрудников инвентарные описи

02 Технический отдел (ТЕХ): договоры о поставках комплектующих претензии техническая документация инструкция по технике безопасности, пожаробезопасности заказ - наряды 03 Документы по личному составу (ЛС): приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, наказания) личные дела работников трудовые книжки документы о повышении квалификации работников трудовые договоры с сотрудниками (контракты)

04 Бухгалтерия (БУХ): лицевые счета по начислению зарплаты хозяйственные договоры финансово-бухгалтерская отчетность отчетность по финансированию учреждения тарификационные списки табели рабочего времени акты инвентаризации акты списания

05 Торговый отдел (ТОРГ): прайс-листы договоры купли-продажи гарантийные обязательства 06 Склад (СКЛ): приходные ордера накладные на отпуск товара

Форма обложки номенклатуры Наименование предприятия Структурное подразделение Дело Том ______________________________________________________________ (заголовок дела) На ______________ (год) Хранить ______ лет

Правила формирования дел документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре; в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена; документы разных сроков хранения помещают в разные дела; документы, касающиеся одного вопроса. помещаются в одно дело; документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом и обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.