Электронный архив и автоматизация документооборота Проблемы и решения Руководитель проекта Бобров Сергей Васильевич. - презентация

1 Электронный архив и автоматизация документооборота Проблемы и решения Руководитель проекта Бобров Сергей Васильевич

2 (495) www.audit-nt.ru План презентации Подходы к внедрению систем электронного документооборота «АНТ: Документы и бизнес-процессы» - комплексное решение для автоматизации документооборота Функциональные возможности «АНТ: Документы и бизнес-процессы»

3 (495) www.audit-nt.ru Подходы к внедрению СЭД 3 Поддержка поэтапного перехода к безбумажным технологиям Обеспечение соответствия СЭД стандартам Информационно-справочная поддержка ведения архива документов компании Средства потокового ввода данных Обеспечение постепенного расширения номенклатуры процессов Гибкость архитектуры Проектирование бизнес-логики без внесения изменений в типовой функционал

4 (495) www.audit-nt.ru План презентации Подходы к внедрению систем электронного документооборота «АНТ:Документы и бизнес-процессы» - комплексное решение для автоматизации документооборота Функциональные возможности «АНТ:Документы и бизнес-процессы»

5 (495) www.audit-nt.ru «АНТ: Документы и бизнес-процессы» «АНТ:Документы и бизнес-процессы» - это автоматизированная система документооборота, совместимая с семейством программ 1С:Предприятие Для чего она предназначена ? Система электронного документооборота автоматизирует все процессы, связанные с получением и отправкой, визированием документов, постановкой задач и контролем их исполнения. Кто может пользоваться системой ? Все сотрудники, обеспеченные компьютером. Когда организации нужна система электронного документооборота ? Вы хотите повысить эффективность принятия управленческих решений? Бизнес-процессы в вашей компании формализованы и большинство выполняемых операций сопровождается служебными записками, заявками, отчетами и пр.? Документы теряются в «недрах» компании или слишком долго «бродят» по инстанциям? Ваши филиалы и удаленные бизнес-единицы работают в разных форматах, их письма пропадают на многочисленных почтовых серверах, обеспечивающих информационный обмен?

6 (495) www.audit-nt.ru Какие задачи решает? повышение эффективности управления предприятием; комплексная автоматизация процессов подготовки и принятия управленческих решений и совершенствование организации делопроизводства на основе современных информационных технологий; обеспечение управляемости и прозрачности работы компаний; создание единого информационного пространства компании; унификация средств и технологий для осуществления информационного обмена между подразделениями компании, дочерними и головной компанией холдинга, территориально-распределенными единицами (филиалами) компании; создание системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами.

7 (495) www.audit-nt.ru Документы, с которыми работает система «АНТ:Документы и бизнес-процессы» позволяет обрабатывать все основные виды документов, которые используются в современной организации. В базовой версии программы предусмотрена группировка документов по четырем типам: Входящие - документы, поступающие в компанию от внешних контрагентов Исходящие - документы, подготовленные в компании для передачи в другие организации Внутренние - документы, подготовка и передача которых осуществляется в пределах компании (например, служебные записки) Организационно-распорядительные документы приказы, распорядительные документы Кроме того, в системе можно создавать и настраивать дополнительные виды документов. Это функция администратора. Настройка новых видов документов производится путем редактирования наборов основных параметров документа, правил заполнения электронной регистрационной карточки, прав доступа и других элементов.

8 (495) www.audit-nt.ru План презентации Подходы к внедрению систем электронного документооборота «АНТ:Документы и бизнес-процессы» - комплексное решение для автоматизации документооборота Функциональные возможности «АНТ:Документы и бизнес-процессы»

9 (495) www.audit-nt.ru Функциональные возможности При помощи «АНТ:Документы и бизнес-процессы» автоматизируются основные процессы обработки документов: Организация учета документов Создание электронного архива документов Обеспечение движения документов в пределах компании Назначение поручений по документам и контроль их исполнения Поиск информации и формирование отчетности Управление бизнес-процессами

10 (495) www.audit-nt.ru Организация учета документов При помощи «АНТ: Документы и бизнес- процессы» автоматизируются основные процессы обработки документов: Организация учета документов Обеспечение движения документов в пределах компании Назначение поручений по документам и контроль их исполнения Поиск информации и формирование отчетности

11 (495) www.audit-nt.ru Обеспечение движения документов в пределах компании назначение задач, или поручений, в отношении документа и рассылка уведомлений исполнителям о назначении поручений; управление маршрутами движения документов.

12 (495) www.audit-nt.ru Ролевое разграничение прав доступа АСДОУ позволяет работать с документами сотрудникам любого уровня (руководителям, исполнителям и пр.). При этом для каждого рабочего места автоматизируются именно те функции, которые выполняет соответствующий сотрудник. Набор доступных функций задается при помощи механизма ролей. Вместе с тем, функциональная роль ограничивает набор возможных действий пользователя согласно настройкам прав доступа. Делопроизводитель Контролер Руководитель Секретарь Функциональные роли, предусмотренные в системе: Исполнитель Администратор Технолог

13 (495) www.audit-nt.ru Дополнительные возможности ГИБКАЯ НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ДОСТУПА Администратор может создавать группы пользователей «администраторы», «руководство», «юристы» и т.д.), причем один пользователь может входить в состав нескольких групп. Каждой роли «Руководитель» может быть сопоставлен один или несколько пользователей (роль «Секретарь»), которые будут иметь возможность работать в системе от имени своего руководителя. В системе поддерживаются ситуации, когда один пользователь является секретарем для нескольких руководителей. ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ Каждый пользователь может делегировать свои права другим пользователям. Пользователь всегда может проверить, кто в настоящий момент имеет право действовать в системе от его лица и чьи полномочия временно делегированы ему самому. УПРАВЛЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИМИ НАСТРОЙКАМИ Пользователь может самостоятельно изменять ряд настроек пользовательского интерфейса: периодичность автоматического обновления данных при работе с документами, максимальное количество документов в списке при просмотре, цветовую индикацию строк, необходимость отсылки оповещений о действиях с задачами. Гибкое распределение прав доступа Простой механизм назначения исполнителей поручений Это очень удобно, если сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку

14 (495) www.audit-nt.ru Управление бизнес-процессами

15 (495) www.audit-nt.ru СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ВАШИ ВОПРОСЫ? Руководитель проекта Бобров Сергей Васильевич