Содержательный отчет: рекомендации по составлению Narrative reporting: good practices. Семинар для аудиторов 16 мая 2012 г. Псков Joint Technical Secretariat

A contractual obligation designed to -inform the JMA on progress in project implementation; -request further pre-financing or the payment of the balance -request further pre-financing or the payment of the balance. 2 Что такое содержательный отчет? What is narrative reporting? Обязательство по контракту, обеспечивающее -информирование Совместного Управляющего Органа (СУО) о ходе реализации проекта; -запрос очередного авансового платежа или последней балансовой выплаты -запрос очередного авансового платежа или последней балансовой выплаты.

A monitoring tool to ensure reliable, relevant and timely information about activities, outputs and outcomes of the project. A communication tool that – if report is jointly agreed – allows all partners -to be aware of each others activities, joint project results; -to communicate externally with one voice. 3 Для чего нужен отчет? Why to report? Инструмент мониторинга, гарантирующий наличие надежной, релевантной, и своевременной информации о мероприятиях, продукте и результатах проекта. Средство коммуникации, позволяющее партнерам –при условии, что отчет согласован внутри партнерства – -быть в курсе работы партнеров и общих результатов; -выступать в рамках единого информационного поля.

Общие требования – 1 General provisions The narrative report must support and demonstrate the eligibility of costs included in the financial report! Reporting should cover the whole of the project, not only the part financed by the grant; Though the Beneficiary is responsible for submission of reports, ALL partners must input to project reporting; 4 Содержательный отчет должен давать обоснование расходам, представленным в финансовом отчете и демонстрировать их приемлемость! Отчет должен охватывать весь проект, а не только часть, оплачиваемую средствами гранта; Несмотря на то, что Бенефициар отвечает за подачу отчетов, ВСЕ партнеры должны сделать вклад в разработку отчета.

Общие требования – 2 General provisions The framework for narrative reporting is set forth in Article 4 Narrative and Financial Reporting and complemented by Article 2 Obligation to provide information and financial and narrative Report and Article 15 Payment and interest on late payment of General Conditions to Grant Contract; Templates for reporting are provided in Annex VI of Grant Contract; Both interim and final reports consist of narrative and financial components integrated in one document. 5 Содержательный отчет регулируется Ст.4 «Содержательная и финансовая отчетность», а также Ст.2 «Обязательство по предоставлению информации и финансового и содержательного отчета» и Ст.15 «Оплата и проценты на просроченный платеж» Общих условий по Грант- контракту; Образцы отчетов даны в Приложении VI к Грант-контракту; Промежуточный и финальный отчеты представляют собой единый документ, состоящий из содержательной и финансовой частей.

Reporting scheme set forth in the Article of Special Conditions to Grant Contract depends on the payment option applicable to the project. Option 1 (18 months AND EUR ,00); Option 2 (18 months [max 36 months] OR EUR ,00). Report is submitted to JTS – by post in paper version, and – by to responsible Project Manager. 6 Когда и кому подавать отчет? When and whom to report? Схема отчетности оговорена в Статье Специальных условий к Грант-контракту. Она зависит от варианта выплат, применимых к проекту. Опция 1 (18 мес. И евро); Опция 2 (18 мес. [макс. 36 мес.] ИЛИ евро). Отчет отправляется в СТС – по почте в бумажном варианте, и – эл. почтой Менеджеру Проекта.

7 План-график отчетности. Опция 1 Timeline of reporting. Option 1 Время Report / ОтчетRequest for payment / Запрос на платеж Expenditure Verification Report / Аудит. заключение Interim Report Промежут. отчет Yes / ДаNo / Нет Final Report Финальный отчет Yes / Да (балансовый платеж) (balance payment) Yes / Да Период реализации проекта Финал. отчет Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) Действие Грант-контракта (ГК) КОНЕЦ (предварит. приемка материалов и работ) Промежут. отчет (по требованию) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес. Расходы неприемлемы Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ)

8 План-график отчетности. Опция 2 Timeline of reporting. Option 2 Report / ОтчетRequest for payment / Запрос на платеж Expenditure Verification Report / Аудит. заключение Interim Report … Промежут. отчет… Yes / Да Interim Report … Промежут. отчет… No / Нет Final Report Финальный отчет Yes / Да балансовый платеж balance payment Yes / Да Время Период реализации проекта Финал. отчет Действие Грант-контракта (ГК) Промеж. отчет 2 Промеж. отчет … Расходы неприемлемы Промеж. отчет 1 N мес. 6 мес. Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) КОНЕЦ (предварит. приемка материалов и работ) Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес.

Beneficiary : Contents of narrative report is a consolidated input of all project partners. Compulsory form attached to Grant Contract (Annex VI) serves to submit narrative report to the Programme. Project partners have no standard form for narrative reporting. They may follow: same structure as in Annex VI; any template developed and agreed within the partnership. Содержательный отчет – 1 Narrative report 9 Бенефициар : Содержательный отчет – это консолидированный вклад каждого из партнеров проекта. Обязательная отчетная форма (Приложение VI к Грант-контракту) используется для подачи отчета в Программу. У Партнеров проекта нет обязательной формы содержательного отчета. Они могут использовать: ту же структуру, что и в Приложении VI ; любую другую форму разработанную и согласованную партнерством.

Минимальная необходимая информация, которую каждый партнер должен представить в промежуточном и/или финальном содержательном отчет: The minimum information each partner should include into interim and/or final narrative report: 10 A description of all activities carried out and all outputs (materials, etc.) produced during the reporting period; An assessment of the results of the activities during the reporting period; A list of all contracts (services, supplies and works) awarded above EUR ; A description of fulfillment of visibility and communication requirements with relevant attachments (such as copies of publications); Information, which allows the Programme (and external assessors) to evaluate the project impact. Описание всех проведенных мероприятий и всех полученных продуктов (материалы и т.д.) за отчетный период; Оценка результатов мероприятий, проведенных за отчетный период; Список всех заключенных контрактов (на услуги, поставки материалов, произведение работ), сумма каждого из которых превышает евро; Описание мер по выполнению требований к визуальному сопровождению и внешним коммуникациям по проекту с релевантными приложениями (копии публикаций); Информация, позволяющая Программе (и внеш. экспертам) оценить влияние проекта на заявленную проблему. Содержательный отчет – 2 Narrative report

Спасибо за внимание! 11 Совместный Технический Секретариат Narrative report