Eligibility of costs Условия приемлемости расходов Joint Technical Secretariat / Совместный Технический Секретариат Seminar for Beneficiaries 5-6 March 2012 Pskov, Russia Семинар для Бенефициаров 5-6 марта 2012 Псков, Россия

Eligible periods/ Приемлемость по срокам Only costs made during the project implementation period (after the starting date of the project stipulated in the Grant Contract and before the project end date with the exception of costs relating to final reports) are eligible Только расходы, понесенные в период выполнения проекта (т.е. после даты начала выполнения проекта, как указано в Грантовом контракте, и до даты завершения проекта, за исключением расходов связанных с окончательными отчетами), являются приемлемыми 2

Eligible periods/ Приемлемость по срокам The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report Исключением являются затраты, связанные с подготовкой финальных отчетов, проверкой расходов и оценкой проекта, которые могут быть совершены не позднее даты подачи финального отчета Preparatory costs (expenditures before project starting date) are ineligible Затраты на подготовку (расходы до даты начала проекта) являются неприемлемыми 3

Main eligibility rules/Основные условия приемлемости In order to be eligible, costs have to be: Чтобы быть приемлемыми, расходы должны быть: Shown in the approved Full Application Form Указаны в утвержденной Полной Форме Заявки Comply with the visibility requirements Соответствовать требованиям по визуализации Necessary for the implementation of the project Необходимы для выполнения проекта 4

Main eligibility rules/Основные условия приемлемости Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records Идентифицируемы и проверяемы, в частности занесены в бухгалтерскую отчетность Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Соответствовать требованиям, предъявляемым к закупкам Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management Рациональны, обоснованы и соответствуют правилам надежного финансового менеджмента 5

Main budgetary principles/Основные бюджетные принципы The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiency and effectiveness Бюджет проекта должен соответствовать принципам экономичности, рациональности и эффективности The principle of economy requires that the resources used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price Принцип экономичности требует, чтобы ресурсы используемые организацией для выполнения мероприятий, были доступны в нужное время, в необходимом количестве и качестве и по лучшей цене 6

Main budgetary principles/Основные бюджетные принципы The principle of efficiency is concerned with the best relationship between resources employed and results achieved Принцип рациональности связан с лучшим соотношением между затраченными ресурсами и достигнутыми результатами The principle of effectiveness is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended results Принцип эффективности состоит в достижении поставленных конкретных целей и получении необходимых результатов 7

Ineligible costs/Неприемлемые расходы Debts and provisions for losses or debts Долги и резерв на покрытие убытков или долгов Interest owed Выплата процентов по кредитам Items already financed in another framework (double financing) Расходы, оплаченные в рамках других проектов (двойное финансирование) Purchases of land or buildings Приобретение земли или зданий 8

Ineligible costs/Неприемлемые расходы Currency exchange losses Потери при обмене валюты Taxes (except employment taxes, social security charges), including recoverable VAT Налоги (кроме налогов на зарплату), включая НДС в случае возможности его возмещения Credits (loans) to third parties Выдача кредитов третьим лицам Fines, financial penalties and expenses of litigation Пени, штрафы и судебные издержки 9

Human resources/Человеческие ресурсы Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project on base of employment (labour) contract – salary (including employment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country). Эти расходы включают оплату только той части персонала Бенефициара и партнеров проекта, которая непосредственно назначена для проекта на основе трудового контракта, т.е. зарплата (включая обязательные платежи и отчисления в государственные и внебюджетные фонды, установленные в данной стране). 10

Human resources/Человеческие ресурсы Pay attention: Please do not exceed rates and workload stated in the FAF Prepare copy of contracts, orders and other supporting documents Start filling-in the timesheet from the very beginning Обязательно примите во внимание: Не превышайте ставок и объема работ, установленного в FAF Подготовьте копии контрактов, приказов и других подтверждающих документов Начните заполнение рабочих табелей с самого начала 11

Travel costs/Командировочные расходы Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for a car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs, accommodation (hotel expenses), local transportation within the place of mission. Расходы могут включать – оплату билетов на самолет, поезд и автобус (экономический класс), горючего для автомобиля или его аренду, виз и страховок, проживания в гостинице, местные поездки по месту командирования. Only costs for staff and participants can be covered; Subsistence costs may be paid directly to travel agencies (i.e. the hotel) or to the persons (reimbursement sheets or pay slips); Только расходы штата проекта и участников могут оплачиваться; Суточные могут выплачиваться напрямую транспортным агентствам (или гостиницам) или персонально (по отчетам или чекам); 12

Travel costs/Командировочные расходы Costs may not exceed those normally borne by the Beneficiary or partner; Any flat-rate for the subsistence (Daily allowance, per diems) must be in accordance with national legislation and not exceed the rates set out in the project budget and published by the European Commission at the time of signing the contract. Расходы не могут превышать уровень, обычно выплачиваемый Бенефициаром или партнерами; Какие-либо фиксированные ставки для возмещения (суточные, per diems) должны соответствовать национальному законодательству и не могут превышать ставок, установленных в бюджете проекта, а также установленных Европейской Комиссией на момент подписания контракта. ems/index_en.htm 13

Travel costs/Командировочные расходы Supporting documents/ Подтверждающие документы: Invoice from travel agency, including proof of payment; Original transportation tickets (plane, train, boat), Boarding passes, Счета от транспортных агентств, включая подтверждение платежа; Оригиналы проездных билетов (самолет, поезд, корабль); Посадочные талоны; 14

Travel costs/Командировочные расходы Meeting or event related documents: agenda, list of participants, materials, pictures, organisation's internal documents (orders etc.) Документы, связанные со встречей или мероприятием: повестка, список участников, материалы, фотографии, внутренние документы организации (приказы и т.д.) NB! NB! Subsistence costs under Human resources may be paid to staff or to participants of seminars and conferences. Any subsistence cost to external experts has to be included in the contract of particular expert under Budget Heading 5Other costs and external services NB! NB! Расходы по статье «Человеческие ресурсы» могут выплачиваться штату проекта или участникам семинаров и конференций. Расходы внешних экспертов должны включаться в контракты по статье 5 15

Equipment and supplies/ Оборудование и закупки The purchase or rental of equipment and supplies (new or used) is eligible if it is specifically needed for the purposes of the project. The cost of related services, such as transportation or installation is also eligible. The costs have to correspond to market rates. Покупка или аренда оборудования (нового или бывшего в употреблении) приемлемы, если действительно необходимы для целей проекта. Стоимость сервиса, например транспортировка или установка, также приемлемы. Стоимости должны соответствовать рыночному уровню. 16

Equipment and supplies/ Оборудование и закупки All equipment must be procured according to the national legislation and PraG rules (rule of nationality and origin must be observed). Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules. NB! NB! The production equipment, which is used for the profit generation is not eligible under the Programme. Все оборудование должно приобретаться в соответствии с национальным законодательством и правилами PraG (должны соблюдаться правила национальной принадлежности и происхождения). Каждая единица оборудования должна соответствовать правилам информирования и визуализации. NB! NB! Производственное оборудование, используемое для извлечения прибыли неприемлемо для Программы. 17

Equipment and supplies/ Оборудование и закупки Supporting documents / Подтверждающие документы: Documents related to the award procedure, including a contract and a purchase order. They have to give evidence of the market rates (at least 3 proposals must be compared) Proof of delivery Документы, относящиеся к выбору поставщика, включая контракт и заказ на покупку. Они должны обеспечить подтверждение рыночных цен (должны сопоставляться, по крайней мере, 3 предложения) Подтверждение поставки 18

Equipment and supplies/ Оборудование и закупки Invoice from contractor and proof of payment Proof of origin For equipment and vehicles with the cost over per unit a certificate of origin must be provided. If unit cost on purchase is less than 5 000, tenderers must submit their own declaration. Счет от поставщика и подтверждение оплаты Подтверждение правила происхождения Для оборудования и транспортных средств стоимостью свыше 5000 Евро за единицу должен предоставляться сертификат происхождения. Если стоимость единицы менее 5000 Евро, поставщики должны предоставить свое собственное подтверждение. 19

Direct local office costs /Прямые расходы местного офиса Costs which are invoiced directly to the project - costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of a car used by the project on daily base) Расходы, которые выставляются непосредственно проекту – расходы местного офиса в случае, если отдельный офис арендуется для нужд проекта, офисные и транспортные расходы (аренда автомобиля, используемого проектом на посуточной базе) 20

Direct local office costs /Прямые расходы местного офиса The activity reports have to indicate which is the staff working in the local office and its tasks have to correspond to its cost. The cost has to be reasonable and according to the principle of efficiency. Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified. Отчеты о деятельности должны показывать, какой именно штат работает в местном офисе, и что его задачи соответствуют стоимости. Стоимость должна быть приемлемой и соответствовать принципу рациональности. Аренда отдельного офиса рассматривается как исключение и его необходимость должна быть ясно обоснована. 21

Direct local office costs /Прямые расходы местного офиса Supporting documents/ Подтверждающие документы: Documents related to the award procedure (procurement) Invoices from contractors and proof of payment Документы по процедуре тендеров (закупок) Счета от подрядчиков и подтверждение платежей The cost of the headquarters of the beneficiary and partners has to be financed through the administrative costs Расходы, связанные с главным/обычным офисом бенефициара и его партнеров должны финансироваться только по статье Административные расходы 22

Other costs and external services/ Прочие расходы и внешние услуги All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure, such as: Все услуги/ работы, предоставляемые по субконтрактам внешними подрядчиками, основываются на установленных публичных процедурах закупок Audit / Аудит Visibility activities / Мероприятия по визаулизации Bank services / Банковские услуги External experts / Внешние эксперты Other services / Прочие услуги 23

Other costs and external services/ Прочие расходы и внешние услуги The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other Бенефициару и партнерам проекта, а также ассоциированным участникам не разрешается заключать суб-контракты друг с другом 24

Other costs and external services/ Прочие расходы и внешние услуги Supporting documents/ Подтверждающие документы : Documents related to the award procedure Proof of delivery of services Invoices from contractors and proof of payment Документы, относящиеся к процедуре закупки Подтверждение предоставления услуг Счета от контрактора и подтверждение платежей 25

Other costs and external services/ Прочие расходы и внешние услуги Supporting documents / Подтверждающие документы : Materials published Proof of respect of the rules for visibility Additional specific to action documents Опубликованные материалы Подтверждение выполнения правил визуализации Дополнительные документы по конкретной деятельности 26

Infrastructure/ Инфраструктура Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure as well as supervision costs (according to national legislation). Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project Оплата работ и услуг по строительству, ремонту, установке инфраструктуры, а также стоимость надзора (в соответствии с национальным законодательством) Ивестиции, софинансируемые Программой должны быть направлены на общественное благо в ходе выполнения проекта, т.е. они не могут быть ограничены только партнерами проекта 27

Infrastructure/ Инфраструктура Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land Rule of nationality and origin must be respected for materials and supplies used for construction, but technics and tools are not subject for rule of nationality and origin Соответствующий партнер проекта должен быть владельцем земли и/или иметь права на строительстве на этой земле Правила национальной принадлежности и происхождения должны выполняться для материалов и поставщиков для строительства, однако техника и инструменты не требуют выполнения этих правил 28

Infrastructure/ Инфраструктура Supporting documents / Подтверждающие документы : Documents related to the award procedure Proof of infrastructure works completed Invoices from contractors and proof of payment Документы, относящиеся к процедуре закупок Подтверждение выполнения работ Счета от контракторов и подтверждение платежей 29

Infrastructure/ Инфраструктура Supporting documents / Подтверждающие документы : Proof of respect of the rules for visibility (on the sight) Proof of respect of the rule of nationality and origin (for materials) Подтверждение соблюдения правил визуализации ( на месте работ) Подтверждение соблюдения правил национальной принадлежности и происхождения (для материалов) 30

Administrative costs/ Административные расходы Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating, consumables, Internet costs…) Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget The flat rate does not need to be supported by accounting documents Косвенные административные расходы, обеспечивающие деятельность офиса (электричество, отопление, канцелярские расходы, Интернет…) Непрямые расходы приемлемы, если они не содержат расходов, относящихся к другим бюджетным статьям Если установлены фиксированные ставки, то они не требуют подтверждающих документов 31

In-kind/ Натуральная форма Unpaid voluntary work and use of the Beneficiarys and/or the project partners own premises for implementation of the project activities (max 10% from the total project budget and not exceed own funds). Unpaid voluntary work must be: essential to the project based on a written agreement Неоплачиваемая добровольная работа и использование собственных помещений Бенефициара и/или партнеров проекта для реализации мероприятий проекта (максимум до 10% от полной бюджета проекта и не превышая собственного вклада) Неоплачиваемая добровольная работа должна быть: Важной для проекта Основана на подписанном соглашении 32

In-kind/ Натуральная форма proved by timesheets indicating the hours worked for the project and signed by the volunteer and his/her supervisor minimum monthly or hourly official national net salary level is followed when calculating the value of in-kind contribution Должна подтверждаться рабочими табелями проекта, подписанными волонтерами и их руководителем Должен соблюдаться уровень минимальной месячной или почасовой оплаты при расчете стоимости натурального вклада If using own premises – organisations order must be prepared, stating general rent cost for the premises. При использовании собственных помещений – должен быть утвержден приказ организации, устанавливающий общую стоимость аренды для этих поммещений. 33

Supporting documents/ Подтверждающие документы 34 Yes/No Proof of procurement procedures such as tendering documents, bids from tenderers and evaluation reports Proof of commitments such as contracts and order forms Proof of delivery of services such as approved reports, time sheets, transport tickets, proof of attending seminars, conferences and training courses (including relevant documentation and material obtained, certificates), etc Proof of receipt of goods such as delivery slips from suppliers Proof of completion of works, such as acceptance certificates Подтверждение процедур закупок, такие как тендерные документы, предложения участников и отчеты об оценке Подтверждение выполнения, такие как контракты и формы заказов Подтверждение предоставления услуг, такие как утвержденные отчеты, рабочие табели, проездные документы, подтверждение участия в семинарах, конференциях и тренингах (включая полученные документы, сертификаты,...) Подтверждение получения товаров, такие как квитанции о доставке от поставщиков Подтверждение выполнения работ, такие как акт приемки/ сертификат

Supporting documents/ Подтверждающие документы 35 Proof of purchase such as invoices and receipts Proof of payment such as bank statements, debit notices, proof of settlement by the contractor Proof that taxes and/or VAT that have been paid cannot actually be reclaimed For fuel and oil expenses, a summary list of the distance covered, the average consumption of the vehicles used, fuel costs and maintenance costs Подтверждение покупки, такие как счета и квитанции Подтверждение платежа, такие как банковское подтверждение, выписка со счета, подтверждение со стороны контрактора Подтверждение, что уплаченные налоги и/или НДС не могут быть возмещены Для расходов на топливо: сведения о расстоянии, среднем потреблении топлива использованным транспортом, стоимость топлива и обслуживания

Supporting documents/ Подтверждающие документы 36 Yes/No Staff and payroll records such as contracts, salary statements, time sheets, details of remuneration paid, duly substantiated by the person in charge locally, broken down into gross salary, social security charges, insurance and net salary. Proof of rules of nationality and origin Документы по персоналу, такие как контракты, платежные ведомости, рабочие табели, выплаченные возмещения, подтвержденные уполномоченным лицом, с разбиением между общим начислением, социальными и страховыми отчислениями, и чистой зарплатой Подтверждение выполнения правил национальной принадлежности и происхождения

Contingency reserve/ Непредвиденные расходы The contingency reserve can only be used in case of unforeseeable circumstances and with the written authorisation of the Joint Managing Authority. Резерв на непредвиденные расходы может использоваться только в случае непредвиденных обстоятельств и после письменного одобрения Совместного Управляющего Органа 37

10% rule/ Правило 10% Up to 10% of the project's total budget can be spent for implementation of the project soft activities outside the Programme area: Costs have to be clearly indicated, specified and justified in reports До 10% полного бюджета проекта может быть потрачено для выполнения «мягких мероприятий» проекта вне территории Программы: Стоимости должны быть четко обозначены, описаны и обоснованы в отчетах 38

Double financing/Двойное финансирование No single project and activity may be financed by more than one European Community grant The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financing Не один проект и мероприятие не могут финансироваться более, чем одним грантом Европейского Сообщества Деятельность проекта, дуплицируемая с уже финансировавшейся каким-либо фондом ЕС, международным, национальным, региональным и/или местным фондом, неприемлема - это рассматривается как двойное финансирование 39

JTS contacts Thank You for Your attention! Phone: Address: Ausekla Str. 14-3, Riga 40