Александр Безбородов Руководитель отдела разработки программ документооборота Автоматизация документооборота на платформе 1С:Предприятие 8

Прикладные решения 1С Фирма "1С" выпускает тиражные прикладные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. Внедрения выполняются силами партнеров-внедренцев и реализуют особенности деятельности конкретного предприятия или специальные пожелания заказчика. Внедрения и адаптации прикладных решений также могут выполняться и силами IT-специалистов заказчика, самостоятельно, или во взаимодействии с партнерами- внедренцами. 2

1C:Архив Универсальная система управления документами Более 10 лет на рынке > 500 организаций, > пользователей Россия, Казахстан, Украина, Прибалтика… Торговые, промышленные, компьютерные, строительные, военные организации, банки, учебные заведения, атомные станции… Внедрения от 4-х до 1000 пользователей Объем данных – до миллиона документов, сотни Гб 70% документов – тексты и офисные документы 65% документов имеют несколько версий 3

1С:Архив Количество пользователей 4

1С:Архив Типы документов 5

1С:Архив Завоевал большую популярность из-за своей простоты и доступной цене Используется для самого широкого спектра задач Централизованное хранилище документов Коллективный доступ и редактирование Хранение всех версий документов Разграничение прав доступа Быстрый поиск Регистрация входящих и исходящих Контроль исполнения 6

Весной 2008 года приступили к разработке новой версии на базе платформы 1С:Предприятие 8.2 В октябре 2008 выпущена ознакомительная версия В настоящий момент идет подготовка к выпуску финальной версии 7 1С:Документооборот 8 на платформе 1С:Предприятие 8.2

1С:Предприятие 8 Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8.0 в самых разнообразных областях автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д. оперативное управление предприятием; организационная и хозяйственная деятельность; бухгалтерский учет, регламентированная отчетность; управленческий учет; планирование и финансовый анализа; расчет зарплаты и управление персоналом; 8

Состав 1С:Предприятия 8 Состав прикладных механизмов 1С:Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов. 9

1С:Документооборот 8 10 Архив файлов Внутренний документооборот 1С:Документооборот 8 Делопроизводство Учет и контроль исполнения Учет рабочего времени

Делопроизводство Регистрация входящей и исходящей корреспонденции Требования ГСДОУ Типовая инструкция по делопроизводству ГОСТ Р Ведомственные инструкции Учет и контроль исполнения документов Права доступа По видам документов, по грифам доступа Поддержка бумажного документооборота Журнал передачи документов и копий Места хранения Списание исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел 11

Регистрация и отчетность Учет корреспондентов С точностью до контактных лиц Учет обращений граждан С сохранением конфиденциальности личных данных Отчетность Справка о поступивших документах Справка об исполнении документов Другие отчеты… 12

Нумерация документов Отдельная для каждого вида документов Периодическая По годам или другим периодам Форматируемая Вид документа Подразделение Номер Дата Автоматическое заполнение пропусков 13 Примеры рег. номеров

Внутренний документооборот Жизненный цикл внутреннего документа Создание Согласование Утверждение Исполнение Списание в дело (если нужно) Хранение в структуре папок-рубрикаторов Ограничение прав доступа по папкам и грифам документов Каждый внутренний документ может состоять из нескольких файлов 14

Настройка РКК Непосредственно в ходе эксплуатации Настройка по видам документов Удаление стандартных реквизитов Добавление своих реквизитов 15

Учет и контроль исполнения Документы - поручения - задачи Поручения создаются на основании входящих, исходящих или внутренних документов, файлов или других поручений Сроки, важность, ссылки Необходимость проверки и контроля 16

Поручение и задача 17

Учет и контроль исполнения Исполнителю - список «Мои задачи» Отчеты Справка об исполнительской дисциплине Справка по задачам Другие отчеты 18

Хранилище файлов Хранение файлов любых типов в папках-рубрикаторах Ведение на каждый файл учетной карточки Ограничение прав доступа на папки Экспорт и импорт Хранение и контроль версий Учет авторства версий Сравнение версий Возврат к предыдущей версии

Хранилище файлов Коллективное редактирование Блокировка файла для редактирования Отображение актуальной информации о занятых файлах Напоминание о занятых файлах Административный «возврат» занятых файлов Шаблоны файлов Используются для создания новых файлов Как в хранилище, так и файлов, присоединенных к корреспонденции и внутренним документам Примеры шаблонов Служебные записки Исходящие письма Бланк организации по ГОСТ Р Договора и т.д. 20

Хранилище файлов 21

Учет рабочего времени Ежедневная отчетность рядовых сотрудников Содержание работы, время, вид работы

Учет рабочего времени По итогам строятся простые и понятные отчеты Для директора – оценить, на что тратится время и деньги, например На совещания тратится до 50% времени сотрудников Это можно перевести в деньги, сопоставив расход времени с фондом заработной платы в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» Для линейного руководителя – оценить загрузку сотрудников, например Иванов больше половины времени тратит на разбор почты Петров всю неделю занимался перспективными исследованиями 23

Полнотекстовый поиск Мгновенный поиск по реквизитам и файлам В том числе и по подверсиям Файлы популярных форматов Текстовые, офисные документы Учет морфологии русского языка Поиск с учетом синонимов «Нечеткий» поиск (поиск слов с ошибками) Фамилии, города, улицы Тематика документов 24

Типовые бизнес-процессы Поручение Выдача Исполнение Проверка Контроль Согласование Рассылка рецензентам Обработка результатов Обход Последовательный обход участников Обработка результатов 25

Настройка при внедрении Изменение схем типовых бизнес-процессов Настройка собственных бизнес-процессов 26 Исполнение и контроль порученийСогласование документов

Бизнес-процессы Польза от автоматизации бизнес-процессов Четкость соблюдения регламентов Скорость передачи Контроль состояния процессов, а не отдельных задач или документов Справочник внедренных решений содержит такие мнения клиентов, как: «…улучшилась финансовая дисциплина…» «…повысилась производительность труда…» «…существенно сократились сроки выполнения сквозных процессов…» 27

Корпоративный и межведомственный документооборот Одна информационная база Доступ по локальной сети и через интернет Распределенная информационная база Многоуровневая иерархия Головная организация Региональный центр Филиалы (как головной организации, так и региональных центров) Центральная и удаленные информационные базы автоматически обмениваются данными Так например при регистрации внутреннего приказа и выдачи по нему поручений все они (и приказ и поручения) через некоторое время появятся в филиалах Выгрузка и загрузка данных в XML, DBF, CSV и т.д. Для обмена данными с другими системами 28

Настройка при внедрении «Функциональные опции» Полнотекстовый поиск Поручения и бизнес-процессы Поддержка бумажных документов Учет времени Настройка форм Настройка дополнительных реквизитов Система является открытой Вы сами или наши партнеры можете вносить изменения Настройка отчетов и их вариантов Настройка интерфейса Добавить или удалить команды 29

Внедрение 30

Что нужно пользователям «У нас довольно небольшая компания (40 сотрудников). Хотим начать использовать систему документооборота. Нужно, чтобы можно было согласовывать и утверждать документы, и еще регистрация входящих-исходящих. И еще важно, чтобы можно было быстро начать пользоваться и чтобы интерфейс был понятный.» 31

Юзабилити Уделяем большое внимание интерфейсам Для рядовых сотрудников Для руководящего состава Для администраторов и технических специалистов Чтобы люди могли Тратить время на работу, а не на освоение системы Совершать меньше ошибок Быстрее выполнять типовые регулярные операции 32 Ларри Константайн «Для потребителя пользовательский интерфейс и есть система»

Юзабилити-лаборатория 33 Комната наблюдателейКомната респондента

Рабочий стол Один из примеров заботы о пользователях Список задач Список отобранных пользователем для себя документов, файлов, поручений (избранное) Список занятых файлов Окно полнотекстового поиска Отвечает на вопросы пользователя Что я должен сделать сегодня? На что мне нужно обратить внимание? Каково состояние важных для меня данных? 34

Рабочий стол 35

Отзывы… «Второй месяц изучаю материалы и демки по системам электронного документооборота, в каждой из систем есть свои плюсы и минусы и у всех систем схожая логика работы! Общим огромным минусом большинства систем является их интерфейс который совсем не дружественен к пользователям. Но 1С:Архив 8 выгодно отличается от остального софта, все сделано очень грамотно, продуманно.» 36

Технические характеристики Толстый и тонкий клиент Браузеры MS Internet Explorer Mozilla Firefox Серверы приложений Windows Linux Серверы баз данных MS SQL POSTGRE DB2 Кластеры серверов 37

Интеграция «Бесшовная» интеграция с другими типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие 8 1С:Бухгалтерия 8 1С:Зарплата и управление персоналом 8 1С:Торговля 8 1С:Управление производственным предприятием 8 и т.д. Интеграция с другими системами Внешние компоненты Обмен данными в формате XML 38

«Доступно и всерьез» Более пользователей Более партнеров в 600 городах стран СНГ Более 5500 франчайзи Более 2000 учебных центров Приглашаем на наш стенд во втором зале Пообщаться со специалистами Договориться о демонстрации или опытной эксплуатации

40

41

Типовые задачи Регистрация корреспонденции Автоматизация внутреннего документооборота Учет и контроль исполнения Переход на электронные документы Автоматизация работы офиса Все эти задачи имеют особый смысл в «сложное время» 42

Бизнес-цели при внедрении СЭД Быстрое принятие качественных управленческих решений В процессе принятия управленческих решений ключевое значение имеет оперативная и достоверная информация Эффективность работы сотрудников Снижение вторичных затрат - до 20% рабочего времени тратится на поиск и пересылку документов Повышение исполнительской дисциплины Сохранность данных 15% внутренних документов безвозвратно теряются в течение года Каждый год документооборот растет на 30% 43

Работа с документами Комплекс работ Прием Регистрация Учет документов Рассылка Контроль исполнения Систематизация документов Формирование дел Хранение Сдача в архив Справочная работа Поиск Нельзя не учитывать культурные традиции работы с документами 44

СЭД в госучреждениях В государственных учреждениях система документационного обеспечения является сложной и эффективное управление ею немыслимо без внедрения современных технологий. В систему входят делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины. Инфраструктура автоматизации управления Вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений Обеспечение прозрачности процессов исполнения на всех уровнях Соблюдение регламентирующих документов 45

Для чего нужна СЭД Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, в том числе писем граждан Регистрация движения бумажных документов Регистрация и контроль поручений Перевод бумажных документов в электронную форму Автоматизация согласования документов Учет внутренних документов Веб-портал для партнеров или граждан Хранение и контроль версий Полнотекстовый поиск с учетом морфологии Учет и контроль рабочего времени 46