1 «Использование тайм-менеджмента в работе руководителя культурно- досугового учреждения» Преподаватель ГАОУ СПО МО Московский областной колледж искусств. - презентация

1 1 «Использование тайм-менеджмента в работе руководителя культурно- досугового учреждения» Преподаватель ГАОУ СПО МО Московский областной колледж искусств Мурсалимова Нина Николаевна.

2 2 Деятельность руководителя любого уровня включает выполнение известных управленческих функций, а именно планирование, организация, мотивация и контроль. В настоящее время перед руководителями сферы культуры поставлены непростые задачи по модернизации работы культурно - досуговых учреждений. Решение этих задач требует затрат времени и творческих усилий.

3 3 ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА: 1. планирование 2. организация 3. мотивация 4. контроль

4 4. Как в условиях ограниченного времени и суметь выполнить возложенные обязанности? Специфика деятельности работников культурно - досуговых учреждений заключается в том, что им приходится работать с утра и до позднего вечера, в выходные и праздники. И совсем не остается времени на отдых, личную жизнь, на творчество. Время – категория невосполнимая, и в отличие от потерянных денег, не подлежит восстановлению.

5 5 В современном менеджменте проведено немало исследований, которые помогают решить эту проблему. Одним из них является самоменеджмент, или, как в последние годы стало модным его называть, тайм-менеджмент. Его изучению посвятили свое время и книги такие авторы, как Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Архангельский Г.А. «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Лотар Зайверт. Ваше время – в ваших руках, Н. Кричевский. Вы – руководитель, Стивен Кови. Семь привычек высокоэффективных людей, и др.

6 6 Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Архангельский Г.А. «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. Кови С. Семь привычек высокоэффективных людей. Кричевский Н. Вы – руководитель. и др.

7 7 Тайм-менеджмент: Технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями.

8 8 Тайм - менеджмент – это управление временем, по выражению Глеба Архангельского, искусство успевать. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Рассмотрим некоторые направления совершенствования использования времени, рекомендуемые тайм – менеджментом, в деятельности работника культурно - досуговой сферы.

9 9 ПЛАНИРОВАНИЕ Как выполнить задачу в оптимальное для нее время?

10 10 1. Планирование. Каждый день начинается с того, что не только руководитель, но и любой работник культурно - досугового учреждения начинают с обдумывания того, что им предстоит выполнить. Некоторые это делают с вечера. Строится идеальная картинка дня. Одни составляют план в голове и там его оставляют, другие набрасывают на листе бумаги предстоящие дела.

11 11 ПЛАНИРОВАНИЕ Однако при слове «планирование» многие инстинктивно поеживаются. Тем не менее в сроки укладываться как-то нужно. Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи, перезванивать тогда, когда обещал.

12 12 Часто можно услышать возражения против планирования. Оно заключается в выражении, что все меняется. Однако, планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. План, по мнению исследований, и существует для того, чтобы ориентироваться в изменяющихся условиях.

13 13 Как справляться с делами, выполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени. У древних греков были два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

14 14 Хронос и кайрос Хронос Кайрос Линейное, измеримое, «астрономическое» время «Нелинейное» время, благоприятный момент для выполнения какой-либо задачи

15 15 Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнения связана с наличием нужного кайроса, или как еще называют, контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Попытайтесь вспомнить свой рабочий день. Подумайте, сколько задач у вас привязаны к жесткому хроносу, а сколько – к гибкому кайросу

16 16 Мы не знаем, когда мы встретим нужного человека, будем находиться в какой-то организации, когда начальник будет в хорошем расположении духа и т.д. Важно выявить те кайросы, которые актуальны для вашей работы, и научиться их использовать. При приближении какого-либо кайроса, заглянуть в список дел и освежить их в памяти. Если вы едете в районную или другую территориальную администрацию, напомните себе, какие дела вам нужно выполнить попутно.

17 17 Физкультурная пауза Мышцам шеи – отдых, мозгу – кровь и кислород: «Подбородок вверх/вниз» «Ушами касаемся плечей» «Любопытная собачка» «Умно крутим головой»

18 18 ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ 1.«Жесткие» встречи (привязаны к точному времени) 2.«Гибкие» задачи (просто список с приоритетами) 3.«Бюджетируемые» задачи (выделяется ресурс времени, но без жесткой привязки)

19 19 Что же еще предлагается в планировании для правильного использования рабочего времени? Разделить все предстоящие задачи на три группы: 1. Жесткие встречи привязанные к конкретному моменту времени. (Например, семинар в 10 часов). 2. Гибкие задачи, которые не привязаны к жесткому времени. Они имеют срок, но не имеют конкретного момента времени для решения. 3. «Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи. Которые не имеют жесткого срока исполнения, но требуют большого ресурса времени. (Например, подготовиться к сообщению на семинаре.). Встречи планируются жестко, гибкие задачи более мягко. Для приоритетных задач выделено (забюджетировано) время.

20 20 План дня в ежедневнике ЖЕСТКИЕ и БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ 9 Совещание Презентация Встреча с заказчиком 14 ГИБКИЕ Напомнить Иванову о встрече. Подготовиться к презентации - 1 час. Отчет о работе - 1 час. Пообедать – 30 мин.

21 21 При использовании ежедневника и записи в нем слева жестких встреч и справа – гибких и бюджетируемых дел сразу видны участки времени, в которые можно выполнять бюджетируемые задачи.

22 22 План дня - рекомендации: 1. Не «ныряйте» в рабочий день, жестко выделите 5-10 минут на планирование. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч. 2.«Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетируемая). Не используйте микрометр там, где достаточно молотка. 3. Больше «воздуха» в плане, больше резервов – выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня.

23 23 ПРИОРИТЕТЫ Матрица важности задач важность Б А В срочность

24 24 Приоритет означает «тот, кто идет первым». Все дела не могут быть одинаково важными. Можно вспомнить анекдот перестроечных времен: «Товарищи, я без очереди!» - «Очередь для тех, кто без очереди, - в соседнее окошко!». Если все без очереди, то все опять в очереди. Если все дела назвать приоритетными, то потеряется смысл понятия «приоритетный». У каждого из нас в голове действует своя матрица критериев, на основе которых мы подходим к определению приоритетности. Можно сказать, что единственно верной матрицы критериев нет. Что предлагается для выхода из подобной ситуации?.

25 25 Можно разделить дела на следующие типы: А) Безотлагательные – критически значимые для основных процессов. Б) Уточняющие, те выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. Можно распределить задачи по принципу: А, Б, В. А - задачи очень срочные и очень важные решаются в первую очередь. Б – задачи, важные, но менее срочные, – во вторую. В – задачи, менее важные, но срочные -в третью. Есть еще неважные и несрочные. Их рекомендуется отправлять в так называемую корзину. И решать по мере возможности.

26 26 «ТМ-меню»: лягушка

27 27 В тайм – менеджменте мелкие, но не приятные задачи получили название «лягушки». «Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. И получается, что задача, требовавшая 5 минут, откладывается неделями и потому перерастает в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

28 28 Думается, у каждого такие случаи в практике бывают. Как говорит гуру тайм - менеджмента Г. Архангельский. У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день будете ходить бодрым и веселым. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять всю жизнь. Крупную неприятную задачу можно разбить большое количество мелких «лягушек» и решать проблему частями.

29 29 Начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день будете ходить бодрым и веселым. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять всю жизнь. Крупную неприятную задачу можно разбить большое количество мелких «лягушек» и решать проблему частями.

30 30 «ТМ-меню»: слон

31 31 Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии – менеджмента – «слонов». Крупные – разработка концепции развития культурно - досугового учреждения, осуществления закупок для учреждения, разработка дорожной карты и т.д.

32 32 Нарезка слона Неправильно:Правильно: Подготовиться к семинару Выступить перед аудиторией Подобрать практический материал к семинару. Написать текст выступления

33 33 В тайм – менеджменте предлагается разрезать слона на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. Причем важно нарезать на такие, каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона». Например, выражать в количественном измерении. Написать столько-то страниц. И что еще важно, поощрять себя за это.

34 34 И, наконец, о приятном, об организации отдыха. Приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным? Если да – то вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В грамотном тайм - менеджменте важно не только количество, но и качество

35 35 Принципы эффективного отдыха 1. Ритмичность: 5 минут в час. 2. Максимальное переключение. 3. Максимальная «чистота» отдыха

36 36 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!