Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда Информационно-методический библиотечный центр Богданова Наталья Васильевна, зам. директора. - презентация

1 Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда Информационно-методический библиотечный центр Богданова Наталья Васильевна, зам. директора ИМБЦ Нечай Наталья Николаевна, методист ИМБЦ

2 1998 год - «Инструкция об учёте библиотечного фонда». Приказ Минкультуры РФ от N 590 Преобразования, потребовавшие изменения в нормативной базе библиотечной деятельности: изменения в правовом положении библиотек; изменения в системе финансирования библиотечной деятельности; необходимость приближения к международной библиотечной статистике; активное развитие электронных ресурсов и освоения их библиотеками.

3 2012 год - Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда Утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 мая 2013 г Опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г Вступил в действие Приказ от 3 июня 2013 г. N 623 Признать утратившим силу приказ Министерства культуры РФ от N 590 "Об утверждении "Инструкции об учете библиотечного фонда".от N 590

4 Формы учетных документов В целях сближения с бухгалтерским учётом введены общие понятия для определения учётных документов первичные учётные документы и регистры. Первичные учётные документы – акты и накладные (товарная накладная, акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда» код , утв. Приказом Минфина России от г. 173н)

5 Формы учетных документов Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. Регистры индивидуального учета – это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п Порядка 1077).

6 Формы учетных документов Регистры суммарного учета – это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: – «Поступление документов в библиотечный фонд»; – «Выбытие документов из библиотечного фонда»; – «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода». Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п Порядка 1077).

7 Единицы учёта Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

8 Учет документов по видам и категориям Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности. Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов (фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы) являются экземпляр и название.

9 В «Порядок учета» впервые включены электронные сетевые документы трех категорий В «Порядок учета» впервые включены электронные документы трех категорий: документы, размещаемые на съемных носителях (компакт- диски, флеш-карты); жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удалённые документы).

10 Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для электронных документов на съемных носителях Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск). Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания. Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.

11 Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для сетевых локальных и инсталлированных документов Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

12 Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для сетевых удаленных документов: Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Дополнительными единицами учета фонда для электронных документов - единица памяти данных.

13 Учёт поступления документов в библиотечный фонд Документы принимаются по первичным учётным документам (накладная, акт), включающим список поступлений. Приём документов, поступающих в библиотеку на безвозмездной основе, оформляется актом о приёме документов. Приём документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 574, 582). Договор пожертвования подкрепляется актом приёма-передачи

14 Учёт поступления документов в библиотечный фонд Прием документов в дар(пожертвования)// Школьная библиотека сегодня и завтра С.15-19

15 Учёт поступления документов в библиотечный фонд На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (ОИДИ)

16 Учёт поступления документов в библиотечный фонд Приём документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приёме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утраченных изданиях, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны.

17 Учёт поступления документов в библиотечный фонд Суммарный учет электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с отражением источника поступления партии документов, номера и даты первичного учетного документа, количества поступивших документов и стоимости. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Суммарный и индивидуальный учёт электронных документов ведется в электронном реестре.

18 Учёт поступления документов в библиотечный фонд

19 Суммарный учет сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества БД (пакетов) и включенных в них названий Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). Суммарный и индивидуальный учёт электронных документов ведется в электронном реестре.

20 Учёт поступления документов в библиотечный фонд

21 Учёт выбытия документов из фонда Исключение документов из библиотечного фонда допускается по причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. Понятие непрофильность: излишняя экземплярность изданий, падение читательского спроса, истечение срока хранения издания, установленного библиотекой, замена изданий переизданиями. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

22 Учёт выбытия документов из фонда Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД ), утвержденной Приказом Минфина России от N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от N

23

24 Учёт выбытия документов из фонда Документы, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

25 Учёт выбытия документов из фонда Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.

26 Учёт выбытия документов из фонда Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

27 Учёт выбытия документов из фонда Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ (особо ценного движимого имущества), общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.

28 Учёт итогов движения библиотечного фонда Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учёта библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учёта, принятом в библиотеке. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года. Итоговые данные по электронным сетевым удалённым документам представляется по следующим показателям учётных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращён в течение года, состоит на конец года.

29 Проверка наличия документов библиотечного фонда. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке: при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки: фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет; фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет.

30 Делопроизводство в организации учёта Сроки хранения документов по учёту фонда: Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги). В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки). До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.

31 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда ВОПРОСЫ???

32 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда Контактная информация ИМБЦ (8182) , г. Архангельск пр. Ломоносова, 270