РАБОТА СО СПИСКОМ ДОКУМЕНТОВ В ПОДСИСТЕМЕ «ДОСТУП» - презентация

1 РАБОТА СО СПИСКОМ ДОКУМЕНТОВ В ПОДСИСТЕМЕ «ДОСТУП»

2 Для практического освоения работы со списком воспользуемся списком документов в окне Интеллектуальный поиск "права ветеранов", полученным в результате решения задачи поиска документов о правах ветеранов. Основные возможности подсистемы по работе со списком документов

3 Полученный список документов является достаточно объемным и неудобен для дальнейшей работы. Пример 1: Изменить условия поиска (запрос на поиск) и сформировать новую подборку документов о правах ветеранов Давайте попробуем уменьшить выборку документов путем уточнения (корректировки) первоначального запроса. Основные возможности подсистемы по работе со списком документов

4 Изменение условий поиска В окне Интеллектуальный поиск "права ветеранов" щелкните мышью по кнопке Редактирование запроса.

5 Изменение условий поиска В появившемся окне Интеллектуальный поиск: щелкните мышью в поле ввода текста и введите с клавиатуры в это поле фразу: права ветеранов Великой Отечественной войны; проверьте область поиска "Федеральное законодательство "; щелкните мышью по кнопке Искать.

6 Результат поиска В окне Интеллектуальный поиск "права ветеранов Великой Отечественной войны" сформируется подборка уже из 293 документов. При первоначальном запросе (см. кадр 1) список состоял из 765 документов. Таким образом, путем последовательной корректировки (уточнения) запросов нам удалось сократить первоначальный список документов с 765 до 293, т.е. уменьшить его более, чем в два раза.

7 В подсистеме имеется возможность изменения размеров окон (панелей) Результаты поиска и Текст документа, а также вида представления списка или документа в этих окнах. Пример 2: Распахнуть панель (окно) Результаты поиска на весь экран Давайте попробуем изменить размеры панели (окна) Результаты поиска и сделать ее (его) более удобным для дальнейшей работы. Результат поиска

8 В окне Интеллектуальный поиск «права ветеранов Великой Отечественной войны» на панели Результаты поиска щелкните мышью по кнопке Развернуть панель. Изменение размеров панелей (окон)

9 Результат изменения размеров панелей (окон) В окне Интеллектуальный поиск "права ветеранов Великой Отечественной войны" панель Результаты поиска распахнется (развернется) во все окно.

10 Подборка документов в окне Интеллектуальный поиск "права ветеранов Великой Отечественной войны" является неудобной для дальнейшей работы. Так, например, неудобство может вызывать расположение в верхней части подборки достаточно старых документов, некоторые из которых (например, первый документ в подборке) утратили силу. Пример 3: Осуществить сортировку документов в подборке по убыванию даты принятия Давайте попробуем в начале подборки расположить наиболее "свежие" документы. Это можно сделать путем сортировки документов данной подборки. Результат поиска

11 Сортировка документов в списке в открывшемся списке в поле сортировать выберите атрибут: По убыванию даты на панели Результат поиска с подборкой документов (см. ниже) в поле сортировать нажмите кнопку

12 Результат сортировки документов в списке Произойдет сортировка документов данного списка По убыванию даты. С помощью поля можно выбрать необходимый атрибут для сортировки (из 6 атрибутов, см. предыдущий кадр). Все документы в списке, найденные в результате интеллектуального поиска, отсортированы по весу (по умолчанию).

13 Для более быстрой и удобной работы с подборками их можно фильтровать по каким-либо условиям, тем самым уменьшая общее количество документов в таком списке. Пример 4: С помощью фильтрации исключить из подборки документы, которые утратили силу Давайте попробуем, используя процедуру фильтрации документов в подборке, исключить из нее документы, которые утратили силу. Результат поиска

14 Фильтрование списка по некоторому условию на панели Результат поиска с подборкой документов нажмите кнопку Фильтрация результатов.

15 Фильтрование списка по некоторому условию В открывшемся окне в поле Состояние нажмите кнопку Выбрать

16 Фильтрование списка по некоторому условию двойным щелчком мыши выберите в верхнем поле пункт "Утратил силу"; убедитесь в его появлении в нижнем поле Выбрано; щелкните мышью по кружку рядом с опцией КРОМЕ и нажмите кнопку Готово.

17 Фильтрование списка по некоторому условию в открывшемся окне в поле Состояние убедитесь в наличии фразы «КРОМЕ Утратил силу» и нажмите кнопку Выполнить.

18 Фильтрование списка по некоторому условию В окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) в верхней части панели Результаты поиска найдите фразу "273 документа" и убедитесь, что в результате фильтрации, число документов в подборке уменьшилось на 20 документов, которые утратили силу.

19 Работа с подборками Кроме рассмотренных возможностей, подсистема позволяет: 1. Помещать документы списка в пользовательскую папку (подборку) (кнопка Подборки на панели Результаты поиска). Применение этой кнопки открывает список команд, с помощью которых можно: создавать новые подборки из отмеченных документов; добавлять отмеченные документы в подборку; удалять отмеченные документы из текущей подборки; работать с существующими подборками документов.

20 Работа с подборками Пример 5: Создать новую подборку из отмеченных документов в списке на панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) ( см. предыдущий кадр)

21 Работа с подборками Для этого: В списке документов на панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) отметим значком «V» первые два документа (выделим их в списке)

22 Работа с подборками На панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) подведем указатель мыши к кнопке Подборки и в появившемся списке команд выбрать команду Создать.

23 Работа с подборками появится панель (окно) Подборки документов, в поля которой необходимо ввести название новой подборки документов (например, Права ветеранов), комментарий (например, Пенсионное обеспечение военнослужащих). нажмите кнопку Создать

24 Работа с подборками В окне Подборки появится новая подборка с именем «Права ветеранов»

25 Работа с закладками Кроме рассмотренных возможностей, подсистема позволяет: Применение этой кнопки открывает список команд, с помощью которых можно: создавать новые закладки к отмеченным документам (или выделенным фрагментам их текста); работать с существующими закладками. 2. Создавать закладки к выбранным (выделенным) документам (или фрагментам их текста) из списка (кнопка Закладки на панели Результаты поиска)

26 Работа с закладками Пример 6: Создать новую закладку для отмеченного документа в списке на панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу)

27 Работа с закладками Для этого: В списке документов на панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) отметим один документа (выделим его в списке цветной рамкой с пунктиром).

28 Работа с закладками На панели Результаты поиска в окне Поиск: КРОМЕ (Утратил силу) подведем указатель мыши к кнопке Закладки и в появившемся списке команд выбрать команду Создать.

29 Работа с закладками появится панель (окно) Закладки, в поля которой необходимо ввести название новой закладки (например, О ветеранах) и комментарий. нажмите кнопку Создать

30 Работа с закладками В окне Закладки появится новая закладка с именем «О ветеранах»

31 Прочие возможности Кроме рассмотренных возможностей, подсистема позволяет: 3. Осуществлять копирование списка в файл формата TXT или RTF, получить распечатку списка (кнопки Экспорт списка в текстовый файл и Экспорт списка в RTF, кнопка Печать списка на панели Результаты поиска).

32 Прочие возможности Кроме рассмотренных возможностей, подсистема позволяет: 4. Используя кнопки: Изменить стиль оформления и Изменить размер шрифта выбрать предпочитаемый стиль оформления документов в подборке и удобный размер шрифта (из трех в первом и четырех возможных во втором случаях); Отметить все или Снять отметку со всех, позволяющие пользователю либо отметить все документы в подборке, либо снять отметку со всех ее документов.