Организация работы с документами

- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документооборот

На предприятии различают три основных потока документации: 1 Входящие документы, поступающие из других организаций; 2 Исходящие документы, отправляемые в другие организации; 3 Внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

автор ( корреспондент ); название документа ; дата документа ; индекс документа ; дата поступления документа ( для входящих ); индекс поступления документа ( для входящих ); Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

заголовок документа или его краткое содержание ; резолюция ( исполнитель, содержание поручения, автор, дата ); срок исполнения ; отметка об исполнении ( краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа ); номер дела.

Контроль исполнения документов - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Контроль включает : постановку документа на контроль ; проверку своевременного проведения документа до исполнителя ; проверку и регулирование хода исполнения ; учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя ;

Систематизация дел Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Формирование дел При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности ( приказы, протоколы, акты и т. д.). При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно ; подлинники отделять от копий ; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных ; утвержденные документы - от их проектов ; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Подготовка документов к архивному хранению АРХИВ - файл, содержащий в себе информацию из одного или нескольких, иногда сжатых (без потерь ), других файлов. Является результатом работы программы - архиватора.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.