Contractual obligations Обязательства по контракту Joint Technical Secretariat Совместный технический секретариат Seminar for Applicants Семинар для соискателей. - презентация

1 Contractual obligations Обязательства по контракту Joint Technical Secretariat Совместный технический секретариат Seminar for Applicants Семинар для соискателей

2 Ключевые моменты контракта Структура контракта Ответственность за проект Начало и период осуществления Платежи и отчетность Информационное сопровождение и визуальное представление Дополнения к контракту 2

3 Key Contractual Issues Contract Structure Responsibility for the project Start & implementation period Payments & reporting Visibility Contract amendment 3

4 Предварительные условия подписания контракта Обновленный бланк заявки (если запрашивается в соответствии с решением Совместного Мониторингового Комитета - СМК) Подписанное партнерское соглашение Оригинал Формы финансовой идентификации с информацией о банковском счете Информация о внешней аудиторской компании, которая будет проводить проверку расходов (NB! Требования для аудиторов доступны в Техническом задании на проверку расходов по грантовому контракту) 4

5 Pre-conditions for signing Grant Contract Updated Application Form (if requested in the JMC decision) Signed Partnership Agreement Original of the Financial Identification Form with the details of the bank account Information on the on the external audit companies (Auditors) which will carry out expenditure verification (NB! requirements for auditors are available in the Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract) 5

6 Структура контракта Общие условия Специальные условия Бланк заявки Процедура присуждения контракта Запрос на платёж и форма финансовой идентификации Образец аналитического и финансового отчета Образец отчета о полученных результатах и технического задания на проверку расходов Образец финансовых гарантий 6 Контракт и приложения доступны на сайте Программы.

7 Contract Structure Special Conditions General Conditions Application Form Contract-award procedures Request for payment and financial identification form Model narrative and financial report Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification Model financial guarantee 7 Contract and its annexes are available on the Programme website!

8 Ответственность за проект После утверждения проекта соискатель (Бенефициарий) подписывает грантовый контракт с Совместным управляющим органом (СУО), который предполагает полную правовую и финансовую ответственность за управление и осуществление проекта напрямую перед органом, который заключает контакт У органа, заключающего контракт, не возникают контрактные отношения с партнерами или субподрядчиками Соискатель получает грант от органа, заключающего контракт, и обязуется в том, что средства будут распределяться в соответствии с Партнерским соглашением, подписанным с партнером(-ами) 8

9 Responsibility for the project After approval of the project, the applicant (Beneficiary) signs the Grant Contract with the Contracting Authority (Joint Managing Authority) and assumes full legal and financial responsibility for the project management and implementation vis-à-vis the Contracting Authority Contracting Authority has no contractual relationship towards partners or sub-contractors It receives the Grant from the Contracting Authority and ensures that it is managed and distributed in accordance with the Partnership Agreement signed with the project partner(s) 9

10 Начало и период осуществления Дата начала проекта определяется Бенефициарием и органом, заключающим контракт; она указана в грантовом контракте – это может быть день, следующий за днем подписания контракта последней из двух сторон, или более поздняя дата, указанная в контракте, но в любом случае не позже чем через 6 месяцев после подписания грантового контракта. Продолжительность проекта вычисляется путем прибавления к этой дате того количества месяцев, которое указано в Заявке как длительность проекта Расходы осуществляются в период реализации, то есть после даты начала проекта, указанной в грантовом контракте, и до окончания проекта 10

11 Project start and implementation period Project starting date is defined by the Beneficiary and the Contracting Authority ; stipulated in the Grant Contract and it can be either the day following that on which the last of the two parties signs the Grant Contract, or a later date agreed in the Grant Contract, but in any case no later than 6 months after the signing of the Grant Contract. The duration of the project is calculated by adding to this date the number of months indicated in the Application as the duration of the project In order to be eligible, costs have to be incurred during the implementation of the project, i.e. after the starting date of the project stipulated in the Grant Contract and before the project end 11

12 Платежи по проекту Проект длительностью не более 18 месяцев и грант не превышает евро: первый авансовый платёж составляет максимум 40% гранта следующий авансовый платёж составляет максимум 40% гранта балансовый платёж 12 Проект длительностью более 18 месяцев или грант превышает евро: первый авансовый платёж составляет максимум 40% гранта на первые 12 месяцев последующие авансовые платежи (каждые 12 месяцев); вместе с первым предварительным платежом не должны превышать 80% гранта балансовый платёж

13 Payments to the project Project not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000: initial pre-financing of max 40% of the Grant the next pre-financing instalment of max 40% of the Grant the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report 13 Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000: initial pre-financing of max 40% of the Grant for the first 12 months further pre-financing instalments (every 12 months); together with the initial pre-financing not exceeding 80% of the Grant the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report

14 Отчетность Проект длительностью не более 18 месяцев и грант не превышает евро: промежуточные отчеты должны сопровождать каждый запрос на платеж финальный отчет должен быть подтвержден аудитором и предоставлен не позже чем через 3 месяца после окончания проекта. 14 Проект длительностью более 18 месяцев или грант превышает евро: промежуточный отчет должен предоставляться через один месяц после истечения каждого шестимесячного периода запрос на платеж должен сопровождаться отчетом, отчетом о подтверждении расходов финальный отчет должен быть подтвержден аудитором и предоставлен не позже чем через 3 месяца после окончания проекта

15 Reporting Project not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000: interim report has to be submitted with the request for payment final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end. 15 Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000: interim report has to be submitted one month after each six-month period request for payment has to be accompanied with the report, expenditure verification report final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end

16 Визуальное представление Бенефициарий и партнеры по проекту должны обнародовать тот факт, что Европейский союз софинансирует проект Пособие по информационному сопровождению и визуальному представлению проекта можно загрузить с сайта: 16

17 Visibility Beneficiary and project partners have to publicise the fact that the European Union has co-financed the project Detailed Communication and Visibility Manual can be downloaded:

18 Дополнения к контракту B n e f i c i a r y m u s t i n f o r m t h e C o n t r a c t i n g A u t h o r i t y / J T S o n a n y c h a n g e s i n t h e p r o j e c t R e q u e s t f o r c h a n g e s h a s t o b e s u b m i t t e d t o t h e C o n t r a c t i n g A u t h o r i t y / J T S a t l e a s t o n e m o n t h b e f o r e t h e r e q u i r e d c h a n g e s h a v e t o e n t e r i n t o f o r c e I n d u l y j u s t i f i e d c a s e s p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n p e r i o d c a n b e e x t e n d e d u p t o 6 m o n t h s ( N B ! A l l p r o j e c t a c t i v i t i e s h a v e t o e n d b e f o r e 3 1 D e c e m b e r ) C o n t i n g e n c y r e s e r v e f o r e s e e n i n t h e A p p l i c a t i o n c a n o n l y b e u s e d w i t h t h e p r i o r w r i t t e n a u t h o r i s a t i o n o f t h e C o n t r a c t i n g A u t h o r i t y 18 Бенефициарий должен сообщать СУО/СТС обо всех изменениях в проекте Запрос на изменения должен быть направлен СУО/СТС по крайней мере за месяц до того, как изменения должны войти в силу В обоснованных случаях срок реализации проекта может быть продлен до 6 месяцев (NB! Все мероприятия, проводимые в рамках проектов, должны быть закончены до 31 декабря 2014 года) Резерв на непредвиденные расходы, предусмотренные в Заявке, может быть использован только с предварительного письменного разрешения Заказчика

19 Contract amendment Beneficiary must inform the Contracting Authority /JTS on any changes in the project Request for changes has to be submitted to the Contracting Authority /JTS at least one month before the required changes have to enter into force In duly justified cases project implementation period can be extended up to 6 months (NB! All project activities have to end before 31 December 2014) Contingency reserve foreseen in the Application can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority 19

20 Контакты СТС эл. почта: тел.: адрес: ул. Аусекла, 14-3, Рига 20