Программная инженерия Андрей Дмитриев andrei-dmitriev@yandex.ru ©2009. - презентация

1 Программная инженерия Андрей Дмитриев ©2009

2 Основы эффективного общения по электронной почте

3 Введение Электронная почта в современном проекте Много ли мы общаемся? Умеет ли человек работать с почтой?

4 Программа Тема письма Представление и подпись Цитирование Краткость Выделение текстом Выбор адресатов Управление своими ресурсами

5 Представление и подпись В начале первого письма сделайте вступление: как вас зовут чем занимаетесь почему решили написать это письмо почему отправили его именно на этот адрес В конце письма: Подведение резюме письма (если длинное) Благодарность Подпись (как к вам потом обращаться)

6 Тема письма Позволяет выделить письмо из набора по определенному критерию Неподходящие темы: Без темы От Виктории Вчерашний разговор... Срочно, Важно и т.п. применять по необходимости

7 Цитирование Цитирование – это включение в тело письма содержимого предыдущего письма, на которое вы отвечаете Позволяет понять, о чем идёт речь Важно при затяжной переписке Экономит время при пересылке Позволяет избежать недопонимания Не тратится лишнее время на вопросы, которые были решены ранее Рекомедуется сохранять контекст всей переписки

8 Краткость Человек склонен длинные письма откладывать на потом Если при прочтении первых 5-10 строк он не понял сути, вероятность, что он его отложит увеличивается Рекомендация: выражать суть письма в 10 строк При невозможности этого, первые строки должны содержать краткое содержание письма

9 Выделение ключевых моментов Если письмо длинное, выделяйте текстом Основные места, даты, ограничения То, что требует реакции Вопросы Предложения, решения Например: К понедельнику 23 января Не стоит применять алгоритм *Присутствие обязательно*

10 Выбор адресатов Правильное заполнение полей: To: прямые заинтересованные, от них ожидается ответ CC: заинтересованные и потенциально интересующиеся BCC: ??? Кнопка Reply to all Пользоваться осторожно

11 Управление ресурсами Нерациональное чтение почты прерывает процесс Снижается производительность Рекомендуется читать почту только в выделенное время Addiction to messages Отключение уведомления о приходе писем Поддерживайте «Входящие» пустым Правила действий над письмами

12 Обработка письма Письмо читать только один раз Действия Рассмотреть и отреагировать Удалить Перенаправить Отложить

13 Ссылки Being the for Dummies

14 Итоги Электронная почта широко используется в рабочем процессе Знание основ эффективного общения через позволяет сэкономить Свое время и время команды Нервную энергию

15 Q&A

16 Спасибо! Андрей Дмитриев ©2009