Автоматизации процесса заполнения документов. Электронный документооборот Документы, распечатанные на принтере, 100% существуют и в электронном виде. - презентация

1 Автоматизации процесса заполнения документов

2 Электронный документооборот Документы, распечатанные на принтере, 100% существуют и в электронном виде. Электронные документы всё чаще и чаще используются в документообороте. Преимущества использования электронных документов в отличие от бумажных, очевидны: нет человеческого фактора и опечаток многократное ускорение работы возможность делать шаблоны различные форматы загрузки данных множество средств обработки. Для удобной работы с электронными документами используется специализированное программное обеспечение.

3 Программа «Заполнитель» Уникальный инструмент автоматизации процесса конвертирования электронных данных во внутренние документы программ «Альта-Софт» Дружественный и понятный интерфейс За несколько простых операций можно сформировать большие многотоварные документы Поддерживает различные распространённые форматы электронных файлов Поддерживает систему Drag&Drop и копирование из буфера обмена

4 Роль «Заполнителя» Список программ компании«Альта-Софт», способных получать данные от «Заполнителя». Для каждой программы перечислены документы и графы, в которые можно экспортировать данные «Альта-ГТД». «Альта-ГТД»: - Инвойс - ДТ и другие документы; - Дополнения к документам - ЭД- 2 документы - Документы для Предварительного Информирования (ПИ) - Документы СВХ «Такса» - заполнение списка товаров «Артикул» - создание инвойсов, обновление базы «Альта-ПИ» - документы для Предварительного Информирования «Альта-Логистика-ВЭД» - создание инвойсов «Сайт ФТС «Сбор статистических форм» - загрузка статистических форм на сайт ФТС.

5 Давайте познакомимся Мы специально разработали простой и интуитивно понятный интерфейс и разбили его на блоки. Таким образом весь необходимый функционал всегда под рукой. 1. Главное меню программы 2. Выбор документа и программы для экспорта 3. Закладки с полями заголовка документа или в виде таблицы 4. Панель управления столбцами и таблицей 5. Присвоение полей для каждого столбца 6. Табличная часть документа 7. Строка статуса 8. Кнопка «Готово» – всего одна кнопка для экспорта 9. Приёмное окно – для переноса данных из других программ по технологии Drag&Drop

6 Загрузка из разных форматов «Заполнитель» поддерживает самые распространённые форматы электронных файлов: XLS XLSX ODS TXT DBF XML Использование готовых данных значительно повышает скорость и надежность процесса заполнения электронных документов.

7 Выборка документов Все документы сгруппированы по группам и по важности У каждого документа есть список «обороток» Для быстрого выбора документа, можно воспользоваться поиском

8 Управление столбцами Разработана система управления столбцами в табличной части. На стадии редактирования данных можно: Вставлять и удалять столбцы или строки Дублировать данные в столбцах Копировать, вырезать данные через буфер обмена.

9 Заголовок документа Поля, относящиеся к заголовочной части документа, можно заносить в отдельной закладке «Заголовок документа». Это увеличивает скорость и удобство заполнения данных и уменьшает вероятность ошибок.

10 Фильтр полей Неиспользуемые поля в разных документах можно отключить через диалог «Фильтр полей».

11 Назначение столбцов Все поля находятся в одном всплывающем меню (достаточно нажать левую клавишу мыши над нужным столбцом и выбрать поле в открывшемся всплывающем меню) Все поля удобно сгруппированы в подменю Встроен диалог быстрого поиска полей Все поля находятся в одном всплывающем меню (достаточно нажать левую клавишу мыши над нужным столбцом и выбрать поле в открывшемся всплывающем меню) Все поля удобно сгруппированы в подменю Встроен диалог быстрого поиска полей

12 Запоминаем назначенные столбцы В любой момент можно сохранить назначенные столбцы в файле или в выпадающем списке, чтобы затем быстро восстановить данные Дополнительно есть возможность сохранить не только столбцы, но и таблицу целиком вместе с назначенными заголовками Полученный таким образом файл можно отправить по электронной почте

13 Склейка текста Есть возможность «склеить» несколько столбцов в одно поле. И добавить текст между ними: Например, три столбца «Номер», «Дата» и «Тип Документа» можно склеить в осмысленный текст: Документ 123 от Еще имеется возможность добавлять текст «ДО» и «ПОСЛЕ» столбцов, например, если следует добавить осмысленный текст к полю. Также можно учитывать следует ли добавлять текст при пустом или заполненном полях.

14 Удаление по ключевому столбцу Часто в исходном электронном документе помимо таблицы с данными о товарах присутствует некая заголовочная и итоговая информация. Например, в нашем случае – это поле «Наименование группы» (Электроника и Расходные материалы). Чтобы отфильтровать такие строчки, был придуман механизм «ключевой столбец». Если есть такие столбцы, они помечаются как «ключевые». Строчки, у которых заполнены только ключевые поля, при экспорте данных отсекаются.

15 Вычисляемые поля В некоторых таможенных документах имеются сложные поля, например 31-я, 44-я графы ДТ. Разделы, состоят из разнообразной информации. Например, раздел 1 графы 31 содержит: наименования, артикулы, торговую марку, страну и т.д. Для этого «сложные» графы, такие как 31 и 44, разделены в «Заполнителе» на меньшие составляющие: наименование, торговая марка, упаковка. Это позволяет точно назначать заголовки в случае когда в исходном электронном документе данные разнесены по разным столбцам. Затем при помощи строк формирования можно задать, как именно будет собираться «сложная» графа из своих составляющих.

16 Экспорт Экспорт электронных данных из программы «Заполнитель» в программу «Альта ГТД» выполняется всего по одной кнопке «Готово».

17 Экспорт в другие программы Экспорт электронных данных из программы «Заполнитель» возможен также и в другие программы «Альта-Софт».

18 Экспорт документа Стат Форма Есть возможность выгрузить документ «Статистическая форма учета перемещения товаров в рамках ТC» напрямую на сайт ФТС (сбор стат. форм).

19 Макросы Для регулярной обработки однотипных электронных документов в программе «Заполнитель» можно создавать макросы. Макрос – это сохраненная последовательность действий в программе, которую можно выполнять за одну команду.

20 Анализатор В «Заполнитель» данные из файлов загружаются «как есть» без изменений. Но при выгрузке с данными можно проводить различные манипуляции. Например: Удалять лишние пробелы, причем не только справа или слева во фразе, но и между символами пунктуации, удалять двойные пробелы и. т. д. Преобразовывать денежные и целочисленные поля к удобочитаемому виду Разделять дробные части числа и т.д.

21 Приёмное окно Приёмное окно предназначено для получения текстовых данных, «перетаскиваемых» методом Drag&Drop в программу «Заполнитель». Контекстное меню (на панели задач) позволяет прятать/показывать окна программы. Например, при «перетаскивании» в «Приёмное окно» удобно спрятать «Главное окно», чтобы оно не всплывало поверх исходного электронного документа. Маленький секрет: Картинку в приёмном окне, можно заменить на любую свою. Для этого достаточно скопировать картинку в формате BMP в папку с установленной программой «Заполнитель». Затем выбрать эту картинку в настройках.

22 Настройки программы В программе «Заполнитель» существует множество полезных настроек. Некоторые из них: Загружать DBF файлы в кодировке cp866 или win1251 Игнорировать любые Юникодные символы (иероглифы, значки и пр.), кроме кириллических символов Брать из XLS числа, округлённые форматом ячейки Автоматически формировать текстовое дополнение при заполнении 31 графы ГТД Преобразовывать многострочный текст в ячейках таблицы в одну строку Предупреждать о повторяющихся строках в таблице Помнить от 4 до 10 последних открытых файлов Преобразовывать все буквы в ПРОПИСНЫЕ и т. д.

23 Заполнитель+ Программа «Заполнитель+» предназначена для компаний с автоматизированным документооборотом и позволяет переносить данные из MS Access, MS SQL Server, Oracle и пр. Для извлечения данных из базы используется стандартный язык SQL-запросов.

24 Послесловие Для заполнения данных о товарах в документах «Альта ГТД» для «Windows» наиболее эффективно использовать программу «Заполнитель» совместно с документом «Инвойс».