1 ИНФОДОКУМ-2011 Как перейти на безбумажный документооборот в процессе организации внутренней деятельности органов государственного и муниципального управления. - презентация

1 1 ИНФОДОКУМ-2011 Как перейти на безбумажный документооборот в процессе организации внутренней деятельности органов государственного и муниципального управления Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией Москва, 27 апреля 2011 г.

2 2 ИНФОДОКУМ Политика 2.Профессионализм 3. Практика

3 3 Нормативное регулирование ДОУ: - законодательные акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; - указы и распоряжения Президента РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения; - постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения; - нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам ДОУ; - законодательные и иные нормативные правовые субъектов РФ по различным аспектам ДОУ; - национальные стандарты на документы, технологии и терминологию; - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; - унифицированные системы документации. 1. Политика

4 4 Любая политика соотносится с определённой сферой деятельности. Политика управления документами создаётся в рамках деятельности в области управления и отношений между участниками системы управления. Политика отражает общие намерения и направления деятельности: – намерения/ цели; -объекты политики, их классификация; -субъекты политики, их роли; -система принятия решений и зоны ответственности; -алгоритм управления документами (в общем виде); -система отчетности; -ответственность за реализацию; -показатели оценки; -(этапы внедрения); -(виды деятельности, системы документации и информационные системы); -система нормативного регулирования/нормативные ссылки; -система мероприятий. 1. Политика

5 5 2. Профессионализм Делопроизводство ~ Документационное обеспечение управления ~ Управление документами Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирования и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО – СИБИД. Управление документами. Общие требования).

6 6 Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. (ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). 2. Профессионализм

7 7 Документирование - запись информации, т.е. создание документов. Цели документирования: - фиксация управленческого действия, решения; - передача информации; - хранение и использование информации в течение определенного времени. Алгоритм создания документа: вид документа – функция управления – носитель/способ документирования – ценность На практике алгоритм реализуется на основе классификатора участков и вопросов деятельности организации

8 8 2. Профессионализм Национальные стандарты Российской Федерации : ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» ГОСТ Р ИСО – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступил в действие Официальный перевод стандарта МЭК «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» /IEC

9 9 2. Практика Организационные основы ДОУ/управления документами = совокупность ситуаций документообразования: - классификаторы функций/услуг; - административные регламенты реализации функций/оказания услуг: -структура текста; -блок-схемы (вход и выход – документы и информация, срок хранения, выбор носителя) - правила, стандарты, регламенты по общим вопросам управления (административным вопросам).