Система автоматизации управления документооборотом Выполнил: студент 5 курса группы ПИ-51 Козлова Марина Проверил: преподаватель Михайловский В.В. - презентация

1 Система автоматизации управления документооборотом Выполнил: студент 5 курса группы ПИ-51 Козлова Марина Проверил: преподаватель Михайловский В.В.

2 Задачи, на решение которых направлена технология 1. Регистрация, учет и обработка документов. 2. Хранение электронных документов. 3. Оперативный доступ к документам и отчетной информации. 4. Отправление и доставка документов сотрудникам в режиме реального времени. 5. Разделение прав доступа пользователей, защита документов от несанкционированного доступа. 6. Контроль и повышение исполнительской дисциплины. 7. Сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений. 8. Минимизация финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

3 Основные характеристики технологии 1) Единое информационное пространство, автоматизированные корпоративные справочники. 2) Глобальная система классификаторов, словарей и нормативов. 3) Автоматизированная регистрация документов без их дублирования в каждом структурном подразделении. 4) Автоматизированная маршрутизация документов. 5) Контроль за своевременным исполнением документа. 6) Автоматизированный поиск документов.

4 Особенности внедрения системы Внедрение системы осуществляется совместной командой проекта: от организации-исполнителя: руководитель проекта, группа внедрения, группа обеспечения; от организации-заказчика: ответственный представитель, рабочая группа заказчика.

5 Этапы внедрения системы I. Подготовительный. II. Анализ документооборота заказчика. III. Запуск пилотного проекта. IV. Передача системы в опытную эксплуатацию. V. Промышленная эксплуатация системы. VI. Гарантийное и послегарантийное сопровождение.

6 Основные функциональные возможности систем Автоматизированное делопроизводство: создание документов («с нуля», из шаблона, импорт документов); регистрация документов; рассылка документов; архивное хранение документов. Сервисные функции: атрибутивный и полнотекстовый поиск документов; формирование пользователем «личных папок»; формирование задач и уведомлений. Технологические возможности: защита информации, строгое разграничение прав доступа; поддержка многофилиальной работы.

7 Системы, реализующие технологию автоматизации документооборота 1. Microsoft SharePoint 2. CompanyMedia 3. «ЕВФРАТ-Документооборот» 4. LanDocs 5. EMC Documentum 6. PayDox 7. DIRECTUM 8. «Канцлер» 9. NauDoc 10. DocsVision

8 Принципы работы системы DocsVision Система DocsVision программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса: 1) Электронные архивы документов; 2) Делопроизводство; 3) Автоматизация бизнес-процессов. Система DocsVision может использоваться в разнообразных предметных областей: общее делопроизводство; процессы обслуживания запросов клиентов; продажи, закупки, договорная деятельность; финансово-кредитная и страховая деятельность; управление ИТ-услугами и т.д.

9 Принципы работы системы DocsVision Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес- процессов. Карточка хранит информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок. Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы. Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы.

10 Принципы работы системы DocsVision Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес- процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.). Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем. Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес- логикой карточки или схемой бизнес-процесса.

11 Навигатор и его основные элементы

12 Список карточек, сгруппированных по полю Исполнитель и отсортированных по названию документа

13 Карточка входящего документа, вкладка Основная

14 Справочник сотрудников

15 Спасибо за внимание!