Financial Management of projects Финансовый менеджмент проектов Applicant seminar/ Семинар для соискателей Joint Technical Secretariat / Совместный Технический Секретариат 2nd Call of Proposals / 2-ой конкурс заявок

Project partner financing / Финансирование проекта партнёром 2 At least 10% of the total eligible project budget has to be contributed by the Applicant and project partners (at least 10% for each partner) Programme (90%) Программа Partner (10%) Партнер Total partner budget (100%) Полный бюджет партнера Не менее 10% общего бюджета проекта должно финансироваться Заявителем и партнёрами (не менее 10% общего бюджета каждого партнёра)

Project partner SMEs financing / Финансирование проекта партнёром МСП 3 Private partners - max co-financing from the Programme 50% of the total eligible costs for respective project partner Programme (50%) Программа Partner (50%) Партнер Total partner budget (100%) Полный бюджет партнера Финансирование партнёра-МСП со стороны программы - не более 50% общего бюджета партнёра

Project co-financing / Софинансирование проекта There are three types of partners co-financing possible – contribution in kind, own funds (cash) and state budget contribution (if relevant) Возможны 3 типа софинансирования со стороны партнеров – вклад в натуральной форме, собственные средства (денежные средства) и вклад государственного бюджета (если применимо) 4

Project co-financing / Софинансирование проекта In kind = unpaid voluntary work and use of the Applicants and/or the project partners own premises for implementation of project activities (max 10% and not exceed own funds) Взнос в натуральной форме = неоплачиваемая добровольная работа и использование для выполнения деятельности проекта СОБСТВЕННЫХ помещений бенефициара и/или партнёров проекта (не более 10% общего бюджета проекта и не более объёма софинансирования проекта) 5

Project financing / Финансирование проекта 6 TOTAL project budget Полный бюджет проекта PP1 (PROG 90%+PF 10%) ПП1 (ПРОГР 90% + ФП 10%) PP2 (PROG 90%+PF 10%) ПП2 (ПРОГР 90% + ФП 10%) PP3-SME(PROG 50%+PF 50%) ПП3 (ПРОГР 50%+ФП 50%) PP4 - SME (PROG 50%+PF 50%) ПП4 (ПРОГР 50%+ФП 50%)

Project budget/ Бюджет проекта Budget should be realistic and cost-effective Project and implementing partners can not make a profit Budget should include all project costs, not only programmes contribution Бюджет должен быть реалистичным и экономически эффективным Проект и выполняющие его партнеры не могут получать прибыль Бюджет должен включать все затраты проекта, не только вклад Программы 7

Project budget/ Бюджет проекта Budget should be developed with input from all partners Only costs necessary for project implementation are eligible (no preparatory costs) Бюджет должен разрабатываться с участием всех партнеров Только затраты необходимые для выполнения проекта, являются приемлемыми (не включая затрат на подготовку) 8

Payment amount / Размер платежей Initial pre-financing duration of the project does not exceed 18 months and if the grant does not exceed 300,000 EUR - maximum 40% of the grant duration of the project exceeds 18 months or if the grant exceeds 300,000 EUR -40% of the grant forecast budget for the first 12 months of the project Первый авансовый платеж для проектов продолжительностью не более 18 месяцев и размером гранта не более 300,000 EUR – максимум 40% объёма гранта для проектов продолжительностью более 18 месяцев или с грантом размером более 300,000 EUR – максимум 40% объёма бюджета, запланированного на первые 12 месяцев проекта 9

Payment amount / Размер платежей Further pre-financing instalment – together with initial pre- financing not exceed 80% of the project grant Balance payment – not exceed 20% of the project grant Следующий авансовый платёж – вместе с первым авансовым платежом не должен превышать 80% гранта Окончательный расчёт – не более 20% гранта 10

Payment procedure / Порядок платежей Payments will be transferred to the account of the Beneficiary (also for futher transfers to the project partners): 11 Initial pre-financing – in 45 days after signing the Grant Contract Further pre-financing instalments – 45 days after interim report and payment request is approved by the JTS Balance payment - 45 days after approval of the Final Report (to be considered in the liquidity management)!

Payment procedure / Порядок платежей Платежи будут переведены на счет Бенефициара (в том числе для дальнейшего перевода партнерам проекта): 12 Первый авансовый платеж – в течение 45 дней после подписания Контракта на грант Следующие авансовые платежи – 45 дней после утверждения СТС Промежуточного отчета и запроса на платеж Балансовый платеж – 45 дней после утверждения Заключительного отчета (нужно учесть в управлении ликвидностью)!

Eligible periods / Приемлемость затрат по срокам Only costs made during the project implementation period (after contract will be signed and started frоm project starting date) are eligible Приемлемы только затраты, произведённые в период действия контракта на выполнение проекта (после подписания контракта, и начиная с даты начала выполнения проекта): 13

Eligible periods / Приемлемость затрат по срокам The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report Preparatory costs (expenditures before project starting date) are ineligible Единственное исключение – затраты, относящиеся к подготовке финального отчёта, проведению проверки расходов и оценке проекта, которые могут быть совершены до даты представления финального отчёта Подготовительные затраты (произведённые до начала реализации проекта) неприемлемы 14

Main eligibility rules / Критерии приемлемости затрат In order to be eligible, costs have to be: Shown in the approved AF Comply with the visibility requirements Necessary for the implementation of the project Чтобы быть приемлемыми затраты должны быть: Указаны в утверждённой Полной Форме Заявки Соответствовать требованиям визуализации Программы Необходимы для выполнения проекта 15

Main eligibility rules / Критерии приемлемости затрат Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management Идентифицируемые и поддающиеся проверке, обязательно регистрируемые в бухгалтерском учёте Произведённые в соответствии с процедурами проведения закупок Разумные, обоснованные и соответствующие критериям надежного финансового менеджмента 16

Main budgetary principles / Основные бюджетные принципы The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiency and effectiveness The principle of economy requires that the resources used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price Бюджет проекта должен соответствовать принципам экономичности, рациональности и эффективности Принцип экономичности требует, чтобы ресурсы используемые организацией для выполнения мероприятий, были доступны в нужное время, в необходимом количестве и качестве и по лучшей цене 17

Main budgetary principles / Основные бюджетные принципы The principle of efficiency is concerned with the best relationship between resources employed and results achieved The principle of effectiveness is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended results Принцип рациональности связан с лучшим соотношением между затраченными ресурсами и достигнутыми результатами Принцип эффективности состоит в достижении поставленных конкретных целей и получении необходимых результатов 18

10% rule / Правило 10% Up to 10% of the project's total budget can be spent for implementation of the project soft activities outside the Programme area: Costs have to be clearly indicated, specified and justified in the Application approved by the JMC До 10% общего бюджета проекта могут быть потрачены на не инвестиционные («мягкие») мероприятия вне зоны действия Программы: Эти затраты должны быть ясно описаны, подробно детализированы и обоснованы в Полной Форме Заявки, утвержденной СУК 19

10% rule / Правило 10% These costs are indicated in the Worksheet XIV of the Application Form under Budget Heading 2 Travel costs and Budget Heading 5 Other costs and external services Эти затраты указываются в Листе XIV Формы заявки в Бюджетной статье 2 «Командировочные расходы» и в статье 5 «Прочие расходы и внешние услуги» 20

Budget lines (cost categories) / Статьи бюджета Human resources / Человеческие ресурсы Travel costs / Командировочные расходы Equipment and supplies/ Оборудование и закупки Direct local office costs / Прямые расходы местного офиса Other costs and external services / Прочие расходы и внешние услуги Infrastructure/ Инфраструктура In kind/ Натуральный вклад Administrative costs / Административные расходы Contingency reserve/ Резерв непредвиденных расходов 21

Taxes, VAT / Налоги, НДС Taxes are ineligible costs (except employment taxes, social security charges) VAT is ineligible (except if Beneficiary and/or the project partner(s) cannot reclaim it) Налоги являются неприемлемыми затратами (за исключением налогов на работающий персонал, социальные начисления) НДС является неприемлемым (за исключением случая, когда Бенефициар и/или партнер проекта не могут обратиться за его возмещением) 22

Taxes, VAT / Налоги, НДС VAT that is recoverable by whatever means cannot be considered as eligible, even if it is not actually recovered by the Beneficiary or the project partner(s) (Beneficiary or the partner who could officially recover the VAT has decided not to do it) НДС, который является возмещаемым тем или иным образом, не может рассматриваться как приемлемый, даже если в действительности он не получен Бенефициаром или партнером(ами) проекта (Бенефициар или партнер, которые официально могли бы получить возмещение НДС, решили не делать этого) 23

Procurement / Закупки Beneficiaries and project partners must follow Annex 8.3. to the Guidelines (available at Programmes homepage) + Russian Federation – NGOs & SMEs have to follow Chapters 2, 3, 4 and 5 of PRAG, other organisations shall use the national public procurement regulation of Russia Бенефициары и партнеры проекта обязаны следовать Приложению 8.3. к Руководству (доступно на сайте Программы) + В Российской Федерации – НГО и МСП должны следовать разделам 2, 3, 4 и 5 ПРАГ, другие организации должны применять национальные правила закупок в России 24

Procurement / Закупки Republic of Estonia and the Republic of Latvia – in accordance with national public procurement legislation, irrespective of their legal status, as compliant with Community directives applicable to procurement procedures В Республике Эстония и Республике Латвия – в соответствии национальным законодательством публичных закупок, в не зависимости от юридического статуса, в полном соответствии с Директивами Сообщества, применяемыми к процедурам закупок 25

Revenue / Доходы Any such interest or benefits accruing from the pre- financing shall be assigned to the project and deducted from the final payment Grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the Beneficiary or the project partner(s) Процентные начисления или доходы, полученные от авансового финансирования, должны быть отнесены к средствам проекта и вычтены при заключительном платеже Гранты не могут преследовать цели или иметь результатом извлечение прибыли для Бенефициара или партнеров проекта 26

Double financing / Двойное финансирование No single project and activity may be financed by more than one European Community grant The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financing Не один проект и мероприятие не могут финансироваться более, чем одним грантом Европейского Сообщества Деятельность проекта, дуплицируемая с уже финансировавшейся каким-либо фондом ЕС, международным, национальным, региональным и/или местным фондом, неприемлема - это рассматривается как двойное финансирование 27

Use of euro / Использование Евро Payments to the project will be made only in Euro The expenditure in national currency (other than Euro) must be converted into Euro at the rate made up by the average of the rates published in InforEuro for the months covered by the relevant report Any exchange losses are not eligible costs Платежи проектам осуществляются только в Евро Расходы в национальной валюте (отличной от Евро) должны пересчитываться в Евро по среднему курсу, полученному из курсов на сайте InforEuro для тех месяцев, которые попадают в отчетный период Любые потери при конвертации являются неприемлемыми 28

Project accounts / Учёт расходов проекта Beneficiary and all partners must maintain a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions related to the project without prejudice to national accounting rules Accounts and expenditures must be easily identifiable and verifiable Для учёта расходов проекта Бенефициар и партнёры должны ввести отдельную бухгалтерскую систему или систему кодирования расходов проекта, соответствую- щую национальным правилам бухгалтерского учёта Расходы должны быть легко идентифицируемыми и поддающимися проверке 29

Financial manager / Финансовый менеджер In order to assure professional financial management, an experienced financial manager is to be appointed or subcontracted. The project implementation system should guarantee clearly identifiable costs and outputs of the project, proper and orderly payments and handling of the grant. Для обеспечения профессионального финансового менеджмента, должен быть назначен или нанят профессиональный финансовый менеджер. Установленная система реализации проекта должна обеспечивать четкую идентификацию расходов и результатов проекта, надлежащие и упорядоченные платежи, и обращение с грантом. 30

JTS contacts / Контакты СТС / Эл. почта: Phone/ Телефон: