Учитель делопроизводства С. А. Ивлева пгт. Уренгой 2012. - презентация

1 Учитель делопроизводства С. А. Ивлева пгт. Уренгой 2012

2 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3 (01) - Изображение Государственного герба РФ. (02) - Изображение герба субъекта РФ. (03) - Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания). (04) - Код предприятия. (05) - Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН). (06) - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП. (07) - Код формы документа. (08) - Наименование организации. (09) - Справочные данные об организации. (10) - Наименование вида документа. (11) - Дата документа. (12) - Регистрационный номер документа. (13) - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. (14) - Место составления или издания документа. (15) - Адресат(16) - Гриф утверждения документа. (17) - Резолюция. (18) - Заголовок к тексту. (19) - Отметка о контроле. (20) - Текст документа. (21) - Отметка о наличии приложения. (22) - Подпись. (23) - Гриф согласования документа. (24) - Визы согласования документа. (25) - Оттиск печати. (26) - Отметка о заверки копии документа. (27) - Отметка об исполнителе. (28) - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (29) - Отметка о поступлении документа в организацию. (30) - Идентификатор электронной копии документа. ГОСТ Р

4 01 Государственный герб РФ На бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Размер герба не рекомендуется делать более 20 мм. Организации негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный герб РФ или герб субъекта РФ на своем бланке. Бланки с изображением Государственного герба РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5 Бланк с угловым расположением реквизитов

6 Бланк с продольным расположением реквизитов

7 02 –герб субъекта Российской Федерации Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Правила расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита о1.

8 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Реквизит помещается на бланках организации в соответствии с уставом организации. Может быть выполнен в любом цвете или цветовом решении и располагаться в пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора бланка. Реквизиты 01,02,03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке может быть изображен только один из этих реквизитов.

9 04 код организации Реквизит проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков. ОКПО

10 05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах юридического лица. Является составной частью справочных данных об организации ОГРН

11 06 идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на учет налогоплательщика ( индивидуального предпринимателя, юридического или физического лица). ИНН/КПП /

12 07 код формы документа Реквизит проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

13 08 наименование организации Должно соответствовать наименованию организации, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при наличии). Сокращенное наименование организации автора документа приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АГАТ» (ЗАО»АГАТ») ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АГАТ» (ЗАО»АГАТ»)

14 Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих на ряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатаются на двух языках. Наименование на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

15 Бланк документа на двух языках

16 09 Справочные данные об организации Оформляется только на бланке письма В реквизит входят: почтовый адрес, номера телефонов, коды по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации ( ; адрес веб-сайта)

17 10 наименование вида документа Реквизит указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и оформляется от нулевого положения табулятора (центрировано – при продольном расположении) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие слова можно писать в разрядку: А К Т Наименование вида документа должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

18 11 дата документа Обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Дата оформляется от нулевого положения табулятора

19 12 регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 05-02/89, где –номер дела по номенклатуре дел, 89 – порядковый номер документа в регистрируемом массиве документов.

20 Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: 1235/1256/089

21 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора. Например: На 123/02 от

22 14 место составления или издания документа Указывается в том случае, если затруднено его определено по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием городов Москва и Санк-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед всеми остальными названиями ставятся: г. – город, пос. – поселок и т.д.

23 15 адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Оформляется от четверного положения табулятора флаговым способом и состоит из нескольких составных частей: 1. наименование организации; 2. наименование структурное подразделение; 3. наименование должности лица; 4. инициалов, фамилии; 5. почтового адреса

24 Например: Генеральному директору ОАО «Восток» И.И. Иванову или Соколову В.Е. ул. Восточная, д.23 г. Муравленко,123456

25 16 гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

26 Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Восток» _________ И.И. Иванов «__» _________20__г. Или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от

27 17 резолюция Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса («зачислить», «выделить 100 тыс. рублей»), и резолюция, определяющая порядок подготовки вопроса. В этом случае, текст должен содержать три составные части: кому поручается (Ф. И. О.), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения.

28 Например: В. А. Орлову Подготовить проект приказа «О создании экзаменационной комиссии» к (личная подпись руководителя)

29 18 заголовок к тексту документа Реквизит включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)? Оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением необходимых заглавных букв. Не оформляется на документах составленных на бланке формата А5.

30 19 отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

31 20 текст документа Тексты документов составляют на государственном языке РФ или государственном языке субъекта РФ в соответствии с законодательством РФ Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Текст печатают от нулевого положения табулятора через 3-4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5-2 интервала на бумаге формата А4 и через 1 интервал – формата А5.

32 20 Текст документа Текст состоит из двух частей: в первой части указывается основание для составления документа; во второй – просьбы, выводы, предложения. Может состоять из одной второй части. Текст должен быть точным, ясным, лаконичным. Не допускается многозначность толкования слов. При построении текстов документов рекомендуется: 1) использовать сжатые синтаксические конструкции; 2) применять трафаретные словосочетания, тексты; 3) использовать во всех возможных случаях простые предложения.

33 21 отметка о наличии приложения Реквизит оформляется через 2-4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется висячей строкой через один межстрочный интервала. Если документ имеет приложение названное в тексте документа, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

34 Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Приложение: Методические указания по внедрению и применению Государственного стандарта на ОРД (ГОСТ Р ), 5 экз.

35 В приложении к распорядительному документу (приказу, постановлению и т.д.) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера Приложение к приказу Росархива от

36 22 подпись В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документа ( полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи ( инициалы, фамилия) Генеральный директорличная подпись В. А. Борисов ЗАО « Восток» или на бланке : Генеральный директор личная подпись В.А. Борисов

37 При подписании документа несколькими должностными лицами из подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности Директор личная подпись И. И. Ларин Главный бухгалтер личная подпись С.А. Ивина Начальник АТХ личная подпись С.М. Баков

38 23 гриф согласования документа Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации ___________________ И.И. Соколов «____» ____________ 20 __г.

39 Если согласование осуществляют письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от

40 24 Виза согласования документа Этим реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или не согласие должностного лица организации – автора документа – с содержанием документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. Руководитель юридического отдела _личная подпись _ А.С. Орлов г.

41 25 оттиск печати Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печать проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита или на специальных пометках «Место для печати», «М.П.»

42 26 отметка о заверении копии Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит: из Слова «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Верно Инспектор службы кадров личная подпись Т.С. Лавренюк Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

43 27 отметка об исполнителе Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. В. А. Жуков 8(345)

44 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело Включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении. Состоит из слова «В дело », в котором будет хранится документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. В дело Л. Иванова

45 29 отметка о поступлении документа в организацию Отметка содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается проставлении отметки о поступлении документа в организацию в виде штампа. Вх /

46 30 идентификатор электронной копии документа Является отметка (колонтитул), проставляемая в в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. D: dokument/dogovor/ ,

47 Используемая литература ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».