Учебный центр, 20131. Тема: «Эффективное управление временем» Учебный центр, 2013 2. - презентация

1 Учебный центр, 20131

2 Тема: «Эффективное управление временем» Учебный центр,

3 3 Если человек не умеет определить приоритеты, постоянно отвлекается на второстепенные дела, зависит от событий дня, то он, как правило, не имеет времени на отдых, на общение, на самообразование… Необходимо научиться управлять своим рабочим временем и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда

4 Учебный центр, Физическое явление, ключевыми свойствами которого является необратимость и измеримость. Личный ресурс человека, позволяющий достичь персональной эффективности. Время - ?

5 Учебный центр, Сущность ТМ – повышение эффективности деятельности и удовлетворенности организацией личной работы Тайм-менеджмент – (в переводе с английского – управление временем) система эффективного достижения личных целей

6 Учебный центр, Любая работа должна начинаться с постановки целей SMART-цели (в переводе с английского «smart» означает «умный» с оттенком «хитрый», «смекалистый»; в нашем случае это слово является аббревиатурой, которую ввел Питер Друкер в 1954 г.) SMART содержит в себе 5 критериев постановки целей: Specific - конкретная Measurable - измеримая Achievable - достижимая Realistiс - реалистичная Timed - определенная по времени

7 ВОПРОС: как пользоваться SMART-технологией постановки целей? ОТВЕТ: проверить ее по пяти описанным критериям Учебный центр, Конкретная Должна быть четкая формулировка цели, в противном случае результат может кардинально отличаться от того, каким он был запланирован. Т.е. цели должны быть сформулированы в виде конкретных шагов, конкретных результатов, конкретных конечных состояний, а не расплывчатых желаний. При этом необходимо представлять не только то состояние, к которому надо прийти, но и то, из которого надо выйти

8 Учебный центр, Это не цель!

9 Учебный центр, Измеримая

10 Учебный центр, Достижимая Необходимо обладать ресурсами (внешними и внутренними) для ее достижения, либо быть способными эти ресурсы обрести

11 Учебный центр, Реалистичная Необходимо реально оценивать свои ресурсы по достижению цели. Если цель не является реалистичной, ее надо разбить на несколько реалистичных целей

12 Учебный центр, Определенная по времени: должны быть четко поставлены сроки достижения цели

13 Учебный центр, Резюме: при постановке целей рекомендуется давать ответы на вопросы: Что конкретно я хочу? Как я узнаю, что достиг цели? Можно ли вообще достичь этой цели? Что надо, чтобы достичь цели? Когда я хочу достичь своей ВАЖНО: долгосрочное планирование по SMART не имеет смысла при быстро меняющейся ситуации, когда цели становятся не актуальными раньше срока достижения, или когда у Вас «семь пятниц на неделе»

14 Планирование – разработка схемы деятельности для достижения заданных результатов, при определенных ресурсах Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, вернее и лучше справиться с важными делами Учебный центр,

15 На схеме планирование времени представлено как закрытая система, в которой обозначены взаимосвязи между отдельными видами планов Учебный центр,

16 Внутренние факторы, влияющие на планы: Учебный центр, ПЛАНЫ Технологии Рабочая сила (мотивация) Здания и сооружения Капитал Стиль управления Трудовые ресурсы (профессионализм) Структура компании

17 Внешние факторы, влияющие на планы: Учебный центр, ПЛАНЫ Политические факторы Отраслевые факторы (цены, рынок,…) Законода- тельство Ресурсы ( инвесторы,…) Ценности потребителя Социальные факторы (рождаемость,…) Экономичес- кие факторы (инфляция, …)

18 : Условно каждый вид своей деятельности можно разделить на группы (матрица Эйзенхауэра) Учебный центр, СРОЧНОНЕ СРОЧНО ВАЖНО Группа «А»: приоритетные дела, требующие немедленного решения (которые нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов; могут повлиять на здоровье; отбросят назад в достижении цели и т.п.) Группа «В»: Работа на перспективу – самые полезные (анализ ситуации, планирование, обучение…) НЕ ВАЖНО Группа «С»: «Чужие» дела, текучка – самые вредные (то, что никак не приближает тебя к достижению целей; то, что можно делегировать) Группа «D»: Праздное времяпровождение (ненужные и неважные разговоры, общение не на рабочие темы…)

19 При составлении плана на день/неделю можно использовать следующий алгоритм: 1) составить перечень задач с пометками о приоритетности; 2) оценить длительность выполнения каждой задачи; 3) соотнести требуемое количество времени на решение планируемых задач и фактическое рабочее время; 4) если времени не хватает, то: перенести часть дел на следующий день; делегировать часть дел; сократить время на выполнение задач; отменить минимально значимые дела. 5 ) внести дела: внести самое срочное и важное дело на сегодня и успокоиться внести промежуточные этапы плановых дел, которые должны быть сделаны к определенному сроку и\или требующие участия других людей внести индивидуальную работу, требующую по максимуму Вашего профессионального участия; внести несделанные вчера дела и «внезапно» добавившиеся сегодня; внести плановые «окна» в отдельную страницу внести задачи без жесткого срока Учебный центр,

20 Принцип Парето «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий лишь 20% результата» Учебный центр,

21 Принцип Парето в экономике и бизнесе: 20% товарного ассортимента дают 80% объема продаж (топ-товары, лидеры продаж – наиболее покупаемые товары); 20% покупателей дают 80% прибыли; 20% менеджеров по продажам обеспечивают 80% продаж; за 20% времени, которое затрачивается на управление своим бизнесом, выполняется 80% своих дел. Учебный центр,

22 Последователи Парето убедительно доказывали, что, например: 20% прочитанных книг дали нам 80% знаний; 20% войн унесли 80% жизней людей, вообще убитых на войне; 20% сайтов имеют 80% всего интернет-трафика; 20% человек владеют 80% всех денег и ресурсов; 20% своей одежды Вы носите 80% всего времени. Учебный центр,

23 В соответствии с законом Парето из часов в сутки (без учета 6-9 часов на сон) всего лишь 3 - 3,5 часа приносят главные результаты того, что мы имеем! ПОЭТОМУ ПОМНИТЕ: все срочные дела направлены на поддержание сегодня и относятся к 80%, которые приносят 20% результатов, а важные дела, направленные на создание будущего, относятся к 20%, которые дадут 80% результата в будущем. Учебный центр,

24 Практический вывод из закона Парето очень прост: «Концентрируйтесь на тех действиях, которые приносят результат, и без жалости отбрасывайте малоэффективные» Учебный центр, «Делайте то, что приводит к успеху» или

25 Учебный центр, Чувство времени есть у любого человека, но степень его развитости у всех различна: каждый из нас знает, как быстро отведет ребенка в детский сад, сколько времени займет дорога на работу,… Но при этом не всегда наши внутренние часы работают безупречно, иногда они дают сбой. Иметь хорошо развитое чувство времени значит не просто успевать сделать то, что запланировано, а делать это без нервозности и суеты, то есть более качественно. Чувство времени

26 Учебный центр, Правила выполнения: Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут» (указывается реальное время). Упражнения по развитию чувства времени Упражнение «калибровка» Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле ошибка ±3 и менее минуты – чувство времени хорошее. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени низкая.

27 Учебный центр, Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3–4-й день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет? Все это дает понимание того, где именно кроются ресурсы управления временем.

28 Учебный центр, Правила выполнения: Упражнение «хронометраж» Общее время проведения рабочая неделя. После проведения первого хронометража надо сделать анализ полученных данных, принять решения о внесении изменений в стиль работы и реализовать их. Вписывается вид деятельности, объединяющий группу однотипных действий ("работа с электронной почтой", "составление письменных ответов клиентам", "подготовка отчетов", "обед", "отдых", "перекур", "посещение туалетной комнаты", "совещание", "телефонные переговоры" и т.п.)

29 Учебный центр, Правила проведения ПЕРВОЕ: Не забывайте делать записи. Делайте запись сразу же при смене деятельности. ВТОРОЕ: Записывайте абсолютно все: от телефонного звонка до краткого разговора с коллегой о погоде (все это в дальнейшем окажет влияние на результат). И чем точнее будет проведен хронометраж, тем более эффективные меры Вы сможете принять при оценке результата.

30 Учебный центр, Правила выполнения: Упражнение «оценка периодов» каждый раз, перед тем, как поглядеть на часы, попробуйте угадать, сколько времени они покажут. Научившись «угадывать» время с большой точностью, усложните упражнение: ложась спать, приказывайте себе проснуться в определённый час без будильника и, не сразу, а через 1-2 недели тренировки это будет получаться.

31 Учебный центр, «Лягушка на завтрак» (дела/задачи, вызывающие неприязнь и отторжение: позвонить неприятному клиенту, попросить директора о повышении зарплаты и т.п.) «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день», гласит старая испанская притча Эффективные приемы в тайм-менеджменте

32 Учебный центр, Дело/задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки наиболее простые, приятные, и т.д. Метод «швейцарского сыра» Например, при подготовке доклада/выступления сначала подобрать иллюстрации, потом написать несколько наиболее простых и понятных абзацев и т.п. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

33 Учебный центр, Хороший слон весит…ОГО-ГО сколько!.. Делите «слона» на небольшие кусочки (такие, чтоб не подавиться): худеть на полкило в неделю, писать по две страницы в день, учить по 500 новых слов в месяц,… «Съесть слона»

34 Учебный центр, Разбейте работу на несколько этапов и за выполнение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанных страницы съесть конфетку» и т.п. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют на работу лучше, чем осознание туманных будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу, и выполнить ее в более сжатые сроки. «Промежуточная радость»

35 Учебный центр, Борьба с «поглотителями» времени

36 Учебный центр, Вот они - «поглотители» времени! нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; плохое планирование трудового дня; личная неорганизованность; открытый доступ в интернет; плохая система личных записей; индифферентное отношение к работе; недостатки кооперации или разделения труда; отрывающие от дел телефонные звонки; незапланированные посетители; неспособность сказать «нет»; неполная, запоздалая информация; отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца;

37 Учебный центр, Вот они - «поглотители» времени! отвлекающая обстановка; затяжные совещания; проблемы с коммуникациями; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; желание знать все; длительные ожидания; недостаточный контроль за перепорученным; распорядок дня, не увязанный с ритмом продуктивности; частое откладывание дел; отсутствие приемов работы с корреспонденцией; отвлекающие личные дела; отсутствие современных вспомогательных средств,… Проанализируйте : есть ли среди представленных «поглотители» вашего времени? А может у Вас другие? В любом случае, знайте о них и боритесь!

38 Время – деньги! Ваше время – в ваших руках! Учебный центр, Тайм-менеджмент – это волшебный ключ, ведущий к овладению самым ценным: временем Успехов и…эффективного управления временем!