ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ УЧЁТ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Пермский филиал КГАПОУ «Краснокамский политехнический техникум» Выполнила: Елькина Анастасия Азатовна Группа: 32 Профессия: Архивариус Руководитель: Васюкова Любовь Анатольевна

Цели работы: 1. Изучить особенности создания и оформления деловых писем. 2. Рассмотреть основные учетные документы в архиве предприятия и правила их заполнения. Для достижения целей поставлены задачи: Изучить нормативно-правовые документы по темам; Рассмотреть порядок оформления и составления основных видов писем; Изучить учетные документы архива, основные требования к ведению учета.

организационная информационная юридическая коммуникативная воспитательная

По функциональному признаку Письма, требующие ответа письмо-просьба, обращение, предложение, представление, запрос, письмо-требование и др. Письма, не требующие ответа напоминание, письмо- приглашение, подтверждение, отказ, сопроводительное письмо, извещение, гарантийное, информационное Классификация писем

По тематическому признаку Деловая корреспонденция переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия Коммерческая корреспонденция переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции предприятия Классификация писем

Требования к оформлению писем складываются: - из требований, оговоренных нормативными документами; - из норм и правил русского языка; - из учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние лет; -из норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Требования к письму: -письма оформляют на бланках с угловым расположением постоянных реквизитов; -используются бланки формата А4 и А5 (если письмо не превышает 7-8 строк; -стиль текста – официально-деловой; -подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции; - текст писем должен излагается грамотно, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; - текст письма в необходимых случаях должен иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Принципы учета централизация унификация динамичность полнота достоверность

Нормативные основы учета документов в архивных учреждениях РФ Федеральный Закон 125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года 11; «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением Коллегии Росархива от г.; « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждены приказом Министерства культуры РФ от (вступили в силу г.) и др.

Этапы учета документов в архиве: 1. Подсчет количества документов в архиве. 2. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива. 3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации. 4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Основные учетные документы: книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; лист фонда; лист учета аудиовизуальных документов; опись дел, документов (опись дел постоянного хранения); инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни; паспорт архивохранилища; Документы централизованного государственного учета: - паспорт архива; - карточка фонда; - сведения об изменениях в составе и объеме фондов на следующего за отчетным года.

Вспомогательные учетные документы: карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги по видового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, описи дел и документов; Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, которые являются частью архивного шифра; Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение; Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника; Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет; Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива; Учётные документы предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются; Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке. Порядок учета документов