ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО в УИК - презентация

1 Орджоникидзевская районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга

2 - Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними; - Работа основывается на принципе однократной регистрации документа; - Правила оформления документов и порядок работы с ними, обязательны для членов участковой комиссии. Делопроизводство

3 Основания порядка ведения делопроизводства ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» Постановления и иные правовые акты ЦИК РФ, ИК СО ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТа Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4 Ведение делопроизводства по периодам Период Какая комиссия ведет делопроизводство УИК Период подготовки и проведения выборов УИК, с использованием Журналов или Рабочих блокнотов, утвержденных избирательной комиссией, организующей выборы Межвыборный период Орджоникидзевская районная ТИК города Екатеринбурга

5 Кто ведет делопроизводство в УИК? председатель либо секретарь УИК в соответствии с распределением обязанностей или

6 Виды документов Входящие (поступающие)Исходящие (отправляемые)Внутренние (решения, акты, протоколы)

7 Способы доставки входящих документов : почта, курьер, факс, электронная почта

8 Регистрация в журнале Проверка внешнего и внутреннего содержания конверта документов Прием и регистрация документов Жизненный цикл поступающих (входящих) документов или Отметки о регистрации на документе Рассмотрение документов председателем Запись по исполнению в журнале регистрации Списывание и размещение в дело в соответствии с номенклатурой

9 Д окументы с неправильным адресом и ошибочно вложенные - не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются Если при вскрытии обнаружено отсутствие документов, повреждение документов: 1. Составить акт установленной формы в двух экземплярах, один экземпляр посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. 2. На оборотной стороне последнего листа документа в правом нижнем углу сделать отметку: Проверка внешнего и внутреннего содержания конверта документов Документ получен в поврежденном виде

10 Регистрация в журнале В журнале заполняются соответствующие реквизиты ДатаРегистрац ионный номер Корреспон дент Номер и дата документа Краткое содер- жание Резо- люция Срок испол- нения Отметка об испол- нении дела

11 Отметки о регистрации на документе Входящий номер и дата проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа и на приложении документа При регистрации ответа на исходящий документ или дополнения к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» делается соответствующая ссылка Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года

12 Регистрация и ответ на обращения граждан Регистрация в период подготовки и проведения выборов осуществляется в отдельном реестре учета. Если в обращении гражданина не указаны фамилия и адрес Ответ на обращение не дается и списывается в дело председателем Если текст обращения не поддается прочтению Ответ не дается. Не подлежит направлению на рассмотрение в гос. орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению). Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, членам его семьи Остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

13

14 Документы оформляются на бланках установленной формы Виды бланков: бланк протокола заседания УИК бланк решения участковой комиссиибланк письма участковой комиссии Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов.

15 Жизненный цикл исходящего документа

16 Правила оформления основных реквизитов документа Дата документа 26 февраля 2014 г. или г. Регистрационный номер документа 09-05/01 Адресат Администрация Орджоникидзевского района города Екатеринбурга Организационно-правовой отдел Гриф утверждения документа УТВЕРЖДЕН решением участковой избирательной комиссии избирательного участка 150 от 15 января 2014 г. 01/02 Заголовок к тексту документа РЕШЕНИЕ (наименование документа) «О распределении обязанностей среди членов УИК 150»

17 Текст документа - должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. -состоять из двух частей. В первой - указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. -Отметка о наличии приложений Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению участковой избирательной комиссии приложение относится. при наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение 1, приложение 2 и так далее. Основные правила оформления документов

18 Подпись должностного лица. Оттиск печати. - ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. - в документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП». Отметка о заверении копии. Основные правила оформления документов

19 Изготовление, хранение и использование печати и штампов ПрименениеПечатью удостоверяют подлинность документов, соответствие копий. Ставят на: протоколах об итогах голосования копиях решений УИК пакетах при отправке документов при оформлении документов на прием товарно- материальных ценностей всех актах ИзготовлениеИзготавливает ИКСО или ТИК ХранениеПредседатель после выборов передает печать на хранение в ТИК

20 Работа с исходящими документами Документы и их копии (копии остаются в деле) нумеруются. Номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенных косой чертой (01-01/1) Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года. При оформлении писем и телеграмм указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) УИК на бланке письма. Документы, адресованные гражданину, могут вручаться лично, в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.

21 Контроль исполнения документов и поручений Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель УИК Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам В журналах регистрации документов делаются соответствующие записи об исполнении

22 Контроль исполнения документов и поручений Документы, которые подлежат контролю Основания для снятия с контроля Документ остается на контроле 1)поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, ИКСО, ИКМО, ТИК, ОИК; 2)поручения, содержащиеся в решениях УИК; 3)письменные поручения председателя УИК; 4)входящие документы; 5)обращения граждан; 6)исходящие документы, требующие ответа; 7)поручения, содержащиеся в протоколах заседаний УИК -решение УИК; -ответ на входящий документ; -ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю; -направление обращения в другие организации по принадлежности для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения. -если он направляется в другие органы или организации с целью получения УИК информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости УИК информирует об этом автора документа; -если он направляется в другие органы или организации по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием УИК о результатах исполнения.

23 Сроки исполнения документов и поручений Тип документаСрок Нормативные актысогласно указанному в них сроку Обращение депутата

24 Сроки исполнения документов «Обращения граждан» Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов – до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума – пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования – немедленно. Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки – десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»). Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции участковой комиссии, пересылаются в течение семи календарных дней. Тип документаСрок поступившие в межвыборный период

25

26 Оформление принятых решений Структура решения УИК: Вид документа; Дата принятия; Номер решения; Название документа; Первая часть (вводная, констатирующая); Распорядительная часть; Подписи; Печать.

27 Оформление протокола УИК Структура протокола УИК: Вид документа с указанием номера заседания; Дата проведения; Время проведения; Сведения о присутствующих (отсутствующих) и приглашенных; Повестка заседания; Основная часть (слушали, выступили, решили, закрытие заседания); Подписи.

28 Ведение номенклатуры дел и формирование дел в выборный период УИК составляет номенклатуру дел на основании Примерной номенклатуры дел участковой избирательной комиссии и утверждает своим решением. В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

29 ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 01-01Протоколы заседаний УИК, решения УИК и документы к ним5 лет п.7.3. ПХ ИКСО 2011 Хранится в Журнале или Рабочем блокноте УИК 01-02Копии нормативно-правовых актов РФ, Свердловской области, органов местного самоуправления, муниципального образования, ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, ТИК, избирательной комиссии муниципального образования, ОИК по вопросам подготовки и проведения выборов и референдумов ДМН* ст. 18а(1) ПТУАД 01-03Номенклатура дел участковой избирательной комиссии. 3 г., ст. 27б ПТУАД После замены новой 01-04Порядок ведения делопроизводства в участковой избирательной комиссии. Копия 01-05Программа обучения членов участковой избирательной комиссии.ДМН ст. 710б ПТУАД 01-06Методические материалы по обучению членов участковой избирательной комиссии ДМН ст. 712б ПТУАД 01-07Переписка участковой избирательной комиссии по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК ст. 33 ПТУАД 01-08Переписка участковой избирательной комиссии с гражданами по вопросам рассмотрения их обращений 5 лет ст. 183б, в ПТУАД В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения 01-09Журнал регистрации входящих документов5 лет ст. 258г ПТУАД Хранится в Журнале или Рабочем блокноте УИК 01-10Журнал регистрации исходящих документов 01-11Журнал регистрации обращений граждан

30 Оформление документов, законченных делопроизводством. Формирование дел в УИК Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Порядка, списываются председателем участковой избирательной комиссии в дело. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

31 ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ЧЛЕНЫ УИК Ответственность несет ответственность за организацию делопроизводства в УИК обеспечивает контроль исполнения документов обеспечивает контроль соблюдения требований Порядка обеспечивает сохранность и передачу документов в ТИК несут персональную ответственность за соблюдение требований Порядка, сохранность находящихся у них документов

32