ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Образовательный комплекс сферы услуг» (ГБПОУ ОКСУ) ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА НА ТЕМУ: Выполнила: Восканян Р.С. Группа 3ДОУ1 Руководитель: Акопян Б.В. МОСКВА 2016
Изучение содержания описи документов; Изучение содержания описи документов; Изучение видов описи документов и дел; Изучение видов описи документов и дел; Изучение назначения и структуры описи дел; Изучение назначения и структуры описи дел; Проведение анализа составления описей. Проведение анализа составления описей.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ 2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ
ОПИСЬ ДЕЛ ОПИСЬ ДЕЛ это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. ДЕЛО. ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ - ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ - это совокупность элементов описания каждого дела в описи. порядковый номер дела по описи; порядковый номер дела по описи; индекс дела; индекс дела; заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дату дела; дату дела; число листов в деле; число листов в деле; срок хранения; срок хранения; примечание. примечание. порядковый номер единицы хранения; порядковый номер единицы хранения; старый инвентарный номер; старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения; заголовок единицы хранения; справочные данные об единице хранения; справочные данные об единице хранения; указание на подлинность; указание на подлинность; вид носителя; вид носителя; язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов Описательная статья описи дел структурного подразделения: Описательная статья описи на уровне единицы хранения:
Название раздела ( структурного подразделения организации ) п / п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол - во листов Примечание Название раздела ( структурного подразделения организации ) п / п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Кол - во листов Примечание В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред назначенный для последующей передачи в государственный ар хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы вается председателем ЭК ( после утверждения описи комиссией ) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение
Подводя итоги работы, можно сказать, что цель и задачи, поставленные в ходе выполнения работы, выполнены. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.