Как заполнить Заявку? (How to fill in the Full Application Form?) Совместный Технический Секретариат 21 августа 2012, Псков

Full Application Form (FAF) Follow instructions and guidance as they reflect the requirements to FAF; Complete and clear information FAF is locked – damaged file will be rejected; Reliable contact details. 2

Полная конкурсная заявка (Заявка) Следуйте инструкциям и подсказкам – они помогут учесть требования к Заявке; Полная и понятная информация; Заявка защищена – взломанный файл будет снят с конкурса; Надежная контактная информация. 3

Legend of fields ERROR! appears if not filled Before submission: ensure that there are no errors in the FAF 4 RedHeadings/subheadings YellowFields with information BlankFields filled by the applicant GreenFields with the drop-down menues BlackFields filled in by the JTS Blue Fields filled in automatically by formulas and links

Условные обозначения в Заявке ERROR! знак появляется если поле не заполнено Перед подачей Заявки убедитесь в отсутствии ошибок! 5 КрасныйЗаголовки/подзаголовки ЖелтыйИнформация Без цветаПоле заполняется заявителем ЗеленыйВыбор из списка СерыйЗаполняется СТС ГолубойАвтоматически заполняемые разделы

Структура Заявки 6 I Worksheet Project Description / ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА II-VI Worksheets Activity Packages / ГРУППЫ МЕРОПРИЯТИЙ VII Worksheet Project Time Plan / ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА VIII Worksheet Project Applicant / ЗАЯВИТЕЛЬ ПРОЕКТА IX Worksheet Project Partners / ПАРТНЕРЫ ПРОЕКТА X Worksheet Logical Framework / ЛОГИЧЕСКАЯ МАТРИЦА Бюджет XI Worksheet Sources Of Funding / ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ XII Worksheet Project Budget / БЮДЖЕТ ПРОЕКТА XIII Worksheet Budget Per APs / БЮДЖЕТ ПО ГР. МЕРОПРИЯТИЙ XIV Worksheet Budget Per Partner / БЮДЖЕТ ПО ПАРТНЕРАМ XV Worksheet Declaration / ДЕКЛАРАЦИЯ XVI Worksheet Associates / АССОЦИИРОВАННЫЕ ЧЛЕНЫ XVII Worksheet Checklist / КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ «Worksheet» – раздел Заявки

Worksheet I – 1 1. Project description: summary of the project location partnership (no partners can be added/dropped out) associates (can be added the maximum of 5) 2. Relevance of the Project: Overall vs. Specific objectives Final beneficiaries vs. Target Groups capacity of partnership to manage the project identification of actual cross-border component and justification a real need for cross-border cooperation explanation of relevance to national/EC policies 7

Раздел I – 1 1. Описание проекта: «выжимка» о проекте место реализации проекта партнерство (удалять и/или принимать новых партнеров запрещено) ассоциированные члены (можно включить до 5 организаций) 2. Актуальность проекта: общие цели vs. конкретные задачи конечные бенефициары vs. целевые группы возможности партнерства реализовать проект наличие «приграничного» компонента в проекте и обоснование реальной необходимости приграничного сотрудничества связь проекта с национальными программами и политикой ЕС 8

3. Methodology: how the project will be implemented to hit the project objectives and achieve results outline the advantages and relevance of operational and financial management 4. Sustainability Indication and brief analysis of risks Sustainability and continuation of the initiatives/results after project lifetime Compliance with the Concept Note! 9 Worksheet I – 2

3. Методика: как реализовать проект, чтобы достичь целей и получить запланированные результаты преимущество и актуальность выбранных методов управления проектом (финансы и содержание) 4. Устойчивость: перечисление и краткий анализ рисков устойчивость и продолжение инициатив/результатов проекта после его окончания Соответствие Краткому описанию проекта! 10 Раздел I – 2

Worksheets II-VI – 1 Activity Packages Thematical grouping Activity Packages (AP) 1 and 2 are predefined! AP1 - Management and coordination AP2 information and visibility AP3, AP4, AP5 grouped by content! (not by time or budget headings!) 11

Разделы II-VI – 1 Группы мероприятий Группировка по тематике Группы мероприятий (ГМ) 1 и 2 одинаковы и обязательны для всех ГМ1 Управление и координация ГМ2 Информационное и визуальное обеспечение ГМ3, ГМ4, ГМ5 формируются по содержанию! (не по времени и не по разделам бюджета!) 12

Worksheets II-VI – 2 13 Product, event, service, action, etc. as such; What directly comes out of planned activity. outputs Consequence of the output; Something that the output/set of outputs led to or allowed achieving. results change altogether afterHow achieved outputs and results influence (change) the targeted problem, or groups of people, or place, or altogether during and after the project lifetime. long term impact Plan as clear and detailed as possible; Count the outputs; Provide estimations (e.g. not less than XX people, maximum of XX training sessions, etc.) quantification

Разделы II-VI – 2 14 Продукт, событие, услуга, мероприятие и пр., как таковые; Прямой результат запланированной деятельности. «Продукт» (outputs) Последствия произведенных действий; Что-либо, что «продукт»/комплекс «продуктов» позволил достичь. Результат (results) изменяют на все сразуКак полученные «продукты» и результаты влияют (изменяют) на проблему, группы людей, место или на все сразу в течение и после окончания проекта. Долгосрочное влияние (long term impact) Детализация и четкость планирования; Посчитайте «продукты»; Покажите предварительные подсчеты (например,не менее XX человек, макс. XX тренингов, etc.) Количественная оценка (quantification)

Worksheet VII Indicative project implementing TIME PLAN All activities should be listed in accordance with Activity Packages. Project time planning principle: Year 1 (12 months) on a monthly basis; Year 2 (rest of months) on a quarterly basis. Month 1 is when the project starts (Month 1 January) Distinguish between preparation (P) and implementation (I), (choose from dropdown list). Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2, P3, etc.). Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified. Respect Eligibility Criterion 4 proposed duration of the project does not exceed 24 months and 31 December

16 Раздел VII Ориентировочный ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА Все мероприятия должны быть включены в план в соответствии Группами Мероприятий. Принцип планирования: Год 1 (12 мес.) помесячно; Год 2 (остаток срока) поквартально. Месяц 1 – это месяц, в котором стартовал проект (Мес.1 январь) Различайте следующие стадии: подготовка (P) и реализация (I) (выбирается из списка) Исполнитель: перечислите всех вовлеченных партнеров! (например, P1, P2, P3, и т.д.). Длительность мероприятия (как P, так и I) должна быть адекватной и обоснованной. Критерий приемлемости 4 «предлагаемый проект не превышает длительность в 24 мес. и срок реализации до 31 декабря 2014

Worksheet VIII Project Applicant Lead Partner principle. Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). Demonstrate capacity to successfully implement the project: project financial and operational experience experience in similar projects (by topic, by scale) resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project Legal information on Applicant organisation: Financial information for 3 previous years. paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list) Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! Applicant signs the Partnership Statement! 17

Раздел VIII Заявитель в проекте Принцип Ведущего Партнера. Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера (также м.б. на субподряде). Продемонстрируйте свой потенциал успешно реализовать проект: опыт финансового и оперативного управления опыт в аналогичных проектах (по тематике, по масштабу) ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые планируется подключить для реализации проекта Официальная информация об организации-заявителе: финансовая информация за 3 предыдущих года. оплачиваемый персонал и волонтеры (выберите из списка) Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены соответствующие разделы заявки! Заявитель подписывает справку о подтверждении партнерства (Partnership Statement)! 18

Worksheet IX Project Partners Complete the information for all involved partners. Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to start the partnership. Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as detailed and clear as possible): availability of financial resources to finalise the project (!!!) ; role played in preparation of the project proposal, and expected role in implementation; competences of partner relevant to the project idea, management, scale, etc. resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! All partners sign the Partnership Statement! 19

Раздел IX Партнеры проекта Необходимо предоставить информацию обо всех партнерах. Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера (также м.б. на субподряде). Напишите об истории сотрудничества. Если партнерство новое, – обоснуйте причины его создания. Продемонстрируйте свой потенциал к успешной реализации проекта: (опишите как можно более понятно и детально): наличие финансовых ресурсов для завершения проекта (!!!); роль в разработке проекта и роль в его реализации; компетенции партнера, значимые для идеи и масштаба проекта, управления проектом и т.д. ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые планируется подключить для реализации проекта Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены соответствующие разделы заявки! Все партнеры подписывают справку о подтверждении партнерства (Partnership Statement)!! 20

Worksheet X Logical Framework (Logframe) Current EC approach: project development and implementation is Logframe based (not AP based) Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR ,00. More details on Logframe are available at ( How to Apply Seminar Downloads "Project Management Cycle" ) 21 Overall and specific objectives Expected results Activities Compliance with Worksheet I Quantification Objectively verifiable indicators of achievement Set of indicators to demonstrate/prove to which extent results were (not) achieved. Means of verification Sources of information and material evidences to support indicators Assumptions Ensure effectiveness Foresee advantages Detect and manage possible risks

Раздел X Логическая матрица («Логфрейм») Подход Еврокомиссии: разработка и реализация проекта основана на Логфрейме, а не на группах мероприятий. Обязателен, если запрашиваемый Грант превышает 100 тыс. евро. Более подробно о Логфрейме на сайте Программы (How to Apply Seminar Downloads "Project Management Cycle") 22 Общие цели и конкретные задачи, ожидаемые результаты, мероприятия Соответствие описанию проекта (Раздел I) Количественная оценка Достоверные показатели результативности Набор показателей, демонстрирующих / доказывающих, в какое мере результаты были (не) достигнуты. Свидетельства достоверности показателей Источники информации и фактические свидетельства по индикаторам. Допущения Гарантировать эффективность Прогнозировать преимущества Выявлять риски и управлять ими

Worksheet XI Expected sources of funding Start filling the budget with Worksheet XIV! Sources and amounts to be identified for each partner Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1 and max grant EUR ) Min 10% partners own co-financing: in-kind (1) max 10% of total eligible costs, (2) cannot exceed own contribution to project in-cash state budget (depends on state) 23

Раздел XI Планируемые источники финансирования Начните работать с бюджетом с Раздела XIV! Источники финансирования и суммы должны быть определены для каждого партнера Макс. сумма Гранта Программы – 90% (для МСП 50% только Приоритет 1; макс сумма гранта -200 тыс. евро) Минимум 10 % - собственное финансирование партнера: «вклад в натуральной форме» (1) макс. 10% от бюджета, (2) не может превышать собственный финансовый вклад финансовый вклад гос. средства (только для Латвии) 24

Worksheet XII Total Budget for the Project Includes (1) total costs for all years and (2) costs for Year 1. Will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are complete. What should be added manually: forecasted costs by total of Budget Headings* for Year 1. NB: Project duration below 12 month – automatic fill only! * See Worksheet XIV 25

Раздел XII Общий бюджет проекта Включает (1) общие расходы за весь период реализации проекта и (2) расходы на Год 1. Заполняется автоматически после того, как будут заполнены другие разделы. Что необходимо добавить самостоятельно: прогноз расходов по разделам бюджета* на Год 1. NB:Если срок проекта меньше 12 месяцев, - данный раздел заполняется только автоматически! * см. Раздел XIV 26

Worksheet XIII Budget per Partner and Activity Packages Information should match with other budget tables: Worksheets XI, XII and XIV. Costs are to be arranged by Activity Packages (Worksheets II-VI) by the Applicant/partners. No ERROR! accepted! 27

Раздел XIII Бюджет по партнерам и по группам мероприятий Данные должны совпадать с теми, которые представлены в Разделах XI, XII и XIV. Расходы должны быть сгруппированы по группам мероприятий (Разделы II-VI) и по партнерам Заявки с маркером ERROR! могут быть не приняты к рассмотрению! 28

Worksheet XIV Budget per Partners Start filling the budget from this Worksheet! Budget items are parts of total eligible costs of the project. Plan the budget items carefully – rows are limited! No lump sums! Pre-filled budget items are examples – replace with actual lines Units for cost items (month, trip, contract, person, km, litres, etc.) should be simple, indivisible and reflect actual item 29

Раздел XIV Бюджет по партнерам Начните работать с бюджетом с этого раздела! Статьи бюджета – это часть совокупности приемлемых расходов проекта. Тщательно планируйте статьи бюджета – количество строчек в заявке ограничено! Избегайте агрегированных расходов! Названия статей в заявке – всего лишь примеры. Замените их актуальными статьями расходов. Единицы измерения расходов (мес., билет, контракт, чел., км, литры и т.д.) должны быть простыми и отражать реальные затраты. 30

Worksheet XV Declaration by the Applicant Lead partner principle! Applicant fills in the Declaration. Declaration should be signed by an authorised representative of Applicant organisation. (!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by legislation – put STAMP NOT APPLICABLE) By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the Applicant undertakes responsibility for project and confirms compliance of partners with requirements set in the GfGA 31

Раздел XV Декларация заявителя Принцип ведущего партнера! Заявитель заполняет Декларацию. Декларация должна быть подписана уполномоченным представителем организации-заявителя. (!!!) ПЕЧАТЬ должна быть поставлена!!! (если печать не предусмотрена законодательством – укажите, что «печати не имеется») Подписывая (и ставя печать) Декларацию, Заявитель берет на себя обязательства по проекту и подтверждает, что партнеры соответствуют требованиям Программы, изложенным в Руководстве для заявителей 32

Worksheet XVI Associates Information Complete the information for all associates (max 5). Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to make organisation(s) associated with project. Demonstrate the relevance of associate(s) to project: role and involvement in preparation and implementation of project; advantages and experience of associate(s) relevant to project. 33

Раздел XVI Информация об ассоциированных членах Необходимо предоставить информацию обо всех (максимум 5) ассоциированных членах Напишите об истории сотрудничества. Если ее пока нет, то обоснуйте причины включения данной организации в ассоциированные члены. Продемонстрируйте значимость ассоциированных членов для проекта: роль в разработке проекта и роль в его реализации; значимые для проекта сильные стороны и опыт ассоциированных членов. 34

Worksheet XVII Checklist After the Full Application Form is filled and ready for submission, check that it complies with the criteria listed in the table! 35

Раздел XVII Контрольный лист После заполнения полной конкурсной заявки и подготовки ее к подаче, проверьте конкурсный пакет на соответствие критериям, представленным в таблице! 36