Электронный документооборот: опыт, эффективность, результат Усилов Михаил Валерьевич Руководитель проекта Начальник отдела управления информационных ресурсов. - презентация

1 Электронный документооборот: опыт, эффективность, результат Усилов Михаил Валерьевич Руководитель проекта Начальник отдела управления информационных ресурсов Правительства Ярославской области ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

2 МЭДО Структура ЕСЭД Ярославской области 2 СЭД ОГВ ЯО 1100 лицензий ЦОД Правительства Управление Президента РФ по работе с обращениями граждан Аппарат Правительства РФ Федеральные министерства и ведомства Удалённые точки взаимодействия в ТОФОИВ, подведомственных организациях Администрации муниципальных районов области Облако СЭД МР 1000 лицензий ЦОД КП ЭР Удалённые точки взаимодействия в администрациях поселений Мобильные АРМ руководителей на iPad Органы государственной власти области Правительства субъектов РФ

3 Этапы становления ЕСЭД Масштабирование Построение СЭД уровня субъекта РФ 2011 Тиражный Тиражирование решений на все структуры ОГВ Пилотный Внедрение СЭД в расширенной пилотной зоне Концептуальный Разработка концепции, построение моделей, разработка ТЗ, выбор платформы

4 Этап «Концептуальный» 4 Постановка задачи Повышение эффективности управленческой деятельности органов власти всех уровней за счёт оптимизации управления электронными документами и деловыми процессами Система «грубыми мазками»: требования к ECM-системе регламентация и управление процессами органов власти Workflow создание и управление электронными архивами Document management управление образами документов Document Imaging создание и управление официальными документами Records management организация деятельности рабочих групп и проектных команд Document- centric collaboration 2008

5 Этап «Концептуальный» 5 Утверждение Концепции Концепция системы электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области утверждена постановлением Правительства Ярославской области от п Создание моделей процессов в виде «как есть» и «как должно быть» Разработка технического задания по модели «как должно быть» Анкетирование ОГВ по документационным процессам Построение моделей Анализ и оптимизация модели в команде проекта Определение границ системы: общие и специализированные процессы Выбор платформы и компании-внедренца

6 6 Концептуальное видение будущей системы, закрепленное в документе Поддержка и контроль первых лиц Оптимизация бизнес-процессов Информационный хаос автоматизировать нельзя! Далеко не всё, что привычно и кажется единственно верным на текущий момент, нужно и можно переносить в будущую систему Проектное управление, команда функциональных заказчиков Этап «Концептуальный» - выводы

7 Этап «Пилотный» 7 Август 2010 Разработка полнофункциональной модели СЭД, реализующей основные делопроизводственные процессы Правительства области. Принятие модели всеми функциональными заказчиками (должностными лицами, отвечающими за различные процессы в правительстве области). Октябрь 2010 Опытная эксплуатация в пилотной зоне, которая включала в себя приемные высших должностных лиц (Губернатора области и его заместителей), 4 управления Аппарата Правительства области и 2 Департамента (самостоятельных органов исполнительной власти области). Общее число пользователей пилотного проекта превысило 150. Декабрь 2010 Результаты пилотного этапа были признаны успешными и с января 2011 года начался этап тиражирования системы на все органы исполнительной власти области. 2010

8 Этап «Пилотный» - выводы 8 Активное участие команды проекта во внедрении и тестировании системы Формирование собственной службы технической поддержки, подготовка специалистов 2010 Обучение, консультирование, преодоление скрытого сопротивления пользователей в условиях смешанного документооборота Принятие решения о внедрении системы (и оплате контракта) по результатам пилотного этапа работ

9 Этап «Тиражный» Январь - апрель Подключение делопроизводителей всех ОГВ. В январе в системе начал работать Губернатор области. Февраль-май Обучение государственных служащих – пользователей ЕСЭД (более 1300 сотрудников) Май Издан Указ Губернатора Ярославской области от «О переходе органов исполнительной власти Ярославской области на единую систему электронного документооборота» Март-июль Подключение к ЕСЭД всех сотрудников органов исполнительной власти Ярославской области Июль Подключение к ЕСЭД в режиме «удаленной точки взаимодействия» администраций муниципальных районов области. Подписание соглашений об информационном взаимодействии.

10 Этап «Тиражный» Август – декабрь Запущены процессы Подготовка, согласование исходящих и внутренних документов Согласование, регистрация, рассылка и исполнение НПА Подготовка и проведение совещаний Работа с обращениями граждан Исполнение федеральных НПА Подготовка договоров и соглашений

11 Этап «Тиражный» - выводы Разработка мультимедийного обучающего курса по основным функциям работы в ЕСЭД для самостоятельного обучения новых пользователей Полное документирование системы как государственной информационной системы Ярославской области Разработка нормативно-правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭД: Указ Губернатора, постановления Правительства, внесение изменений в регламент Правительства и т.д. Обязательность заключения соглашений со сторонними абонентами ЕСЭД и МЭДО для закрепление обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях

12 Этап «Масштабирование» Ноябрь 2011 – Май 2012 Внедрение Общероссийского классификатора обращений граждан Интеграция с СЭД DocsVision (мэрия г. Ярославля) Интеграция с МЭДО Подписание соглашений об информационном взаимодействии в ЕСЭД с ТОФОИВ Ярославской области Май – Июнь 2012 Разработана типовая СЭД администрации муниципального района Июнь май 2014 Типовая СЭД внедрена в 13 муниципальных районах области Октябрь 2013 Проведена конвертация ЕСЭД в новую версию DIRECTUM Декабрь 2013 Началось внедрение решения iDecide DIRECTUM Document for iPad в Правительстве Ярославской области.

13 Автоматизированные процессы 13 Регистрация и направление адресатам входящих документов Выдача, исполнение поручений, контроль хода их исполнения Подготовка, согласование и регистрация исходящих документов Разработка, согласование, утверждение, рассылка и исполнение НПА Разработка, согласование, утверждение, рассылка и исполнение приказов Обмен корреспонденцией с удалёнными точками взаимодействия Обмен корреспонденцией с федеральными органами в системе МЭДО Контроль исполнительской дисциплины и загрузки персонала Организация, проведение и выдача поручений по совещаниям всех уровней Публикация документов на официальном портале Подготовка, согласование и регистрация договоров и соглашений Учет доверенностей Регистрация и рассмотрение обращений граждан по 59-ФЗ Регистрация и рассмотрение жалоб по 210-ФЗ Регистрация и рассмотрение запросов по 8-ФЗ … Более 20 процессов…

14 СЭД ОГВ ЯО в цифрах 14 В ЕСЭД работают более 300 организаций и более 3400 пользователей Подготовлено и зарегистрировано в т.ч. доставлено автоматически (%) Исходящих писем (52%) (58%)41 423(64%) Входящих писем (55%) (61%) (58%) Нормативно-правовых актов Обращений граждан

15 15 Статистика и интересные факты по работе в ЕСЭД В ЕСЭД ежемесячно создается более исходящих и внутренних документов (и это без учета документов, создаваемых при сканировании входящей корреспонденции) Среднее время согласования документов составляет меньше одного рабочего дня (до начала проекта 3-4 дня). Сроки согласования проектов нормативно-правовых актов сократились более чем в 3 раза. По ЕСЭД в ОГВ ЯО поступает 65% от всех входящих документов (дублирование документов на бумажных носителях не превышает 6%). В ЕСЭД готовится и согласовывается 93% всех исходящих документов. 52% всей исходящей корреспонденции отправляется исключительно в электронном виде средствами ЕСЭД без дублирования на бумажных носителях. Все пользователи системы при вынесении поручений, согласовании и подписании документов используют средства электронной подписи. Удостоверяющим центром правительства области выдано около 4000 сертификатов ключей ЭП (усиленная неквалифицированная ЭП).

16 ЕСЭД – самая масштабная IT-система, используемая в органах власти области В ЕСЭД работают более 300 организаций и более 3400 пользователей: Губернатор и члены Правительства области Органы государственной власти области ТОФОИВ Ярославской области Администрации муниципальных районов, их структурные подразделения, администрации сельских поселений области Подведомственные государственные учреждения 16

17 Единая Система Электронного Документооборота органов исполнительной власти Ярославской области Это - общая информационная среда, обеспечивающая единое управленческое пространство субъекта Российской федерации. Система обеспечивает межведомственный документооборот, объединяющий все органы управления региона и интегрированный с федеральной системой электронного документооборота (МЭДО). ЕСЭД изначально создавалась не только для автоматизации классического делопроизводства, сколько для технологической поддержки разработки, принятия и реализации управленческих решений. Проект внедрения ЕСЭД был признан самым масштабным ИТ-проектом в Ярославской области и проектом, который коренным образом изменил культуру работы всех государственных служащих. 17