Управление коммуникациями проекта Курс «Управление проектами» Лекция.. Раздел стандарта PMBoK 10 Лектор: Толстокулаков Николай Юрьевич. - презентация

1 Управление коммуникациями проекта Курс «Управление проектами» Лекция.. Раздел стандарта PMBoK 10 Лектор: Толстокулаков Николай Юрьевич

2 Цель лекции Дать обзор: –Процессов управления коммуникациями в проекте –Их связь с прочими процессам в рамках управления проектами по стандарту PMBOK® –Документов регламентирующих управление коммуникациями в проекте, методик эффективного согласования документации Коммуникации / Цель лекции

3 Процессы управления коммуникациями проекта Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем. Коммуникации / процессы

4 Зависимости процессов Коммуникации / зависимости процессов

5 Искусство коммуникации Модели отправитель-получатель Выбор способа связи Стиль письма Способ представления Методы ведения собраний Коммуникации / Искусство коммуникации

6 Коммуникации – Базовая модель Коммуникации / Базовая модель

7 Планирование коммуникаций В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей. Коммуникации / планирование

8 Планирование: входы Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса Накопленные знания Историческая информация Описание содержания проекта План управления проектом Ограничения Допущения Коммуникации / планирование / Входы

9 Планирование : инструменты и техники Анализ требований к коммуникациям Средства коммуникаций Коммуникации / планирование / Инструменты

10 Планирование коммуникаций: выходы Коммуникации / планирование / Выходы План управления коммуникациями Требования к коммуникациям со стороны участников проекта Формат, содержание и уровень детализации передаваемой информации Имя сотрудника, ответственного за передачу информации Имя сотрудника или группы – получателей данной информации Методы или технологии Частота коммуникации Схема передачи по инстанциям Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями Глоссарий общепринятой терминологии.

11 Распространение информации Обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации. Коммуникации / распространение информации

12 Распространение информации: входы План управления коммуникациями. Примеры разделов: Предмет коммуникации Цель Частота Даты начала и завершения Формат и средства связи Ответственное лицо Коммуникации / распространение информации / Входы

13 Распространение информации: инструменты и техники Навыки коммуникации Системы сбора и выборки информации Способы распространения информации Анализ накопленных данных Коммуникации / распространение информации / Инструменты

14 Распространение информации: выходы Коммуникации / распространение информации / Выходы Активы организационного процесса (обновления) Документация о накопленных знаниях Документация проекта Отчеты по проекту Презентации проекта Обратная связь с участниками проекта Уведомления участников проекта Запрошенные изменения

15 Отчетность по исполнению Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений. Коммуникации / Отчетность

16 Отчетность по исполнению: входы Информация об исполнении работ Измерения эффективности Прогнозируемое завершение Результаты контроля качества План управления проектом Базовый план исполнения Одобренные запросы на исполнение Результаты поставки Коммуникации / Отчетность / Входы

17 Отчетность по исполнению: инструменты и техники Инструменты представления информации Сбор и сведение воедино информации о выполнение работ Совещания по оценке текущего состояния Системы регистрации затрат времени Системы отчетности по стоимости Коммуникации / Отчетность / Инструменты

18 Отчетность по исполнению: выходы Коммуникации / Отчетность / Выходы Отчеты об исполнении Прогнозы Запрошенные изменения Рекомендованные корректирующие действия Активы организационного процесса (обновления)

19 Управление участниками проекта Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта. Коммуникации / управление участниками проекта

20 Управление участниками проекта: входы Активы организационного процесса План управления коммуникациями Коммуникации / Управление участниками проекта / Входы

21 Управление участниками проекта: инструменты и техники Методы коммуникации Журналы регистрации проблем Коммуникации / Управление участниками проекта / Инструменты

22 Управление участниками проекта: выходы Коммуникации / Управление участниками проекта / Выходы Решенные проблемы Одобренные запросы на изменения Одобренные корректирующие действия Активы организационного процесса (обновления) План управления проектом (обновления)

23 Вопросы для самопроверки Какие процессы включает в себя управление коммуникациями проекта? Что может содержать план управления коммуникациями?

24 Заключение Рассмотрены процессы управления коммуникациями в рамках стандарта PMBOK® Взаимодействие с другими процессами Инструменты и методы управления коммуникациями Коммуникации / Заключение