Кировская районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга. - презентация

1 Кировская районная территориальная избирательная комиссия города Екатеринбурга

2 отрасль деятельности учреждения или организации, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство

3 Основания порядка ведения делопроизводства ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» Постановления и иные правовые акты ЦИК РФ ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТа Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4 Кто должен знать правила оформления документов и порядок работы с ними? Это обязательные знания для всех членов УИК

5 Ведение делопроизводства по периодам Период Какая комиссия ведет делопроизводство УИК Период подготовки и проведения выборов УИК, с использованием Журналов или Рабочих блокнотов, утвержденных избирательной комиссией, организующей выборы Меж- выборный период Кировская районная ТИК города Екатеринбурга

6 Кто ведет делопроизводство в УИК? председатель либо секретарь УИК в соответствии с распределением обязанностей или

7 Виды документов Входящие (поступающие)Исходящие (отправляемые)Внутренние (решения, акты, протоколы)

8 Способы доставки входящих документов : почта, курьер, факс, электронная почта

9 Регистрация в журнале Проверка внешнего и внутреннего содержания конверта документов Прием и регистрация документов Жизненный цикл поступающих (входящих) документов или Отметки о регистрации на документе Рассмотрение документов председателем Запись по исполнению в журнале регистрации Списывание и размещение в дело в соответствии с номенклатурой

10 С неправильным адресом и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются или возвращаются Если при вскрытии обнаружено отсутствие документов, повреждение документов или несоответствие номеров документов. 1. Составить акт установленной формы в двух экземп., один экземпляр посылается отправителю, другой - к принятым документам. 2. На послед. листе документа в правом нижнем углу где сделать отметку Проверка внешнего и внутреннего содержания конверта документов Документ получен в поврежденном виде

11 Регистрация в журнале В журнале заполняются соответствующие реквизиты Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года ДатаРегистра- ционный номер Корре- спондент Номер и дата документа Краткое содер- жание Резо- люция Срок испол- нения Отметка об испол- нении дела

12 Отметки о регистрации на документе Входящий номер и дата проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа и на приложении документа При регистрации ответа на исходящий документ или дополнения к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» делается соответствующая ссылка Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года

13 Регистрация и ответ на обращения граждан Регистрация в период подготовки и проведения выборов осуществляется в отдельном реестре учета. Если в обращении гражданина не указаны фамилия и адрес Ответ на обращение не дается и списывается в дело председателем Если текст обращения не поддается прочтению Ответ не дается. Не подлежит направлению на рассмотрение в гос. орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению). Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, членам его семьи Остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

14

15 Жизненный цикл исходящего документа

16 Работа с исходящими документами Документы и их копии (копии остаются в деле) нумеруются. Номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенных косой чертой (01-01/1) Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года. При оформлении писем и телеграмм указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) УИК на бланке письма. Документы, адресованные гражданину, вручаются ему лично, в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.

17 Контроль исполнения документов и поручений Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель УИК Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам В журналах регистрации документов делаются соответствующие записи об исполнении

18 Контроль исполнения документов и поручений Документы, которые подлежат контролю Основания для снятия с контроля Документ остается на контроле 1)поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, ИКСО, ИКМО, ТИК, ОИК; 2)поручения, содержащиеся в решениях УИК; 3)письменные поручения председателя УИК; 4)входящие документы; 5)обращения граждан; 6)исходящие документы, требующие ответа; 7)поручения, содержащиеся в протоколах заседаний УИК -решение УИК; -ответ на входящий документ; -ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю; -направление обращения в другие организации по принадлежности для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения. -если он направляется в другие органы или организации с целью получения УИК информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости УИК информирует об этом автора документа; -если он направляется в другие органы или организации по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием УИК о результатах исполнения.

19 Сроки исполнения документов и поручений Тип документаСрок Нормативные актысогласно указанному в них сроку Обращение депутата

20 Сроки исполнения документов «Обращения граждан» Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов – до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума – пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования – немедленно. Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки – десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»). Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции участковой комиссии, пересылаются в течение семи календарных дней. Тип документаСрок поступившие в межвыборный период

21

22 Документы оформляются на бланках установленной формы Виды бланков: бланк протокола заседания УИК бланк решения участковой комиссиибланк письма участковой комиссии

23 Основные требования к подготовке и оформлению документов

24 Изготовление, хранение и использование печати и штампов ПрименениеПечатью удостоверяют подлинность документов, соответствие копий. Ставят на: протоколах об итогах голосования копиях решений УИК пакетах при отправке документов при оформлении документов на прием товарно- материальных ценностей всех актах ИзготовлениеИзготавливает ИКСО или ТИК ХранениеПредседатель после выборов передает печать на хранение в ТИК

25 Ведение номенклатуры дел и формирование дел в выборный период УИК составляет номенклатуру дел на основании Примерной номенклатуры дел участковой избирательной комиссии и утверждает своим решением. В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

26 ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 01-01Протоколы заседаний УИК, решения УИК и документы к ним5 лет п.7.3. ПХ ИКСО 2011 Хранится в Журнале или Рабочем блокноте УИК 01-02Копии нормативно-правовых актов РФ, Свердловской области, органов местного самоуправления, муниципального образования, ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, ТИК, избирательной комиссии муниципального образования, ОИК по вопросам подготовки и проведения выборов и референдумов ДМН* ст. 18а(1) ПТУАД 01-03Номенклатура дел участковой избирательной комиссии.ст. 27б ПТУАД После замены новой 01-04Порядок ведения делопроизводства в участковой избирательной комиссии. Копия 01-05Программа обучения членов участковой избирательной комиссии.ДМН ст. 710б ПТУАД 01-06Методические материалы по обучению членов участковой избирательной комиссии ДМН ст. 712б ПТУАД 01-07Переписка участковой избирательной комиссии по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК ст. 33 ПТУАД 01-08Переписка участковой избирательной комиссии с гражданами по вопросам рассмотрения их обращений 5 лет ст. 183б, в ПТУАД В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения 01-09Журнал регистрации входящих документов5 лет ст. 258г ПТУАД Хранится в Журнале или Рабочем блокноте УИК 01-10Журнал регистрации исходящих документов 01-11Журнал регистрации обращений граждан

27 Оформление документов, законченных делопроизводством. Формирование дел в УИК Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Порядка, списываются председателем участковой избирательной комиссии в дело. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

28 ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ЧЛЕНЫ УИК Ответственность несет ответственность за организацию делопроизводства в УИК обеспечивает контроль исполнения документов обеспечивает контроль соблюдения требований Порядка обеспечивает сохранность и передачу документов в ТИК несут персональную ответственность за соблюдение требований Порядка, сохранность находящихся у них документов

29