Внутренние аудиты Требования. Практика использования в образовательном учереждении

Качество процесса Качество продукта (конечного результата) – индикатор или показатель Точное соблюдение времени выполнения (этапов и процесса в целом) Адаптивность (отклик на изменения в соответствии с изменениями требований) Выполнение нормативных требований и требований потребителей РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ГИБКОСТЬ Оптимизация затрат и минимизация времени СМК Сравните с живым организмом, а не с безумной машиной!!! ЭФФЕКТИВНОСТЬ СМК КАЧЕСТВО

Внутренний аудит Внутренний аудит рассматривают как параллельный другим видам мониторинга (административным) канал получения независимой информации о степени реализации политики университета, выполнении процедур и требований СК ОУ для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению.

Внутренний аудит Для результативного проведения аудита используют следующие принципы: а) этичное поведение – основа профессионализма; б) добросовестное исполнение – обязательство правдиво и точно представлять наблюдения, заключения и отчет; в) профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита; г) независимость – основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита; д) подход, базирующийся на доказательствах - рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.

Внутренний аудит аудитор своими вопросами помогает решать проблемы кафедры (подразделения); задача аудита – поиск слабых и сильных сторон системы качества образовательного учреждения, а не поиск «виновных лиц», хотя высокие достижения конкретных лиц должны быть отмечены

Внутренний аудит Непосредственно на рабочих местах члены аудиторской группы осуществляют сбор информации, используя следующие методы: опрос как руководителей, так и исполнителей; наблюдение за работой, производственной средой и условиями; анализ документации, включая записи, сводных и других данных.

Внутренний аудит Каждый объект проверки должен оцениваться: а) по критерию результативности управления: 3 – выполняется без замечаний; 2 – выполняется с несущественными замечаниями; 1 – частично выполняется; 0 – не выполняется; б) по критерию результативности в достижении целей подразделения: >1 – достижения выше сформулированных целей; =1 – достижения соответствуют целям;

Рекомендации по подготовке к аудиту 1 Чистота и порядок: - все помещения должны иметь соответствующие таблички с указанием номера помещения, наименования и категории безопасности. Внутри помещений должны быть таблички с указанием ответственного за помещение, плана эвакуации, телефонов специальных служб по безопасности объектов, времени проветривания;

- в помещениях должны быть обеспечены чистота и порядок; - на стенах отсутствие устаревших плакатов, различных извещений и другой информации с загнутыми или незакрепленными углами, в несвежем или порванном виде; - отсутствие "материальных скоплений различного рода"; - соответствующее санитарное состояние и порядок в туалетах.

2 Идентификация: - обозначить комплекты документации, схемы и т.д. по соответствующей принадлежности и составить перечни документов в комплектах; - желательно, чтобы на полках (или на внутренних сторонах дверок шкафов) были небольшие таблички с указанием содержащихся документов. - нигде не должно быть необозначенных, "лишних" документов;

все формы, бланки, журналы и т.д. должны иметь: наименование организации и подразделения; соответствующие подписи с расшифровкой (должность, Ф.И.О.), дату; все изменения, дополнения и просто исправления должны быть подписаны исполнителем с указанием даты.

«КАЧЕСТВО НАЧИНАЕТСЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ» СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СРЕДЫ ОБИТАНИЯ – РАБОЧЕГО МЕСТА - Правило «5S» АНГЛ.РУС.Что делать? STRUCTURIZEОРГАНИЗОВАННОСТЬУДАЛЯТЬ НЕНУЖОЕ SISTEMATIZEАККУРАТНОСТЬНАХОДИТЬ ЛЮБОЙ ДОКУМЕНТ ЗА 20 СЕК. SANITIZEЧИСТОТАОТВЕЧАТЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕ ЧИСТОТЫ STANDARDIZEСТАНДАРТИЗАЦИЯВИЗУАЛИЗИРОВАТЬ РАЗМЕЧАТЬ ПРОСЛЕЖИВАТЬ SELF-DISCIPLINEДИСЦИПЛИНАДЕЛАТЬ ВСЕ ВЫШЕСКАЗАННОЕ ЕЖЕДНЕВНО КАЧЕСТВО НАЧИНАЕТСЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ» СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СРЕДЫ ОБИТАНИЯ – РАБОЧЕГО МЕСТА – Правило «5S» СМК КАЧЕСТВО

3 Оборудование и оснастка: все основное и вспомогательное оборудование должно иметь инвентарный номер и быть чистым. Аналогичные требования к оснастке; состояние оборудования должно отвечать технологической инструкции, паспорту, чертежам и другой документации по эксплуатации. Должны быть сведения об их проверках;

4 Наличие плаката "Политика руководства в области качества« В каждом подразделении должны быть вывешены плакаты «Политика» и «Цели организации в области качества». Документы должны быть подписаны, утверждены и содержать дату.

ИСО 9001:2000 п Внутренние аудиты (процесс М ) Наличие на месте учтенной копии Стандарта организации. Внутренние проверки. Документы по аудиту (программа и план, протоколы, план КД/ПД, отчёт). ИСО 9001:2000 п Измерение и контроль продукции (процесс М ) Наличие данных о подтверждении мониторинга информации об удовлетворенности потребителей (архивирование анкет, благодарностей, рекламаций и т.п.) Проверка наличия Положения об экзаменах и зачетах, Положения об итоговой государственной аттестации студентов и реализации их требований (записи об измерении приобретенных знаний: экзаменационные билеты, тесты).

Мониторинг качества продукции – пакета контролирующих материалов ???? Актуализация (сроки пересмотра, внесения изменений, согласование) Реализация замечаний и предложений предыдущей ИГА Квалификация персонала и обученность пользования документами Идентификация и хранение документации Своевременность и правильность оформления стандартных форм Наблюдение, сравнение, экспертная оценка, анализ документальных источников Показатели удовлетворенности потребителей – наличие жалоб не некорректные задания и претензии по оформлению Методы СМК КАЧЕСТВО

Характеристика качества контролирующих материалов (КОМ) для обеспечения (название мероприятия) протокол ______ от «__» _______200 - г. Идеальная оценкаРеальная оценка 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, обеспечение) невозможно 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые 5 – Идеальная оценка, замечаний нет А В Б Д Г Е Ж З Наименование показателя А – Содержание КМ соответствует внешней нормативной базе (ГОС) Б – Соответствие КМ внутренним нормативным требованиям В – КМ представлены в назначенный срок Г – КМ обеспечены соответствующими ресурсами Д – КМ согласованы во всех заинтересованных инстанциях Е – КМ имеют компьютерный аналог Ж – КМ имеют инновационные моменты, авторские элементы. З – Разработка КМ имеет элементы научного исследования (исследования проводятся / исследования не предусмотрены) Аудитор ________________________

А – Содержа ние КМ соответс твует внешней нормати вной базе (ГОС) Б – Соответ ствие КМ внутрен ним нормати вным требова ниям В – КМ предста влены в назначе нный срок Г – КМ обеспеч ены соответс твующи ми ресурса ми Д – КМ согласов аны во всех заинтер есованн ых инстанц иях Е – КМ имеют компью терный аналог Ж – КМ имеют иннова ционны е момент ы, авторск ие элемен ты. З – Разработка КМ имеет элементы научного исследова ния (исследова ния проводятся / исследова ния не предусмот рены) коммен т арий оценка

19 Характеристика качества УМ K для обеспечения УВП НАЗВАНИЕ ________________________________ Специальность – «___________________________» автор – ____________________________________ (протокол ______ от « » ____________200__ г. Идеальная оценка Реальная оценка – ___ из 40,0 –___ ___% 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, обеспечение) невозможно 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые 5 – Идеальная оценка, замечаний нет А В Б Д Г Е Ж З Наименование показателя А – Содержание УММ соответствует требованиям внешней нормативной базы (ГОС) Б – Соответствие УММ внутренним (НМК) нормативным требованиям В – Соответствие срока представления/УММ представлены в назначенный срок Г – УММ обеспечены соответствующими ресурсами / ресурсы не обозначены Д – УММ согласованы во всех заинтересованных инстанциях / согласования нет Е – УММ имеют компьютерный аналог, рациональный дизайн. Ж – УММ имеют инновационные моменты, элементы научного исследования, З – Завершенность и комплектность материалов Аудитор: ________________________ с замечаниями ознакомлен _________________ «___» __________________200__г. с замечаниями ознакомлен ___________________ «___» ______________200___г.

А – Содержа ние УММ соответс твует требова ниям внешней нормати вной базы (ГОС): Б – Соответ ствие УММ внутрен ним (НМК) нормати вным требова ниям: В – Несоотв етствие срока предста вления/ УММ предста влены в назначе нный срок : Г – УММ обеспеч ены соответс твующи ми ресурса ми/ресур сы не обознач ены: Д – УММ согласов аны во всех заинтер есованн ых инстанц иях/согл асовани я нет: Е – УММ имеют компью терный аналог, рацион альный дизайн: Ж – УММ имеют иннова ционны е момент ы, авторск ие элемен ты. З – Завершенн ость и комплектн ость материало в: К омме н т арий оценка

Идеальная оценка Реальная оценка – 29 из 40,0 – 72,5 % 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, обеспечение) невозможно 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые 5 – Идеальная оценка, замечаний нет А В Б Д Г Е Ж З Наименование показателя А – Содержание УММ соответствует требованиям внешней нормативной базы (ГОС) Б – Соответствие УММ внутренним (НМК) нормативным требованиям В – Соответствие срока представления/УММ представлены в назначенный срок (5) Г – УММ обеспечены соответствующими ресурсами/ресурсы не обозначены(0) Д – УММ согласованы во всех заинтересованных инстанциях/согласования нет (0) Е – УММ имеют компьютерный аналог, рациональный дизайн. Ж – УММ имеют инновационные моменты, элементы научного исследования, З – Завершенность и комплектность материалов Аудитор: Мосалова Л.Ф., с замечаниями ознакомлен _______________________ «___» _____________2005 с замечаниями ознакомлен ___________________ «___» _____________ Характеристика качества УМК для обеспечения УП Рабочая программа «Инфекционные болезни с курсом ВИЧ-инфекции и эпидемиологии», повторная экспертиза Специальность – « АД», автор –______________. Протокол _46_ от _12 сентября____2005 г.

А – Содержани е УММ соответству ет требования м внешней нормативно й базы (ГОС): Б – Соответств ие УММ внутренним (НМК) нормативны м требования м: В – Несоответст вие срока представле ния/УММ представле ны в назначенны й срок (5): Г – УММ обеспечены соответству ющими ресурсами/ ресурсы не обозначены (0): Д – УММ согласован ы во всех заинтересо ванных инстанциях/ согласовани я нет (0): Е – УММ имеют компьюте рный аналог, рациональ ный дизайн: Ж – УММ имеют инновацио нные моменты, авторские элементы. З – Завершенность и комплектность материалов: Значительно нарушен Не имеют.Формы внеаудиторной работы студентов обозначены, но отсутствуют личностно- ориентированные приемы и методы стимулирования этой деятельности

Пример протокола несоответствия

Взгляд скептического оптимиста Благодаря вариабельности процессов бытия и производства несоответствия появляются все равно. Но их количество должно уменьшиться до разумного минимума.