Система учета авансовой отчетности Командировочные, хозяйственные, представительские расходы Разработчик: ООО «Адвантум» - презентация

1 Система учета авансовой отчетности Командировочные, хозяйственные, представительские расходы Разработчик: ООО «Адвантум»

2 Система учета авансовой отчетности Система учета авансовой отчетности обеспечивает возможность автоматизированной подготовки и согласования документов в электронном виде, связанных с учетом авансовых расходов. Система значительно сокращает нагрузку на сотрудников бухгалтерии, ответственных за учет авансовых расходов. 2 Назначение системы

3 Значительные затраты времени сотрудников на изучение правил составления и подготовку авансовой отчетности Частые случаи некорректного составления сотрудниками необходимых документов Повышенные затраты времени бухгалтеров на консультирование сотрудников и исправление ошибок в предоставляемых документах Отсутствие возможности оперативной проверки и утверждения документов из-за территориальной распределенности подразделений компании Несвоевременность получения авансовой отчетности от сотрудников компании 3 Система учета авансовой отчетности Предпосылки создания системы

4 Автоматизированная подготовка документов Электронное согласование документов Печать авансовых документов Формирование отчетов Автоматизированный заказ билетов Выгрузка данных в систему финансового учета Синхронизация данных о сотрудниках компании Делегирование полномочий для работы с системой Система учета авансовой отчетности 4 Основные функциональные возможности

5 Документы в рамках события (До события) Система учета авансовой отчетности Автоматизированная подготовка документов Документы в системе могут быть созданы в рамках одного из событий: Командировка, Хозяйственные расходы, Представительские расходы 5

6 Система учета авансовой отчетности Документы в рамках события (После события) Автоматизированная подготовка документов Доступность создания документов зависит от того были ли созданы и утверждены определенные документы в рамках данного события. 6

7 Командировочные расходы - Служебное задание - Приказ о командировке - Командировочное удостоверение - Доверенность на получение счет-фактуры - Таблица суточных - Служебная записка на перечисление аванса - Смета и акт на представительские расходы - Авансовый отчет - Служебная записка на возмещение расходов Хозяйственные расходы - Служебная записка на перечисление аванса - Авансовый отчет - Служебная записка на возмещение расходов Представительские расходы - Служебная записка на перечисление аванса - Смета и акт на представительские расходы - Авансовый отчет - Служебная записка на возмещение расходов Обязательные для создания документы Документы, создаваемые автоматически Система учета авансовой отчетности Перечень документов, создаваемых в рамках события Автоматизированная подготовка документов 7

8 Система учета авансовой отчетности 8 Мастер создания документов (Служебное задание – Персональные данные) Автоматизированная подготовка документов Создание документов содержащих значительное количество полей ввода реализовано в системе на базе мастера создания документов.

9 Система учета авансовой отчетности 9 Мастер создания документов (Авансовый отчет – Расходы) Автоматизированная подготовка документов

10 Система учета авансовой отчетности 10 Электронное согласование документов Созданные документы могут быть оправлены на утверждение. Перечень пользователей утверждающих документ определяется маршрутом движения документа и ролями, выставленными для конкретных пользователей системы. Примеры маршрутов движения документов: Служебное задание Менеджер – Менеджер по финансовому учету – Бухгалтер Авансовый отчет Бухгалтер – Менеджер – Подотчетное лицо – Бухгалтер

11 Система учета авансовой отчетности 11 Роли пользователей системы Электронное согласование документов

12 Система учета авансовой отчетности 12 Интерфейс бухгалтера (просмотр документов) Электронное согласование документов

13 Система учета авансовой отчетности 13 Интерфейс подотчетного лица (просмотр документов) Электронное согласование документов

14 Система учета авансовой отчетности 14 Интерфейс бухгалтера (редактирование статей затрат в Авансовом отчете) Электронное согласование документов

15 Система учета авансовой отчетности 15 Просмотр истории движения документов Электронное согласование документов

16 Система учета авансовой отчетности 16 Печать пакета документов Печать авансовых документов Система предоставляет возможность печати (формирования pdf-файла) отдельных утвержденных документов и пакета документов в рамках конкретного события.

17 Система учета авансовой отчетности 17 Печатная форма служебного задания Печать авансовых документов

18 Система учета авансовой отчетности 18 Печатная форма командировочного удостоверения Печать авансовых документов

19 Система учета авансовой отчетности 19 Печатная форма Авансового отчета Печать авансовых документов

20 Система учета авансовой отчетности 20 Автоматизированный заказ билетов После утверждения Служебного задания пользователям системы предоставляется возможность заказать необходимые билеты. Заказ формируется автоматически на основании данных из Служебного задания и отправляется в систему ATH.

21 Система учета авансовой отчетности 21 Выгрузка данных в систему финансового учета Информация о принятых к учету Авансовых отчетах (проводки и аналитическая информация) выгружается Бухгалтером в форматированные файлы, для последующей загрузки в полуавтоматическом режиме в международную систему финансового учета.

22 Система учета авансовой отчетности 22 Синхронизация данных о сотрудниках компании Данные из основных справочников, таких как Сотрудники, должности, функции, отделы, синхронизируются с данными из внутренней системы заказчика, содержащей актуальную кадровую информацию о сотрудниках компании.

23 Система учета авансовой отчетности 23 Итоговые суммы в разрезе валют Формирование отчетов Система позволяет осуществлять формирование отчетов с различной степенью детализации и по определяемым пользователем параметрам благодаря использованию технологии OLAP.

24 Система учета авансовой отчетности 24 Итоговые суммы в разрезе валют по годам и месяцам Формирование отчетов

25 Система учета авансовой отчетности 25 Делегирование полномочий для работы с системой Система позволяет пользователям передавать на определенный срок полномочия на создание и утверждение авансовых документов другому пользователю.

26 Система учета авансовой отчетности 26 Значительное сокращение времени подготовки и согласования авансовых документов сотрудниками компании Уменьшение нагрузки на сотрудников бухгалтерии, занимающихся учетов авансовых расходов Минимизация ошибок в подготавливаемых документах. Возможность оперативного контроля руководством состояния утверждаемых документов Сокращение количества задержек выплат, связанных с авансовыми расходами Результат внедрения системы в DHL

27 Компания Адвантум с 2001 года специализируется на проектировании, разработке и внедрении многофункциональных информационных и автоматизированных систем различного назначения, в том числе: –систем управления предприятием –корпоративных и геоинформационных систем –интернет и интранет порталов –систем GPS/ГЛОНАСС мониторинга и позиционирования –систем для складских комплексов Заказчики: –Toyota –DHL –Соликамскбумпром –Ураласбест –Русские Навигационные Технологии –Международный Акционерный Банк –Министерство транспорта и связи Тверской области Система учета авансовой отчетности 27 О компании разработчике

28 Спасибо за внимание! Система учета авансовой отчетности 28