Выполнение аудита Контрольные листы. 17.11.2014Центр охраны труда и промышленной безопасности 2 При проведении аудита группа аудиторов обязана работать. - презентация

1 Выполнение аудита Контрольные листы

2 Центр охраны труда и промышленной безопасности 2 При проведении аудита группа аудиторов обязана работать как одна команда, руководствоваться следующими положениями: Работать на достижение цели аудита Работать по единым правилам и стандартам Четко понимать и выполнять свою роль Соблюдать установленный порядок и дисциплину Поддерживать друг друга

3 Центр охраны труда и промышленной безопасности 3 Предварительное совещание проводится с целью: Представления членов группы по аудиту руководству и специалистам проверяемого структурного подразделения; Представления членов группы по аудиту руководству и специалистам проверяемого структурного подразделения; Рассмотрения цели, области и критериев аудита; Рассмотрения цели, области и критериев аудита; Ознакомления с методами аудита, классификацией несоответствий; Ознакомления с методами аудита, классификацией несоответствий; Определения необходимых средств, предоставляемых в распоряжение группы по аудиту; Определения необходимых средств, предоставляемых в распоряжение группы по аудиту; Ознакомления с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечения безопасности для группы по аудиту; Ознакомления с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечения безопасности для группы по аудиту; Предоставления проверяемому структурному подразделению возможности обсудить все вопросы, относящиеся к аудиту. Предоставления проверяемому структурному подразделению возможности обсудить все вопросы, относящиеся к аудиту.

4 Центр охраны труда и промышленной безопасности 4 Методы сбора информации: Интервью; Наблюдения за деятельностью; Анализ документов.

5 Центр охраны труда и промышленной безопасности 5 Интервью – это устное собеседование по заранее подготовленным вопросам. Аудитору следует рассматривать следующее: Интервью берутся у людей на различных уровнях и с различными функциями; Интервью брать лучше в обычное рабочее время и на рабочем месте человека, дающего интервью; Необходимо разъяснять причину интервью; Интервью могут начинаться с просьбы к человеку рассказать о своей деятельности; Необходимо избегать наводящих вопросов; Необходимо, чтобы беседа охватывала четыре аспекта: o o Самого сотрудника (его обязанности, полномочия, уровень образования и профессиональной подготовки; o o Выполняемую им работу; o o Средства труда собеседника (соответствие установленным требованиям); o o Материалы (соответствие техническим требованиям).

6 Центр охраны труда и промышленной безопасности 6 На проведение беседы следует отвести достаточно времени. Во время беседы аудитор и собеседник должны быть застрахованы от помех извне (звонки, посетители); В ходе беседы аудитор может остановить собеседника только в том случае, если он отвлекся от темы; В беседе аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждены соответствующими фактами; В беседе не следует применять терминологию, не понятную собеседнику;

7 Центр охраны труда и промышленной безопасности 7 Выявленные несоответствия должны фиксироваться со ссылкой на соответствующий раздел документа; Задавать вопросы собеседнику аудитор должен, не подсказывая ответов; При выслушивании ответов на вопросы, аудитор должен настаивать на подтверждении сказанного тотчас, не откладывая это на потом. «Пожалуйста, покажите мне это сейчас»; Уклончивые ответы должны насторожить аудитора. Это может означать, что у собеседника нет нужной информации или он не хочет ее представлять;

8 Центр охраны труда и промышленной безопасности 8 Предметом аудита является деятельность, а не осуществляющие ее сотрудники; Аудитор не должен допускать никаких эмоциональных «всплесков»; Аудитор должен создать атмосферу доброжелательности; Аудитор не должен умышленно демонстрировать свою компетентность или экзаменовать; Аудитор должен быть готов к различным уловкам; Результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом.

9 Центр охраны труда и промышленной безопасности 9 Наблюдения аудита – результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита Объекты наблюдения: Рабочие места; Оборудование; Средства измерения; Поведение сотрудников.

10 Центр охраны труда и промышленной безопасности 10 Основное средство наблюдения – зрительное восприятие, т.е. получение информации с помощью глаз; Основное средство наблюдения – зрительное восприятие, т.е. получение информации с помощью глаз; Аудитор должен замечать мелкие, ускользающие от других, частности, подробности фактов, событий и явлений; Аудитор должен замечать мелкие, ускользающие от других, частности, подробности фактов, событий и явлений; Аудитор должен обладать пытливым взглядом и замечать тайное так же хорошо, как и явное. Аудитор должен обладать пытливым взглядом и замечать тайное так же хорошо, как и явное.

11 Центр охраны труда и промышленной безопасности 11 Анализ документов Просмотр Изучение Решение Заметки Вопросы Отчет

12 Центр охраны труда и промышленной безопасности 12 Анализ документов Определение перечня документов, необходимых для выполнения проверяемой деятельности; Определение перечня документов, необходимых для выполнения проверяемой деятельности; Наличие необходимых документов на местах выполнения работ; Наличие необходимых документов на местах выполнения работ; Учет и регистрация документации на местах; Учет и регистрация документации на местах; Актуализированы ли документы; Актуализированы ли документы; Ознакомлен ли персонал с документацией; Ознакомлен ли персонал с документацией; Имеются ли устаревшие документы, как они идентифицированы и как они хранятся; Имеются ли устаревшие документы, как они идентифицированы и как они хранятся; Ответственный за управление документацией; Ответственный за управление документацией; Выполнение требований документации. Выполнение требований документации.

13 Центр охраны труда и промышленной безопасности 13 При проведении анализа документов аудиторы проводят оценку документов СУОТ на выполнение требований: Обеспечение системности документации; Выполнение требований НПА на СУОТ; Полнота описания СУОТ в руководстве по СУОТ; Наличие идентификации документов СУОТ; Адресность (предназначенность для определенной области применения, конкретных исполнителей); Однозначность понимания требований документов.

14 Центр охраны труда и промышленной безопасности 14 Свидетельства аудита Документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии, разрешения, технические условия, чертежи, контракты, приказы) Записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчеты (акты) по аудитам, записи по мониторингу программ и результаты измерений Итоговые данные, показатели анализа и результативности Другие

15 Центр охраны труда и промышленной безопасности 15 Формирование полученных данных Свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита; Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения; Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть зарегистрированы и классифицированы; Неразрешенные проблемы документально оформить.

16 Центр охраны труда и промышленной безопасности 16 Заключения по результатам аудита Степень соответствия СУОТ критериям аудита; Результативность и возможность улучшения системы; Способность процесса анализа со стороны руководства гарантировать пригодность СУОТ, ее адекватность, результативность и возможность улучшения.

17 Центр охраны труда и промышленной безопасности 17 Протокол несоответствий должен включать: Наименование проверяемого структурного подразделения; Требование НПА на СУОТ или документа СУОТ; Установленное несоответствие и его категорию; Содержание корректирующего действия и срок его проведения; Отметку о проведенных корректирующих действиях; Подписи руководителя структурного подразделения и руководителя группы по аудиту.

18 Центр охраны труда и промышленной безопасности 18 Заключительное совещание Цель: Цель: представление заключения по результатам аудита, и при необходимости согласование сроков предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.