Документ, его сущность и значение Документ ( от лат. documentum « образец, свидетельство, доказательство ») – это носитель информации, письменное свидетельство о совершённой хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учёта.

Понятийный аппарат Первичное учетное наблюдение и регистрацию многочисленных и разнообразных явлений, из которых складывается любая хозяйственная деятельность, осуществляют методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации – документах. Слово « документ » латинского происхождения и означает « доказательство » или « свидетельство ». Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Хозяйственная операция – это факт финансово - хозяйственной деятельности, влекущий за собой изменение в структуре активов предприятия

Классификация документов В практике ведения учёта применяется большое количество форм документов. В сельскохозяйственных организациях их насчитывается более 90. Первичны учетные документы классифицируют по следующим основным категориям : по форме ; характеру оформления ; назначению ; месту составления ; экономическому содержанию ; объёму отражения ; способу составления и использования.

По форме учетные документы подразделяются на : Бумажные документы - специальные бланки, изготовленные типографским способом, в которых содержатся сведения о совершенных хозяйственных операциях. Технологические документы - машинные носители информации в виде магнитных лент, дисков, дискет. Запись документа на таких носителях производится на основе данных, зафиксированных в исходных документах, полученных по каналам связи с помощью автоматических регистрирующих устройств.

распорядительные оправдательные ( исполнительные ) бухгалтерского оформления комбинированные

Распорядительные документы содержат разрешение на совершение какой - либо хозяйственной операции, т. е. приказ или распоряжение на ее выполнение. К их числу относятся : доверенности на получение различных товарно - материальных ценностей, приказы руководителя предприятия на командировку, служебное задание, распоряжения на проведение инвентаризации и др. Данные документы подписывают непосредственно те работники организации, которые имеют право давать указания на выполнение отмеченных в документе операций. На основании распорядительных документов не могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете, поскольку операции еще не совершены.

Оправдательные ( исполнительные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения их в бухгалтерском учете. Такими документами являются : накладные, товарно - транспортные накладные, акты на списание товарно - материальных ценностей, на их переоценку, отчеты о движении материально - производственных запасов ответственных лиц, авансовые отчеты. К оправдательным документам обычно прилагают распорядительные документы, поскольку, как было отмечено, хозяйственные операции принимаются к учету только в том случаи, если они совершены на основании соответствующего распоряжения.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются аппаратом бухгалтерии для последующих записей на счетах бухгалтерского учета. К документам бухгалтерского оформления относят : ведомости расчета заработной платы, расчеты отчислений на социальное страхование и обеспечение работников ; расчеты амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам ; справки, подтверждающие исправительные записи, и другие документы, составляемые бухгалтерией для обоснования учетных записей.

Комбинированные документы одновременно являются распорядительными, оправдательными и бухгалтерского оформления. К таким документам относят : расходный кассовый ордер, где имеется распоряжение на выдачу наличных денег из кассы ( подписи руководителя и главного бухгалтера ) и подтверждение о выдачи и получении денег ( подписи кассира и лица, получившего деньги ), и документы бухгалтерского оформления ; ведомости на выплату заработанной платы работникам ; накладные внутрихозяйственного назначения ; лимитно - заборные ведомости.

По месту составления все учётные документы делятся на : Внутренние документы составляются и обращаются непосредственно внутри данной организации, где используются как средство регистрации хозяйственных операций. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные на перемещение товарно - материальных ценностей, расчетно - платежные ведомости, материальные и авансовые отчеты, различные расчеты и справки. Внешние документы, которые организация получает от других организаций или сама направляет в другие организации. Такими документами являются : счета, счета - фактуры поставщиков, платежные поручения, платежные требования, выписки из расчетных счетов в банке, товарно - транспортные накладные, доверенности.

По экономическому содержанию документы делятся на Материальные - это документы, которыми оформляются операции по движению товарно - материальных ценностей. Денежные документы являются основанием для оформления операций с наличными денежными средствами. Банковские - это документы, которые оформляют расчеты с банком. Расчетными документами оформляются расчетные взаимоотношения организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам.

По порядку составления документы делятся на : Первичные - это документы, в которых хозяйственные операции получают первоначальное отражение в момент их совершения. Сводные - это документы, которые обобщают данные первичных документов.

По способу составления и объёму информации документы делятся на : Разовые - это документы, которыми оформляют одну или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу же после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей. Большинство первичных учетных документов являются разовыми. Это приходные и расходные кассовые ордера, различного рода накладные, счета - фактуры и др. Накопительные - это документы, которые составляются за определенный период времени ( день, пятидневку, декаду и др.). Они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Использование накопительных документов позволяет уменьшить количество документов и сохранить время на их оформление и вместе с тем приводит к некоторой задержке в обработке учетной информации.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов. Унифицированный документ - документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, собраны в Общероссийском классификаторе управленческой документации ( ОКУД ), где приведены их наименования и кодовые обозначения.

Обязательные реквизиты для каждого учётного документа Утверждены ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. N 402- ФЗ « О бухгалтерском учёте » - наименование документа; - дата составления документа; - наименование экономического субъекта, составившего документ; - содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения; - величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи должностных лиц. Кроме перечисленных выше обязательных реквизитов отдельные документы могут иметь дополнительные реквизиты с целью усилить контрольное, познавательное или оперативное значение их основных признаков. С 2013 года все организации (за исключением организаций государственного сектора) должны включать в свою учетную политику как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета, специальный раздел, содержащий формы исходящих документов.

Требования, предъявляемые к оформлению документов Первичные учетные документы следует составлять своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Записи в первичных учетных документах разрешается производить чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью пишущих машин и персональных ЭВМ, обеспечивающих сохранность этих записей в течении срока, установленного для их хранения. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Все оформленные записи ведутся четко, разборчиво и аккуратно, без помарок с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, подчистки не допускаются. Свободные строки подчеркиваются, чтобы предупредить возможность следующей записи, изменяющей существо операции или ее количественное и суммовое выражения. Это имеет особое значение в документах по кассовым и банковским операциям.

Правила проверки первичных документов Правила проверки первичных документов Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: - по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); - по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей); - арифметической (правильности произведенных вычислений).

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп : по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.; по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры; по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Способы исправления ошибочных записей Корректурный - неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма). Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки. Способ дополнительной проводки применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. « Красное сторно » применяется если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Сторно (итал. storno) - способ исправления ошибок, при котором ошибочно внесенную запись повторяют красными чернилами.

Типичные ошибки при работе с первичными документами : использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике ; отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов ; отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов ; не заполнение обязательных реквизитов первичных документов ; наличие подчисток и помарок в документах ; нарушение правила исправления ошибок в документах ; исправления в кассовых документах ; записи простым карандашом ; отсутствие прочерков в свободных строках ; отсутствие штампа или записи « оплачено » с указанием даты ( числа, месяца, года ) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам ; арифметические ошибки при таксировке документов.

Порядок проведения таксировки и контировки документов. Таксировка документов - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Контировка - в бухгалтерском учете - совершение в первичном документе бухгалтерской записи, проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Фактически контировка бухгалтерских документов означает формирование бухгалтерских проводок.

Регистры бухгалтерского учета После проверки первичны документов, таксировки и контировки осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Документооборот Составление документов Приёмка и проверка в бухгалтерии Бухгалтерская обработка Записи в учётные регистры Передача на хранение в архив

Документооборот и его организация на предприятии Движение учетных документов в организации с момента их создания или получения от других предприятий до завершения исполнения и передачи в архив называют документооборотом. График документооборота – это план кратчайшего пути продвижения первичных учетных документов в процессе их создания, проверки и обработки, т. е. документооборота с указанием срока проведения работ. Он является средством регламентирования труда каждого работника, учета и повышения качества деятельности службы бухгалтерского учета в целом.

График документооборота обеспечивает - оперативность работы исполнителей на каждом рабочем месте и аппарата бухгалтерского учета в целом ; - выполнение работ каждым исполнителем в соответствии с его должностными обязанностями ; - выполнение работ в течение рабочего дня или смены в установленные сроки ; - своевременность регистрации хозяйственных операций и их обобщение в системе счетов бухгалтерского учета ; - своевременность получения учетной информации для оперативного руководства хозяйственными процессами ; - повышение контрольно - аналитических функций учета.

Архивирование документов Проводится в соответствии с утверждённой номенклатурой Требует соблюдения условий для сохранности документов Определяется круг лиц, имеющих доступ к архивным документам Определяются условия выдачи документов из архива

Этапы процесса архивирования бухгалтерских документов Обработка Систематизация, прошивка Составление описи Составление заверительной записи каталогизация