Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) - презентация

1

2 Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве. Документ, как правило, имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. По способу представления документы делятся на электронные документы и документы на бумажных носителях. Документ

3 По назначению: организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы); Классификация документов

4 По времени создания первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.) По способу изготовления черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) По типу содержания текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные По способу представления электронный, на бумажных носителях По месту издания внутренние, внешние Классификация документов

5 По направлению отправки входящие, исходящие По распространению опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные По необходимости технических средств человекочитаемые, машиночитаемые По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности. Классификация документов

6 Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз): документы создаются; рецензируются и исправляются; формально или неформально утверждаются; распространяются или публикуются для более широкой аудитории; выполняют свою основную функцию и попадают в архив; при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются. Жизненный цикл документа

7 Этапы технологической цепочки обработки документов: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; направление на исполнение и исполнение документов; оформление и удостоверение документов; отправка. Этапы технологической цепочки обработки

8 на бумаге документ удобней читать, для этого не надо использовать специальное программное обеспечение документ легко подписать и не надо использовать технические средства Преимущества документа на бумаге

9 Если нет чёткой организации документа, то поиск необходимой информации занимает много времени Одновременно документ на бумаге может использовать только один человек Пересылка документа по почте занимает много времени Хранение бумажных документов требует много места Ограничения документов на бумаге

10 Электронный документ любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный документ приобретает юридическую значимость благодаря электронной цифровой подписи, которая аналогична подписи на бумажном носителе и равнозначна ей, если при этом соблюдаются определенные условия. Электронный документ

11 Обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как: долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним возможность поиска по ключевым словам удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием. Преимущества электронного документа