«Монтажпромстрой» Автоматизация управления закупками Светлин Савов, FTS Russia. - презентация

1 «Монтажпромстрой» Автоматизация управления закупками Светлин Савов, FTS Russia

2 О компании « Монтажпромстрой » Основана в 1999 году Полный спектр услуг по проектированию, строительству и ремонту жилых и промышленных зданий Собственное производство стальных и алюминиевых конструкций, изделий из дерева и ПВХ Выполняет функции генерального подрядчика и заказчика-застройщика на более чем 50 объектах

3 Цели автоматизации Сокращение затрат на выполнение бизнес-процессов Увеличение эффективности использования ресурсов Повышение прозрачности бизнеса для владельцев и улучшение контроля за бизнес-процессами Обеспечение руководителей всех уровней качественной и своевременной информацией для принятия решений

4 Автоматизация процесса закупок

5 СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ

6 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если предполагается его выбор

7 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в зависимости от корпоративных правил утверждения (напр., в зависимости от суммы закупки)

8 1. Автоматическая проверка бюджета 2. Правила утверждения расходов в зависимости от: Должности сотрудника Типа товара/услуги Суммы заявки... Пример: Необходимо утверждение Руководителя отдела Финансового директора Генерального директора Заявка > руб. Заявка от до руб. Заявка до руб. Авторизация расходов

9 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки

10 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После регистрации заказ на закупку отправляется на согласование

11 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача, и отправляется уведомление по электронной почте

12 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ

13 Доступ к системе возможен с любых устройств

14 ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

15 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей карточки тендера

16 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По тендеру могут регистрироваться различные типы документов

17 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Регистрация карточки поставщика – участника тендера

18 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки. По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам

19 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными индикаторами для принятия решения

20 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После проведения анализа предложений регистрируется форма оценки тендера для согласования

21 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие решения

22 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с согласованием заказа на закупку

23 СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ

24 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех договорных документов

25 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Возможно создание договора из шаблона с автоматическим заполнением полей из связанных карточек (в данном примере: реквизиты поставщика)

26 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После подготовки договора, он отправляется на согласование лицам, указанным в карточке

27 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Все комментарии согласующих лиц сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени создания

28 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Информация о согласованном договоре вносится в карточку заказа на закупку

29 СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ

30 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создание заявки на оплату осуществляется с привязкой к утвержденному заказу на закупку

31 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнением полей из карточки

32 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Согласование заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом согласования заказа на закупку

33 DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Реестр утвержденных заявок на оплату передается в 1С в виде платежных поручений

34 Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов Автоматическая проверка бюджета Повышение эффективности процесса закупок Сокращение ручных операций с бумажными документами Ускорение процесса согласования Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов История закупок и одобрений Результаты проекта

35 +7 (495) Компания FTS Russia СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!