Документооборот в образовательных учреждениях Работу подготовила Студентка 5 курса Группы ПИ-51 Фурс Лолита. - презентация

1 Документооборот в образовательных учреждениях Работу подготовила Студентка 5 курса Группы ПИ-51 Фурс Лолита

2 Актуальность в АДОУ Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, связано с проблемами, традиционного ведения документооборота: потеря документов; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация попадают в чужие руки; отсутствие возможности оперативного поиска информации; ручная передача и регистрация документов, трата времени при создании копий документа, а также на его подготовку и согласование; невозможность коллективной работы с документами; отсутствие единого электронного архива документов; невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.

3 Внедрение системы электронного документооборота : обеспечит согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. оптимальное управление движением документов. высокая исполнительская дисциплина. организация единого хранилища документов. оптимальное распределение загруженности персонала. соблюдение стандартов качества..

4 СИСТЕМЫ использующиеся в образовательных учреждениях «ЕВФРАТ-Документооборот» (Cognitive Technologies) IBM Lotus SameTime (Lotus Domino/Notes) DIRECTUM ЭДОУ (Намип)

5 Система электронного документооборота DIRECTUM Структура системы DIRECTUM

6 Рабочее место пользователя системы DIRECTUM

7 Особенности решения Намип Особенности решения «Электронный документооборот в образовательном учреждении» : Адаптированность и преднастроенность системы. Стандартизация документопотока (Обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями). Подобранный функционал системы.

8 Адаптированность и преднастроенность системы для образовательного учреждения Готовые шаблоны документов (распоряжения, приказы, трудовые договора, служебные записки, договоры НИОКР и т.д.). Сформированные справочники организационной структуры (подразделения, темы НИР, проректоры, деканы и т.д.). Готовые реквизиты документов и справочников (научный руководитель, ученая степень, должность). Готовые отчеты (время выполнения заданий сотрудниками, количество выполняемых заданий и т.д.). Возможность интеграции с АИС «Управление контингентом учащихся», «Учет научной деятельности»

9 Учет особенностей бизнес- процессов образовательного учреждения 1. Использование стандартных типовых маршрутов движения электронных документов (маршрут согласования трудового договора с преподавателем, приказ о зачислении и т.д.). 2. Возможность динамического изменения маршрута в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов. 3. Охват всех уровней организационной структуры.

10 Пример разработки бизнес-процесса (маршрута согласования документа )

11 Учет особенностей делопроизводства образовательного учреждения Настроена номенклатура дел. Сформированы стандартные формы и журналы. Созданы отчеты по делопроизводству. Настроен контроль над своевременным исполнением поручений. Настроены все необходимые справочники для работы отдела делопроизводства.

12 Стандартизация документопотока образовательного учреждения Использование только утвержденных руководством шаблонов и маршрутов движения документов (приказы, служебные записки, распоряжения и т.п). Организация контроля прав доступа к документу и протоколирование всех действий сотрудников в системе. Использование нормативных документов, регламентирующих документопоток.

13 Особенность - формирование итогового текста документа на основе переноса большого количества атрибутов из карточки документа в шаблон электронного документа. Подготовка электронных документов

14 Спасибо за внимание