Изменения в проекте Changes in the project Joint Technical Secretariat Seminar for Beneficiaries 5-6 March 2012 Pskov, Russia Семинар для Бенефициаров Программы 5-6марта 2012 г. Псков, Россия

Основные принципы Main principles (Section 10 of Practical Guidelines) Changes can take place only when project implementation has already started; Changes should not question project objectives and results; Changes may not be implemented retroactively; Maximum amount of grant may not be increased; Extension of project implementation period is limited to expiry of financial decision and end of the Programme on 31 December 2014; Any change should be discussed in the partnership and communicated to all partners by the Beneficiary. Exceptional nature of changes! 2 Изменения могут производиться только после старта проекта; Изменения не должны ставить под вопрос цели и результаты проекта; Изменения не могут производиться «задним числом»; Нельзя превышать максимальную сумму гранта проекта; Продление периода реализации проекта ограничено истечением срока финансового соглашения по программе (31 декабря 2014 г.); Любое изменение в проекте обсуждается внутри партнерства, а Бенефициар доводит информацию об изменениях до каждого партнера. Изменения в проекте – это исключение из правил!

Участники процесса – 1 Involved parties 3 Actor / Участник RoleРоль Beneficiary Бенефициар -Takes responsibility for changes; -Represents Project Partners; -Drafts Notification/ Request for Addendum; -Communicates with the Programme. -Отвечает за изменения в проекте; -Представляет Партнеров Проекта; -Готовит Уведомление/ Запрос на дополнение к контракту; -Взаимодействует с Программой. Joint Technical Secretariat Объединенный Технический Секретариат -Provides consultation and technical support to the project; -Receives and reviews documents provided; -Provides support to the JMA. -Консультация и техническая поддержка проекта; -Получает и проверяет документацию; -Оказывает поддержку СУО.

Участники процесса – 2 Involved parties 4 Actor / УчастникRoleРоль Joint Managing Authority (Contracting Authority) Совместный Управляющий Орган (Нанимающий Орган) -Reviews requests for changes; -Makes decision to approve/disapprove changes. -Проверяет запросы на изменения в проекте; -Принимает решение одобрить/не одобрить изменения. Joint Monitoring Committee Совместный Монитор. Комитет -Gets involved in decision making in case of serious changes (contentious cases) proposed by the project. -Привлекается к принятию решения по сложным (спорным) вопросам об изменениях в проекте.

Виды изменений Types of changes (Section 10 of Practical Guidelines, p.40) Minor changes Minor changes (14 days) …may be implemented without receiving a prior agreement of the Contracting Authority, but the Contracting Authority should be notified about them Major modifications Major modifications (30 days) …require a formal Addendum to the contract to be signed by the Contracting Authority and the Beneficiary before their implementation 5 Коррективы Коррективы (14 дней) «…могут быть внесены без предварительного одобрения «Нанимающего Органа», однако, последний должен быть проинформирован о вносимых коррективах» Крупные изменения Крупные изменения (30 дней) «…перед внесением изменений требуется Дополнение к контракту, подписанное «Нанимающим Органом» и Бенефициаром»

Что считать коррективами? – 1 What are minor changes? Minor changes in project activities with/without budgetary implications; Reallocations within the Budget Heading, including cancellation/introduction of the budget line; Transfer between the Budget Headings within the variation not exceeding 15% in relation to each Budget Heading considered; 6 Незначительные изменения в проекте с/без изменений в бюджете; Перемещение средств внутри Раздела Бюджета, включая удаление/ создание новой статьи расхода; Перемещение средств между Разделами Бюджета, не превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета;

Contact details of Beneficiary or Project Partners; Change of the Beneficiarys bank account; Change of project staff and key experts; Changes in quantity of equipment, prices per item; Change of model/brand of equipment. 7 Что считать коррективами? – 2 What are minor changes? Контактная информация Бенефициара и Партнеров Проекта; Изменений счета Бенефициара; Замена сотрудника проекта и ключевых экспертов; Изменение в количестве оборудования; цены за единицу изделия; Изменение модели/марки оборудования.

Как вносить коррективы? Minor changes. How to? 8 Официальное уведомление + Сопроводительные документы (рассматривает «Нанимающий Орган») Annex 3, Practical Guidelines Официальное уведомление + Сопроводительные документы (рассматривает «Нанимающий Орган») Annex 3, Practical Guidelines Бенефициар Менеджер Проекта КОНСУЛЬТАЦИЯ ДА/НЕТ по внесению желаемых коррективов перед подачей официального уведомления Сов. Тех. Секретариат -проверяет документы -информирует «Нанимающий Орган» «Нанимающий Орган» -одобряет/не одобряет коррективы -дает ответ Бенефициару Информирует Бенефициара об одобрении коррективов в письменной форме через СТС Информирует Бенефициара о неодобрении коррективов в письменной форме через СТС

Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 1 9 Extension/early closing of the Grant Contract; Significant changes in activities affecting the basic purpose of the project, but not questioning the grant award decision and not conflicting the equal treatment of the applicants; Transfer between the Budget Headings, which exceeds 15% in relation to each Budget Heading considered; Продление/досрочное завершение грант-контракта; Существенные изменения мероприятий, влияющих на основную цель проекта, но не ставящие под сомнение решение о присуждении гранта и не противоречащие принципу обеспечения равных возможностей для заявителей; Перемещение средств между Разделами бюджета, превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета;

10 Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 2 Addition/deletion of the Budget Heading to/from the project budget; Use of contingency reserve; Change of the Auditor by the Beneficiary or the Project Partners; Change of the partnership (drop out, addition, replacement) Changes in name of Beneficiary/Project Partner or in its legal status. Добавление/удаление Раздела Бюджета; Использование резерва на непредвиденные расходы; Замена аудитора у Бенефициара или Партнера Проекта; Изменение в партнерстве (выход, добавление, замена Партнера Проекта); Изменения в имени Бенефициара/Партнера проекта или в их юридическом статусе.

Согласование крупных изменений Major modifications. How to? 11 Бенефициар Менеджер проекта КОНСУЛЬТАЦИЯКОНСУЛЬТАЦИЯ по возможности желаемых изменений перед подачей запроса на Дополнение к контракту ДА/НЕТ Запрос на Дополнение к контракту (2+1 копии по почте, эл.почте) Английский язык Запрос на Дополнение к контракту (2+1 копии по почте, эл.почте) Английский язык СТС СТС проверяет: -описание/детали; -обоснование; -сопроводит. док.; -расчеты. Может запросить доп. разъяснения Представляет отчет «Нанимающему Органу» «Нанимающий Орган» «Нанимающий Орган»: -проверяет запрос на Дополнение к контракту, сопроводительные документы и отчет СТС; -принимает решение; -готовит и подписывает Дополнение к контракту; -проверяет расчеты. Может запросить доп. разъяснения СМК В определенных случаях может привлечь СМК к принятью решения Дополнение к контракту Дополнение к контракту (3 копии) Письменное уведомление

12 Изменения в бюджете – 1 Changing budget Applicable both for minor changes and major modifications; Consolidated table to keep records and to submit together with request for changes throughout the project implementation; For showing calculations use templates in Annex 3 or Annex 4 to Practical Guidelines Применимы и к коррективам, и к крупным изменениям; Сводная таблица позволяет отслеживать изменения на протяжение реализации проекта; подается вместе с запросом; Используйте Приложение 3 и Приложение 4 из Практического Руководства для расчета финансовых изменений

Budget Heading Раздел Бюджета Original budget Исходный бюджет Budget minor changes / Addendum 1 Бюджет по коррективам / Доп. по контр. 1 Budget minor changes / Addendum 2 Бюджет по коррективам / Доп. по контр. 2 Budget of the last changes Бюджет по последнему изменению Human resources Человеческие ресурсы Travel costs Транспортные расходы Equipment and supplies Оборудование и материалы Direct local office costs Прямые расходы на офис Other costs and external services Иные расходы и внешние договоры Infrastructure Инфраструктура Total eligible costs Итого приемлемых расходов 13 Изменения в бюджете – 2 Changing budget

to respect deadlines informing the Programme about the minor changes and major modifications. Section 10 of Practical Guidelines p.41 and p.45; that the Contracting Authority may disapprove minor changes in the project; to submit additional documents required for minor changes and/or major modifications, ibid., p.42 and 44-45; consult with the JTS prior to implementation of any changes; inform the JTS and the Contracting Authority about any changes in the project using templates. 14 Необходимо помнить… Remember… о соблюдении сроков информирования программы о коррективах и крупных изменениях. Раздел 10 Практического руководства, сс.41, 45; что «Нанимающий Орган» может не одобрить коррективы, внесенные в проект; о предоставлении сопроводительных документов на коррективы и/или крупные изменения, там же сс.42, 44-45; о консультации с СТС перед внедрением каких-либо изменений; об использовании шаблонов документов для информирования СТС и «Нанимающего Органа» о любых изменениях в проекте.

Совместный Технический Секретариат Joint Technical Secretariat Спасибо! Thank you! 15