Тема 15. Комплексы документов Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС. - презентация

1 Тема 15. Комплексы документов Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС

2 Содержание 1. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. 2. Понятие «архив». Ведомственные архивы. Государственные архивы. 3. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству. 4. Использование документов архива.

3 Рекомендуемая литература 1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве (ААД): использование архивных документов // Секретарское дело , Алексеева Е.В. и др.ААД: каталоги и другие информационно- поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело Алексеева Е.В. и др. ААД: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения // Секретарское дело Алексеева Е.В. и др.ААД: организация работы архива // Секретарское дело Алексеева Е.В. и др. ААД: внедрение информационных технологий в работу архива // Секретарское дело Алексеева Е.В. и др. Доступ к архивным документам // Секретарское дело Алексеева Е.В. и др. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам // Делопроизводство Альбрехт Б.В. Организационные и практические вопросы деятельности архива юридического лица // Справочник секретаря и офис-менеджера ( 9. Митченко О.Ю. Организационная структура государственного и муниципального управления документацией в РФ // Делопроизводство

4 Архив учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ФЗ 125 от 27 октября 2004) Архивный фонд совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

5 Архивный фонд РФ исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ФЗ).

6 Документы архива Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; Документ Архивного фонда РФ - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

7 В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

8 Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов. Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

9 Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение ст.22 ФЗ 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ - 15 лет; 2) для включенных документов органов госвласти, иных госорганов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет; 3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет; 4) для отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния лет; б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг - 75 лет; в) проектной документации по капитальному строительству - 20; г) технологической и конструкторской документации - 20 лет; д) патентов на изобретение, полезную модель - 20 лет; е) научной документации - 15 лет; ж) кино- и фотодокументов - 5 лет; з) видео- и фонодокументов - 3 года.

10 Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

11 На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов: центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения; центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ; объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; объединенный межведомственный архив, который создается для хранения не только документов по личному составу, но и документов, сроки которых достаточно велики.

12 Владелец архивных документов - госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором. Пользователь архивными документами - госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

13 Архивная справка официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. составляется на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

14 Платные услуги архива: изготовление копий документа: исполнение запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера; тематическое выявление документов; расшифровка трудночитаемых текстов, перевод текстов документов с языка оригинала; составление комментариев к документам, атрибутирование фотографий (уточнение изображений); проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

15 Вопросы для самопроверки знаний 1. Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов 1)архив 2)служба документационного обеспечения управления 3)ВНИИДАД 2. Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой 1)документальный фонд 2)архивный фонд 3)информационный фонд 3. Дайте определение – «документ архивного фонда» 4. Назовите разновидности ведомственных архивов. 5. Дайте определение – «владелец архивных документов». 6. Дайте определение – «пользователь архивными документами». 7. Какие поисковые данные документов указываются в архивной справке? 8. Перечислите платные услуги архива.