Занятие Основные понятия и определения в области делопроизводства, положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов. Унификация и стандартизация документов. 2. Виды документов и их классификация. 3. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. 4. Распорядительные документы образовательного учреждения и правила их оформления
Основные понятия и определения в области делопроизводства, положения по документированию управленческой деятельности. Основные понятия и определения в области делопроизводства, положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов. Унификация и стандартизация документов.
Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Документационное обеспечение управления (ДОУ) - связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе (тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень) Документационное обеспечение управления (ДОУ) - связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе (тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень)
Отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ» ДОУ охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами; ДОУ охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами; Делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. Делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. Делопроизводство – техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.
Современное делопроизводство включает два процесса: обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование; обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование; организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение. организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.
Документирование (от лат. dоситепtuт доказательство) это процесс создания и оформления документа, «запись информации на различных носителях по установленным правилам» ( Государственный стандарт). Документирование (от лат. dоситепtuт доказательство) это процесс создания и оформления документа, «запись информации на различных носителях по установленным правилам» ( Государственный стандарт). «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации» (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от ФЗ (ст. 5) «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации» (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от ФЗ (ст. 5)
Организация работы с документами обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборот «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» (ГОТС Р ) «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» (ГОТС Р )
Технология работы с документами прием и первичная обработка документов; прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация; их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация; информационно-справочная работа; информационно-справочная работа; исполнение документов; контроль исполнения документов; исполнение документов; контроль исполнения документов; их отправка; их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов
Информация Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Информация это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления Информация это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
Требования к управленческой информации своевременность своевременность полнота (релевантность) полнота (релевантность) оперативность оперативность достоверность достоверность точность точность адресность адресность доступность для восприятия человеком доступность для восприятия человеком
Документ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» ) Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующим государственным стандартам, принято называть документацией. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующим государственным стандартам, принято называть документацией.
Реквизиты это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме документа. Информация, зафиксированная на материальном носителе только тогда становится документом, когда она обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов (их количество установлено законодательными и нормативными актами).
Официальные документы созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Служебные (управленческие) документы - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации (Государственный стандарт).
Классификация документов ( в соответствии с их назначением) регламентация деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.); регламентация деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.); распорядительная деятельность (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); распорядительная деятельность (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады и др.); накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады и др.); передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.) передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.) документы коллегиальных органов управления документы коллегиальных органов управления
Юридическая сила документа свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
Должностные лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Степень подлинности документов Разделение в управленческой практике документов на черновые; черновые; беловые; беловые; подлинники; подлинники; копии копии
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Беловой документ это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Система организационно- распорядительной документации (ОРД) совокупность определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления, отражающих организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. совокупность определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления, отражающих организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Организационно-распорядительные документы - письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Системы документации Функциональные (реализуются через комплекс (систему) документов, характерных только для конкретной функции управления). Функциональные (реализуются через комплекс (систему) документов, характерных только для конкретной функции управления). Отраслевые. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Отраслевые. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.
Основные направления совершенствования документации унификация унификация стандартизация стандартизация
Унификация приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов. создание общих синтаксических правил построения документов.
Стандартизация процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов»; процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов»; нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Виды стандартов международные (региональные) стандарты (ГОСТ); международные (региональные) стандарты (ГОСТ); государственные стандарты РФ (ГОСТ Р); государственные стандарты РФ (ГОСТ Р); стандарты отраслей (ОСТ); стандарты отраслей (ОСТ); стандарты предприятий (СТП); стандарты предприятий (СТП); стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО). стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО).
Унифицированная система документации (УСД) это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Действующие УСД унифицированная система организационно- распорядительной документации; унифицированная система организационно- распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. унифицированная система внешнеторговой документации. На каждую УСД разработан государственный стандарт. На каждую УСД разработан государственный стандарт.
Унифицированная форма документа (УФД) это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии, регламентируется ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии, регламентируется ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов. требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов.
Проблемам делопроизводства и информации посвящены Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от ; Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от ; Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от (с изм. и доп. от ); Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от (с изм. и доп. от ); Федеральный закон «Об обязательном экземпляре докумен тов» от ФЗ; Федеральный закон «Об обязательном экземпляре докумен тов» от ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информатизации и за щите информации» от ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информатизации и за щите информации» от ФЗ; Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от ФЗ. Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от ФЗ. Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006) Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006)
Классификаторы Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
ОКУД предназначен для регистрации форм документов; регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в предприниматель ской деятельности; упорядочения информационных потоков в предприниматель ской деятельности; сокращения количества применяемых форм; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов
Структура кода в ОКУД
ОКУД Класс форм (первый и второй знаки) означает принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД, подкласс форм (третий и четвертый знаки) общность содержания множества форм документов и направленность их ис пользования. Регистрационный номер (пятый, шестой и седьмой знаки) является номером унифицированной формы документа внутри подкласса. Контрольное число (восьмой знак) представляет собой результат определенной последовательности арифметических действий над всеми цифрами кода и служит формой контроля информации, содержащейся в нем, т.е. если код записан или введен верно (это можно проверить программным путем), то в итоге преобразований должно получиться контрольное число. Класс форм (первый и второй знаки) означает принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД, подкласс форм (третий и четвертый знаки) общность содержания множества форм документов и направленность их ис пользования. Регистрационный номер (пятый, шестой и седьмой знаки) является номером унифицированной формы документа внутри подкласса. Контрольное число (восьмой знак) представляет собой результат определенной последовательности арифметических действий над всеми цифрами кода и служит формой контроля информации, содержащейся в нем, т.е. если код записан или введен верно (это можно проверить программным путем), то в итоге преобразований должно получиться контрольное число.