Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области (в части исполнения. - презентация

1 Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области (в части исполнения требований Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. 206) марта 2014 года старший специалист 2 разряда административного отдела Е.П. Темкина

2 Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области КОНЦЕПЦИЯ 03. Документационно-информационное обеспечение. Управление документами

3 КОНЦЕПЦИЯ ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ (п ) - Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. С случае печати с обратной стороны включаем поле «ЗЕРКАЛЬНОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ» Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

4 Наименование документа, краткое содержание (заголовок к тексту) (п ) За исключением документов, оформленных на формате А5 или имеющих текст небольшого объема до строк по знаков в строке (для служебной переписки) Заголовок оформляется через 1 межстрочный интервал Заголовок на бланках приказов оформляется над текстом центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

5 заголовок Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

6 КОНЦЕПЦИЯ Все подготавливаемые проекты документов визируются исполнителем, начальником отдела, внесшим проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения Наличие электронной подписи исполнителя (п , 5.6.4, 5.9.2) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

7 Использование бланков письма (п.4.5.3, 9.2.1) При подготовке исходящих документов, направляемых адресату посредством ППО АСД LanDocs используется продольный (электронный) шаблон бланка письма Управления (без изображения Государственного герба Российской Федерации) При подготовке исходящего документа, направляемого адресату на бумажном носителе (распечатывается на гербовый бланк) Не используется шаблон бланка письма (электронного) Управления. Выдерживается расстояние верхнего поля: - до реквизита адресат не менее 6 см, - до текста письма не менее 8 см. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

8 Подготовка исходящего документа, направляемого адресату на бумажном носителе Выдерживается расстояние верхнего поля: - до реквизита адресат не менее 6 см, - до текста письма не менее 8 см. «Адресат» «Текст документа» Не менее 6 см Не менее 8 см Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

9 Шаблон документа для печати на гербовый бланк (дата и регистрационные номера в шаблоне не указываются) При подготовке проектов служебный писем в реквизитах проекта документа не указывать дату и номер документа, в том числе номенклатурный, дата подписания не всегда совпадает с датой загрузки в ППО «LanDocs», регистрационный номер документа проставляется после перерегистрации подписанного документа Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

10 Дату и номер запроса указывать в сообщении в ППО «LanDocs» при направлении документа на перерегистрацию и печать на гербовый бланк Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

11 Оформление приказов (п ) Даты в приказе оформляется словесно-цифровым способом: 11 марта 2013 г., первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля Для удобства печати на гербовый бланк - отступ от верхнего поля листа составляет 6,5 см (использование линейки слева) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

12 КОНЦЕПЦИЯ Реквизит «Адресат» (п.3.2.9) В документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти не указываются почтовые адреса, почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Строки адресата центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. Руководителю Управления Федеральной налоговой службы по Архангельской области И.О. Фамилия Руководителю Управления Федеральной налоговой службы по Архангельской области И.О. Фамилия или Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

13 Реквизит «Отметка о наличии приложений» (п ) 1. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля (без абзаца). 2. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. 3. Если приложение одно, оно не нумеруется. 4. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

14 Реквизит «Отметка о наличии приложений» (п ,3.2.12) В приказах, письмах, приложениях на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются, начиная со второй страницы. Отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер (через 1 межстрочный интервал): Приложение 2 к письму Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 16 апреля 2013 г /147 Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

15 Реквизит «Подпись должностного лица» (п , 4.2.7) наименование должности лица личная подпись расшифровка подписи Подпись оформляется через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. В состав подписи входят: - наименование должности лица, подписавшего документ, - личная подпись, - расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Начальник административного отдела Подпись И.О. Фамилия При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом: И.о. руководителя Управления Федерального казначейства по Архангельской области Подпись И.О. Фамилия пробел Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

16 Обязательным реквизитом служебных писем, а также записок (аналитических, докладных, служебных…) является отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона: И.О. Фамилия (8182) Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения: И.О. Фамилия Должность, структурное подразделение (8182) Рекомендуемый размер шрифта Times New Roman 10 (аналогично отметке об исполнителе большинства писем Федерального казначейства) Отметка об исполнителе ( п ) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

17 КОНЦЕПЦИЯ Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 или 1,5 интервала Размер шрифта (п.4.5.3) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

18 КОНЦЕПЦИЯ К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса) составляются с указателем рассылки. Указатель рассылки ( п , 5.6.5) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

19 В поле РК «Адресат. Сотрудник» указываются сотрудники Управления, кому необходимо направить подписанный приказ, эти сотрудники указываются в указателе рассылки Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

20 Внутриведомственная переписка (аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами, п ) Реквизиты, используемые в записках (п ): адресат - адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения); дата документа - дата документа; регистрационный номер; - регистрационный номер; - вид документа - вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.); название документа - название документа (заголовок к тексту); текст документа - текст документа; отметка о наличии приложений - отметка о наличии приложений; подпись - подпись; отметка об исполнителе - отметка об исполнителе. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

21 Перерегистрация документов в ППО АСД Landocs Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

22 - Об утверждении Порядка личного приема граждан в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области от 21 января 2013 г. 31; - Об утверждении регламента планирования деятельности Управления Федерального казначейства по Архангельской области и его структурных подразделений от 27 сентября 2013 г. 446; - О Коллегии Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 24 декабря 2013 г. 559; - Об утверждении Регламента Управления Федерального казначейства по Архангельской области 31 декабря 2013 г. 577; - Об утверждении Инструкции о порядке работы с документами ограниченного распространения в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области 25 декабря 2013 г. 563; - Об утверждении Порядка учета и контроля за бланками документов Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 21 ноября 2013 г. 519; - Положение о документальном фонде (в части печатных, периодических изданий) в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области от 11 октября 2013 г. Локальные нормативные акты Управления Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

23 Документальный фонд Управления Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области

24 Еженедельно информация по контрольным документам размещается в общих папках почтовой системы Outlook (каждый понедельник). Ежемесячно1 числа формируется отчет по контрольным документам для доклада руководителю управления. Контрольные документы (п.5.5.9, ) Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области