Белорусский государственный университет Подготовила Студентка экономического факультета Отделение: Экономика Панькова Анастасия Минск 2008. - презентация

1 Белорусский государственный университет Подготовила Студентка экономического факультета Отделение: Экономика Панькова Анастасия Минск 2008

2 Содержание Введение 1. Способы создания таблиц 1. Способы создания таблиц 1.1. Создание таблиц путем ввода данных 1.1. Создание таблиц путем ввода данных 1.2. Создание таблиц с помощью Мастера 1.2. Создание таблиц с помощью Мастера 1.3. Создание таблиц с помощью Конструктора 1.3. Создание таблиц с помощью Конструктора 2. Определение ключевых полей 2. Определение ключевых полей 3. Связывание таблиц 3. Связывание таблиц 4. Работа с записями 4. Работа с записями 5. Сортировка, поиск и фильтрация данных 5. Сортировка, поиск и фильтрация данных 6. Список использованных источников 6. Список использованных источников

3 Введение Таблицы – основные «строительные блоки», в которых организуются поля и записи данных. Все остальные объекты базы данных будут основаны на таблицах и установленных между их полями связях. Таблицы – основные «строительные блоки», в которых организуются поля и записи данных. Все остальные объекты базы данных будут основаны на таблицах и установленных между их полями связях. Назад

4 Способы создания таблиц: Создание таблиц путем ввода данных Создание таблиц путем ввода данных Создание таблиц с помощью Мастера Создание таблиц с помощью Мастера Создание таблиц с помощью Конструктора Создание таблиц с помощью Конструктора Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Рис.1 Ярлыки новых объектов в списке таблиц пустой базы данных Назад

5 Создание таблиц путем ввода данных Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой Рис.2 Создание таблицы путем ввода данных Назад

6 Для этого необходимо: Для этого необходимо: Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды (или один раз в зависимости от установленного режима) щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появляется пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды (или один раз в зависимости от установленного режима) щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появляется пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) должен быть одинаковым. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) должен быть одинаковым. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название. По окончании ввода данных нажать на кнопку Закрыть. По окончании ввода данных нажать на кнопку Закрыть. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? нажать кнопку Да. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? нажать кнопку Да. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК. Рис.3 Диалоговое окно Сохранение Назад

7 Создание таблиц с помощью Мастера Для создания таблиц с помощью Мастера таблиц необходимо: Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера. В диалоговом окне Создание таблиц (рис.1) выбрать назначение таблицы: Деловые (для иных целей можно выбрать и Личные). В диалоговом окне Создание таблиц (рис.1) выбрать назначение таблицы: Деловые (для иных целей можно выбрать и Личные). В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу Список рассылки. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу Список рассылки. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > переместить одно поле, » переместить все поля. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > переместить одно поле, » переместить все поля. Назад

8 Рис. 4 Диалоговое окно Мастера таблиц назад

9 Повторять описанные в пп. 34 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы. Повторять описанные в пп. 34 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя поля и нажать кнопку ОК. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя поля и нажать кнопку ОК. Нажать кнопку Далее. Нажать кнопку Далее. Рис. 5 Диалоговое окно Переименование поля назад

10 Создание таблиц с помощью Конструктора В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо: В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо: Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. Рис. 6 Окно новой таблицы в режиме Конструктора назад

11 В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно). В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно). В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы). После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы). На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ?, нажать кнопку Да. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ?, нажать кнопку Да. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы. назад

12 Определение ключевых полей Ключевое поле это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Ключевое поле это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, счетчик, простой ключ простой ключ составной ключ. составной ключ. назад

13 Для создания ключевого поля типа счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: Для создания ключевого поля типа счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: Включить в таблицу поле счетчика. Включить в таблицу поле счетчика. Задать для него автоматическое увеличение на 1. Задать для него автоматическое увеличение на 1. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: Составной ключ необходим в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: Открыть таблицу в режиме Конструктора. Открыть таблицу в режиме Конструктора. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. назад

14 Связывание таблиц Для того чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных. Для того чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных. Рис.7 Пример схемы данных назад

15 Работа с записями Существуют три операции с записями: Существуют три операции с записями: добавление, добавление, Изменение, Изменение, удаление. удаление. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать на кнопку Новая запись на панели инструментов Таблица, а затем ввести данные в поля новой записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать на кнопку Новая запись на панели инструментов Таблица, а затем ввести данные в поля новой записи. В режиме Таблицы можно копировать и перемешать записи через буфер обмена. Для этого необходимо выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения. В режиме Таблицы можно копировать и перемешать записи через буфер обмена. Для этого необходимо выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения. Чтобы удалить записи, нужно сначала выделить их, а затем воспользоваться одним из следующих способов: Чтобы удалить записи, нужно сначала выделить их, а затем воспользоваться одним из следующих способов: Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись Выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись Выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись Нажать клавишу Удалить Нажать клавишу Удалить назад

16 Сортировка, поиск и фильтрация данных Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил: Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил: При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале нужно вставить незначащие нули Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале нужно вставить незначащие нули При сохранении таблицы сохраняется и ее порядок сортировки При сохранении таблицы сохраняется и ее порядок сортировки В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице. Чтобы найти необходимые данные, нужно: В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице. Чтобы найти необходимые данные, нужно: Открыть таблицу в режиме Таблицы. Открыть таблицу в режиме Таблицы. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца). Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца). Нажать кнопку Найти на панели инструментов режим Таблицы и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка | Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена Нажать кнопку Найти на панели инструментов режим Таблицы и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка | Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки. Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию. Значение в поле со списком Поиск в, определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца. Значение в поле со списком Совпадение, определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию. Значение в поле со списком Поиск в, определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца. Значение в поле со списком Совпадение, определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля. назад

17 Фильтрация данных В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, обычный фильтр, поле Фильтр для, поле Фильтр для, расширенный фильтр. расширенный фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются самыми простыми способами отбора записей. Если можно легко найти в таблицы значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра. Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются самыми простыми способами отбора записей. Если можно легко найти в таблицы значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра. Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. назад

18 Список источников: П.Литвин, Э.Бэрон. Access. Сборник рецептов для профессионалов.- СПб.:Питер, П.Литвин, Э.Бэрон. Access. Сборник рецептов для профессионалов.- СПб.:Питер, Кошелев В.Е. Access М.: ООО «Бином-Пресс», Кошелев В.Е. Access М.: ООО «Бином-Пресс», назад