Документационное обеспечение управления. Виды документов Организационные документы – это документы, которые утверждаются. Это Устав, положения, инструкции, - презентация

1 Документационное обеспечение управления

2 Виды документов Организационные документы – это документы, которые утверждаются. Это Устав, положения, инструкции, правила, структура и штатное расписание. Печать ставится на грифе утверждения. Распорядительные документы: Это постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Такой документ состоит из 2-ух частей – констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть указывает на мотивы, обоснования (в связи, в соответствии, ссылки на нормативные документы, письма вышестоящих организаций. После слова: ПРИКАЗЫВАЮ или ПОСТАНОВЛЯЮ, идет постановляющая часть, она может иметь поручения или нормативный характер, могут указываться исполнители, действия.

3 Служебные письма Оформляются на бланке организации или бланке письма. В ответных письмах обязательно указывается ссылка на рег.номер и дату, заголовок текста письма, на который составляется ответ. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу и состоять из 1 или 2 смысловых частей - это обоснование и заключение. Обращение к адресату (например Уважаемый…) не всегда уместно. Текст письма может составляться от 1-го лица ед.числа (Прошу, рекомендую…) или от 1-го лица множ.числа (Просим, сообщаем….) или от 3-го лица ед.числа (Управление образования просит….)

4 Официальные письма, документы Оформляются на фирменном бланке организации (где указано полное наименование организации) Дата документа обязательна, без даты документ не имеет юридической силы Регистрационный номер документа ставится в одной строке с датой

5 АДРЕСАТ если документ адресован организации или структурному подразделению организации, то их наименование указывается в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Республики Татарстан Ни в коем случае нельзя писать: В Министерство образования и науки Республики Татарстан

6 - Если документ адресуется должностному лицу, то наименование организации – в именительном падеже, структурное подразделение – в именительном падеже, наименование должности в дательном падеже, ФИО – в дательном падеже например: Министерство образования и науки Республики Татарстан отдел кадровой политики начальнику Т.К. Ершовой Или: Министерство образования и науки Республики Татарстан начальнику отдела кадровой политики Т.К. Ершовой

7 Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации включается в состав наименования должности, и адресат указывается в дательном падеже например: начальнику Управления образования Агрызского муниципального района РТ В.Г. Сафиуллиной При адресовании документа руководителям нескольких организаций, адресат указывается в дательном падеже множественного числа например: Начальникам управлений образований городов и районов

8 Гриф утверждения Это дополнительный реквизит. Документ может утверждаться руководителем или путем издания другого документа. Оба способа равноценны. Если документ утверждается единолично руководителем, то пишем: УТВЕРЖДАЮ (никаких знаков препинания и ковычек не нужно) пример: УТВЕРЖДАЮ Начальник МКУ «Управление образования» подпись И.О.Фамилия Дата Подпись и дату руководитель ставит самостоятельно.

9 Если документ утверждается путем издания другого документа, то пишем: УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН Наименование документа, его номер например: УТВЕРЖДЕН приказом Управления образования от______ ________ Гриф утверждения располагается справа вверху.

10 Гриф согласования помещается под текстом документа, ниже подписи слева. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник МКУ «Управление образования» Подпись И.О.Фамилия Дата ИЛИ: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от______ ________

11 Подпись руководителя в документе ставится под текстом. если документ оформлен на фирменном бланке, то наименовании должности указывается кратко, например: начальник, директор и ФИО. Подпись состоит из 3-х элементов: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки (переносы в словах не делаются, знаки препинания не ставятся). В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией (в скобки не заключаются, знак не ставится). Пример: Начальник Управления образованияВ.Г.Сафиуллина Если подписывают несколько должностных лиц, то чем выше должность - тем выше подпись.

12 Заголовок к тексту документа Это обязательный реквизит. Заголовок - это краткое изложение содержания документа. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание, например: «О предоставлении….», «О направлении….», «О внесении изменений в приказ». Заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об». Заголовок выделяется полужирным шрифтом. Заголовок на угловых бланках – пишется слева над текстом, на продольных бланках - над текстом по всей ширине страницы. В ковычки заголовок не помещается, точка не ставится!

13 Текст документа Текст может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но не римскими. Например раздел 1. Подраздел 1.2. и т.д. Текст документа может составляться на русском или нац. языке. При направлении документа в другие субъекты – только на русском языке. Текст документа выравнивается по ширине. Поля - минимальный размер – верхнее, нижнее, левое не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм. По типовой инструкции: 2,75 – левое поле, 2,25 – правое, 2 см - верхнее, не менее 2 см - нижнее. Отметка о наличии приложения: Она помещается ниже текста. В ней указывается количество листов, количество экземпляров (например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.) Слово «приложение» указывается в ед.числе ВСЕГДА!

14 Оттиск печати: Заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать ставится в установленном месте (м.п.) или печать должна затрагивать 1/3 часть должности и часть подписи. Отметка об исполнителе письма– ОБЯЗАТЕЛЬНА. Помещается на лицевой стороне или на оборотной слева снизу, состоит из Инициалов, фамилии и номер телефона. Слово «исполнитель» и «телефон» не ставится например: Г.М.Ситдикова,

15 Отметка о заверении копии Это делается для придания копии юридической силы. Заверительная надпись состоит из слова «ВЕРНО», наименования должности, подписи, Фамилии И.О и даты. Если копия остается внутри организации, то печать не ставится, если за пределы организации – то печать ставим.

16 Регистрация документов регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Каждый документ регистрируется в организации 1 раз: поступающий документ – в день поступления, изданный – в день издания. Регистрация ведется в течение года.

17 Резолюция Это собственноручная надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение, т.е. это маленький распорядительный документ внутри самого документа. Резолюция включает исполнителя, действия, срок исполнения, подпись и дату. МЕСТО для резолюции – справа над текстом документа или снизу под текстом. НЕЛЬЗЯ - СЛЕВА ВВЕРХУ. Допускается оформление резолюции на отдельном листке, обычно это спец.типографские листки (как, например в администрации).

18 Если вы будете руководствоваться этими и другими правилами оформления документов, то документы вашей организации будут идеальными не только по содержанию, но и по форме.