Автоматизация обработки архивных документов организации. Система АРХИВНОЕ ДЕЛО (версия 4.2) Ковалева Екатерина Зам. начальника отдела автоматизации делопроизводства. - презентация

1 Автоматизация обработки архивных документов организации. Система АРХИВНОЕ ДЕЛО (версия 4.2) Ковалева Екатерина Зам. начальника отдела автоматизации делопроизводства ООО «Бизнес ИТ»

2 ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ Автоматизации работы архива организации, а также делопроизводственных служб в части подготовки номенклатуры дел, формирования и оформления дел Создание электронного архива документов организации Ведение и учет документов архивного фонда организации в соответствии с российскими стандартами Применение многокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов Подробное описание реквизитного состава документа Организация массового ввода и распознавания бумажных документов Доступ к документальному архивному фонду по каналам Intranet / Internet

3 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ Ведение пользователей системы Ведение справочников системы Ведение номенклатуры дел Формирование и оформление дел Управление архивом Расширенный поиск дел и документов Общие и личные папки Опции: - Поточное сканирование - Читальный зал

4 ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Разграничение доступа к разделам номенклатуры дел Ведение номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда Формирование номенклатуры дел на основе ранее введенной номенклатуры Формирование печатных форм Импорт/экспорт номенклатуры дел

5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ Формирование дел (систематизация документов внутри дела) Полное оформление дела Отметка готовности дел для передачи на архивное хранение Импорт дел и документов из системы «ДЕЛО» и любой автоматизированной системы делопроизводства Поточное сканирование документов дела Формирование отчетных форм

6 ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕЧАТЬ СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДЕЛ Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет / до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу Пересчет номеров дел по описи Импорт сдаточной описи из внешнего файла Печать сдаточных описей

7 УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ Ведение номенклатурных заголовков дел Ведение единиц хранения Ведение документов и файлов Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения Принятие на архивный учет и хранение подготовленных единиц хранения

8 Топографирование архивного документального фонда Формирование сводных описей Учет выданных единиц хранения Учет выделенных к уничтожению единиц хранения Контроль сроков хранения дел Импорт единиц хранения и документов Формирование отчетных форм УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ

9 ВЕДЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА Ведение классификаторов для систематизации дел и документов Отнесение дел к рубрике классификатора Отнесение документов к рубрике классификатора

10 форма номенклатуры дел организации форма номенклатуры дел структурного подразделения форма итоговой записи к номенклатуре дел форма описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации форма сводной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению форма обложки дела форма внутренней описи документов дела форма карты-заместителя дела форма листа использования дела ОТЧЕТНЫЕ ФОРМЫ

11 ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ Поиск различных объектов: номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов Формирование поисковых запросов для многократного использования Поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам

12 Переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов Переход из текущего документа в списке к единице хранения Сортировка найденных записей в результирующей таблице Удаление найденных записей Ведение статистики количества найденных записей Ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику) Печать результата поиска ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

13 Просмотр и редактирование содержимого папок (записей делах и документах, находящихся в папках) Управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках) Управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую) ОБЩИЕ И ЛИЧНЫЕ ПАПКИ

14 ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ Просмотр дел и документов в соответствии с установленными для читателя правами доступа Осуществление поиска дел и документов по их атрибутам и содержанию Создание и ведение общих и личных папок пользователей

15 ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ШТРИХ-КОДИРОВАНИЯ Печать штрих-кода Поиск РК дел и документов по штрих-коду Поточное сканирование документов дела

16 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ГК «Бизнес ИТ» Ковалева Екатерина г. Ставрополь, ул. 1-ая Промышленная, 3А Телефон для контактов (факсов): (8652)