Безбумажная система управления документооборотом Скоробогатько А.А. - презентация

1 Безбумажная система управления документооборотом Скоробогатько А.А.

2 К ситуации в «Датском королевстве Документооборот как термин может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов. практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации огромные трудозатраты на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении кто работает? над какими документами? текущее состояние того или иного вопроса? чем заняты исполнители?

3 К ситуации в «Датском королевстве Документооборот как термин может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов. второстепенная работа с документами – 75% времени работы сотрудников поиск нужного документа по отделам и департаментам может превратиться в огромную проблему. большие объемы печатных данных, необходимость в специальных архивах etc. В результате компьютеризации количество бумажных документов возросло в несколько раз

4 Что делать? Трудно даже вообразить, в какой степени структура бизнес-процессов продиктована ограничениями бумажного делопроизводства. Майкл Хаммер упорядочение деловых коммуникаций контроль выполнения заданий управление документами (контентом) юридическая сила ЭД

5 Когда это нужно? большие объемы документов в день (около 40~60 документов); затраты на хранение архива бумажных документов время - критический фактор для ключевых бизнес-процессов компании. Как делать? масштабируемость распределенность модульность открытость эффективность

6 Чем делать? Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS). Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context). Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur. Системы управления образами. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

7 Снимаем сливки: Стадия 1: экономия трудозатрат экономия времени наглядность и контроль Стадия 2: ERP-системы сбор и анализ данных инструментарий для принятия решений Стадия 3: взаимодействие с партнерами логистика полная автоматизация документопотоков

8 Сложности и задачи, или почтальон Печкин пришел произвольное смешение в почтовом ящике официальной (юридически значимой) и факультативной (в частности, личной) переписки отсутствие отчетности по официальной переписке отсутствие (по умолчанию) узаконенных конкретным предприятием (или ведомством) средств персональной идентификации отправителя сообщения отсутствие средств защиты пересылаемого контента (сообщения и вложений) от чтения или модификации Электронно-почтовые взаимодействия:

9 Сложности и задачи, или не на острове живем налоговые органы и иные государственные учреждения партнеры недостаточность правовой базы Взаимодействие с внешней средой: Частичное решение: EDI - системы

10 EDI и ее основные принципы EDI – «передача организованных в структуры данных, с помощью согласованных стандартных сообщений, от компьютера компьютеру через компьютерные сети». Техническая сторона: открытость различные стандарты (EDIFACT, XML, SWIFT ) протоколы передачи данных Преимущества: Скорость принимаемых решений Отказ от ненужных печатных документов Установление более надежных партнерских отношений

11 Перспективы правительственная поддержка развития систем безбумажного документооборота внедрение таких систем в государственных структурах изменения в правовой базе относительно электронных документов Вы до сих пор пользуетесь бумажными документами? Тогда мы идем к вам. Внешние: Внутренние: размывание границ между внешним и внутренним документооборотом

12 Спасибо за внимание